Fokuserad. Professionell. Effektivt. Det här är tre ord som människor använder för att beskriva vad de anser vara ett "bra" företag eller en "bra" verksamhet. Företag och varumärken gör sitt bästa för att kommunicera dessa värden vid de flesta viktiga kontaktpunkter.

Men en ofta förbisedd kontaktpunkt är företagets mötes- eller konferenslokaler; de utrymmen som gäster (kunder, leverantörer, partners och andra) som besöker företaget sannolikt kommer att befinna sig i. Konferensrummet är en plats där du kan ta några enkla poäng när du gör affärer Det är bara att inse att många konferensrum är otillräckliga.

Visst, det finns kaffe och snacks och stolarna är riktigt bekväma, men när det gäller att faktiskt använda rummet för det avsedda ändamålet - att få bildspelet att visas på skärmen, få ljudet att fungera, ansluta till deltagare på distans - är konferensrummet ofta platsen där besvärliga och frustrerande upplevelser uppstår.

Att ha ett konferensrum som fungerar utan stress och krångel (oavsett om det används för online- eller offline-möten - eller en kombination) är å andra sidan ett utmärkt sätt att hjälpa dina medarbetare att hålla fokus på det jobb de har framför sig: att leda ett effektivt möte som ger positiva resultat.

Ett möte som löper utan tekniska problem ger ett gott första intryck och signalerar att ni är ett företag som arbetar utan krusiduller, där saker och ting är strömlinjeformade och effektiva. Med andra ord fokuserat, professionellt och effektivt. Så säg adjö till upplevelser i konferensrum som väcker ilska och läs vidare för att lära dig mer om de verktyg och produkter du behöver för att skapa de mest produktiva miljöerna.

AV-styrsystem - möjligheterna

Att integrera ett AV-kontrollsystem är ett smart sätt att automatiskt hantera bildskärmar, ljud, belysning och andra enheter i rummet. AV-kontrollsystem - som finns i flera olika former och kan hantera olika nivåer av komplexitet - är hjärnan bakom ett AV-system. Vissa ser i princip ut som svarta lådor med sladdar och kablar som kommer ut, andra ser ut som knappsatser och andra har ett pekskärmsgränssnitt i storlek med en smartphