Det kan vara frestande att skära ner på IT-kostnaderna för att få siffrorna att se bättre ut. Vi tror dock att detta kan vara kontraproduktivt. Det är bättre att se teknik som en investering som kan förbättra ditt företags lönsamhet på lång sikt.

Att köpa professionellkontorsutrustningkan vara ganska kostsamt, och att spendera pengar på tekniska prylar utan ordentlig planering kan leda till att ditt företag får orimliga kostnader. I det här blogginlägget pratar vi om några olika saker du bör tänka på när du köper ny teknik, och vilka typer av teknik som vi tycker är en bra investering för alla företag.

Våra kriterier för att komma med på den här listan är att tekniken antingen direkt minskar kostnaderna eller gör processerna mer effektiva (vilket innebär att pengar sparas i det långa loppet). Om ditt företags kostnader skenar iväg förstår du hur frustrerande hur frustrerande situationen kan vara. Ditt företag kanske har fått några bra erbjudanden och din omsättning är hög, men de utgifter som går till att driva verksamheten kan göra att du har väldigt lite kvar.

Även om du kanske vill ta mer betalt av dina kunder för att försöka öka din vinstmarginal kan det leda till att kunderna går över till konkurrenterna. Detta ger dig bara ett alternativ - att utvärdera din verksamhet och avgöra vad du kan göra för att sänka dina kostnader. Tack vare tekniken finns det flera åtgärder att tillgå.

Användningen av teknik för att spara pengar realiseras bäst när du inte gör det under tvång. Att avsätta en avsevärd tid för att avgöra vilken teknik som fungerar bäst för ditt företag är avgörande. Så mycket som teknik ger bekvämlighet till din affärsprocesser, är det värt att erkänna att vissa kan leda till omotiverade utgifter.

Till exempel kan den mängd ström som behövs för att hålla lampor/skärmar/projektorer i mötesrum påslagna hela tiden drastiskt öka storleken på dina elräkningar. På Biamp handlar allt om att skapa smart teknik som hjälper dig att få ut mesta möjliga få ut mesta möjliga av din mötesrumsutrustning.

En av våra lösningar är en styrenhet som ansluts till all din utrustning och slår på och av den automatiskt när rummet används.

Se mer om automatiska styrsystem här.

Tekniken är tänkt att underlätta för ditt företag och få saker att fungera smidigt. Det är inte meningen att det ska vara anledningen till att du slutar spendera mer.

Hitta "rätt" utrustning

Det faktum att du investerar i teknik innebär inte direkt att du kan stå emot ekonomiska nedgångar. Ett dåligt inköp kan leda till tröga affärsprocesser som kan bli dyrare i det långa loppet. Därför är det viktigt att göra en detaljerad analys av all utrustning som köps in för att vara säker på att den har en högre avkastning på investeringen - oavsett om det handlar om att spara pengar på el och vatten eller effektivisera processer, spara tid eller öka produktiviteten. 

När duinvesterar iutrustning bör du avsätta en hel del tid för att bedöma dina affärsbehov. Den utrustning du köper bör vara anpassad till dina mål.

Okej. Så vad kan du göra? Vi har tagit fram några frågor som du kan ställa dig själv:

• Finns det en specifik lucka som utrustningen ska användas för att fylla?
• Vill du förbättra din produktivitet?
• Kommer utrustningen att ge dig en konkurrensfördel? 
• Kommer det att göra kontorsutrymmena mer användbara?

Köp utrustningen först när du har svar på dessa och fler frågor. 

Att få en utomståendes synvinkel är ett säkert sätt att avgöra om du är på rätt utrustning. Vid behov kan du anlita en extern konsult som kan hjälpa dig att bedöma dina affärsbehov innan du ger råd om inköpet. Detta görs oftast genom en kostnads- och intäktsanalys som belyser för- och nackdelar med olika typer av utrustning. 

Kostnadsbesparingar för teknik

Teknologiska investeringar handlar inte bara om att skaffa så mycket utrustning som möjligt. Istället bör det handla om att avgöra vad som kan åstadkommas med samma utrustning - så att du inte hamnar i en situation där du har spenderat mycket pengar på flera verktyg som kan utföra samma funktioner, belamrar dina kontor med onödiga verktyg och ökar dina driftskostnader. 

Det finns olika strategier som du kan använda för att minska mängden utrustning som krävs av ditt företag. Börja med att notera alla de saker som du vill att en viss utrustning ska göra. När det är bestämt, gör lite forskning om de olika utrustningarna som kan utföra de markerade uppgifterna. Du kan göra ett kalkylblad som innehåller de olika uppgifter som olika verktyg utför. Huvudmålet är att få en som kan utföra så många uppgifter som möjligt.  

I linje med att minska utrustningen är det avgörande att underhålla din nuvarande utrustning. När du schemalägger regelbundet underhåll och tar hand om din utrustning minskar du sannolikheten för att den ska gå sönder, vilket kan tvinga dig att ådra dig stora kostnader för att ersätta den trasiga utrustningen.

Investera i automatisering för att förenkla processer och öka produktiviteten

Automation ger företag en enorm potential att skapa värde med hjälp av teknik. Det är grunden för att kunna snabba upp processer, sänka kostnader och implementera nya verksamhetsmodeller.Automatisering kan göra alla typer av arbetsprocesser enklare. 

För att ta möteshantering som exempel: alla de faktorer som måste beaktas när ett möte ska planeras kan vara överväldigande.

Mötesvärden måste:

• Hitta en dag och tid som passar majoriteten av mötesdeltagarna
• Hitta ett mötesrum med rätt storlek och kapacitet som innehåller den utrustning som behövs
• Bestäm när mötesrummet är tillgängligt och för hur lång tid

Att schemalägga ett möte ska inte vara stressigt och tidskrävande, och tekniken kan vara till stor hjälp för att automatisera vissa av dessa processer och göra det enkelt att se om rummen är tillgängliga, vem som ska använda dem och vilken tid de kommer att vara tillgängliga igen. 

En idé kan därför vara att investera i ett kommersiellt AV-system med programvara för rumsplanering och digitala skyltar som hänger i receptionen och utanför de olika mötesrummen.

Dessa kan: 

• Visa om rummen är tillgängliga
• Visa när rummen kommer att vara lediga och hur länge
• Hjälp mötesdeltagarna att hitta till rätt rum

Genom att automatisera den här typen av processer kan du spara mycket tid och frustration för medarbetarna, få ut mesta möjliga av dina möteslokaler, öka produktiviteten och se till att mötena börjar och slutar i tid.

Implementera policyer för distansarbete

Kostnaderna för att upprätthålla ett kontor kan vara mycket höga, särskilt om du är ett nytt företag eller har ett mindre antal anställda. Kostnaderna omfattar hyra, el och vatten, fysisk utrustning, resekostnader för anställda som besöker kunder och mycket mer. De anställda spenderar också en betydande summa pengar varje månad på att resa till och från jobbet. Det finns också dolda kostnader för en organisation, t.ex. att anställda kommer för sent till jobbet på grund av trafiken eller andra faktorer.

Till exempel visade en studie i Storbritannien 2012 att personalens förseningar kostar den brittiska ekonomin över 9 miljarder pund per år!En del av dessa kostnader kan minskas genom att införa policyer för distansarbete, ge dina anställda större flexibilitet att arbeta hemifrån hemifrån och ge ditt företag flexibiliteten att anställa talanger i andra städer eller länder. 

I takt med att Internet utvecklas och datakostnaderna minskar har distansarbete blivit det mest föredragna arbetssättet. Kostnaden för data- och samarbetsverktyg är nästan försumbar om man jämför med de kostnader som nämns ovan. Borta är de dagar då samarbets- och videokonferensverktyg var reserverade för stora företag.

Den tekniska utvecklingen har också gjort det möjligt för mindre företag att dra nytta av fördelarna med distansarbete, bland annat genom att spara pengar och tid.Ett företag behöver investera i rätt verktyg för att kunna implementera distansarbete. VOIP-telefontjänst är också ett viktigt verktyg för att underlätta kommunikationen mellan anställda. VOIP ger samma service som en fast telefon via din Internetanslutning istället för ett telefonbolag.

Kvaliteten på samtalen är lika bra - om inte bättre - än den fasta telefonin, och kostnaderna är betydligt lägre. Skype är ett exempel på en VOIP-tjänst. Andra viktiga verktyg är videokonferenslösningar i mötesrummen, t.ex. skärmar, webbkameror, mikrofoner och ljudsystem, webbkameror, mikrofoner och ljudsystem.

Använder energibesparande teknik

Klimat och miljö har blivit några av världens största problem. Människor vidtar åtgärder, ändrar sin livsstil och byter ut den teknik de använder för att försöka minska sin påverkan på miljön. Några exempel på åtgärder är att göra kontoren mer energieffektiva, återvinna och minska pappersanvändningen. 

En ytterligare fördel med att implementera energieffektiv teknik, förutom de uppenbara miljöfördelarna, är att det kan leda till betydande besparingar för ditt företag. En annan fördel är att den här typen av teknik inte kräver några stora investeringar. Enkla byten, som att byta glödlampor till LED-lampor, kan minska energianvändningen med nästan 75%.

För att sätta saker och ting i perspektiv uppskattas det att när du installerar en enda CFL-lampa kan du spara så mycket som 80 USD i elkostnader när lampans livstid löper ut. Tänk nu på hur mycket pengar du skulle spara genom att byta ut alla glödlampor i din organisation! 

Andra typer av miljövänlig teknik som du kan installera är automatiska styrsystem med rörelsesensorer. Dessa känner av om ett rum används och stänger av lampor och utrustning automatiskt om rummet inte används.

Vi har alla varit med om att komma till jobbet på morgonen och upptäcka att alla lampor och all utrustning fortfarande är påslagen eftersom någon glömt att stänga av den innan han gick hem! Genom att införa den här typen av styrsystem kan du få en betydande positiv inverkan på din energiförbrukning över tid.

Papperslöst system på kontoret

Att bli papperslös har fördelar som överträffar miljöeffekterna. Pappersdokument och arkivskåp har varit sättet att organisera information i årtionden.

Människor har nu insett att papper är ett både dyrt och ineffektivt sätt att hantera information, så de vänder sig till någon av de många typer av elektroniska dokumenthanteringstjänster som finns tillgängliga idag.

Att bli papperslös är naturligtvis något som kräver tid och ansträngning, men resultatet skulle innebära ett mer effektivt och konkurrenskraftigt företag, där det är enklare och mer strömlinjeformat att dela information och där medarbetarnas tid kan ägnas åt mer produktivt arbete.

Lagring i molnet

Cloud computing är en teknik som du inte har råd att inte ha i din organisation. Molnlagring innebär att dina data lagras på Internet (på ett digitalt sätt). I motsats till äldre lagringssystem som innebär att man etablerar egna servrar, lagras data i molnet på ett säkert sätt på annan plats.

En stor fördel med denna metod är att den är prisvärd och gör det möjligt för dina anställda att komma åt data från vilken plats som helst i världen där de har en internetanslutning. Cloud computing är en viktig del av implementeringen av policyer för distansarbete och papperslöshet i en organisation. 

Molnlagring är enkelt att använda. Medarbetarna drar och släpper helt enkelt filer till molnet. Att spara data i molnet sker nästan omedelbart. Man behöver inte ha någon teknisk kunskap för att göra det. Om din organisation drabbas av en katastrof, t.ex. ett brandutbrott, behöver du inte få panik eftersom du enkelt kan återställa dina data. Molnlagring kan ses som en backup-plan. Fjärrdata kan hämtas när som helst.  

När din organisation växer underlättar molnlagring skalbarheten. Om du behöver mer lagring kan du med hjälp av molnet justera din hostingmiljö utifrån de underliggande behoven. Du får en hög grad av flexibilitet som inte går att uppnå med traditionella lagringssystem.

Sammanfatta det hela

Teknik kan förändra spelplanen av många anledningar - och att minska dina företagskostnader är definitivt en av dem. Ditt övergripande mål när du köper nya tekniska prylar bör alltid vara att optimera, förbättra och effektivisera dina affärsprocesser. På så sätt kan du garantera att dina teknikutgifter är en investering, inte en kostnad.

De olika strategier som diskuterats ovan ger dig en uppfattning om vilka typer av teknik som finns tillgängliga för att hjälpa dig att uppnå just detta mål. Nu är det dags för dig att avgöra vad som är vettigt för ditt företag och hur du kan komma igång med att planera din nästa teknikinvestering.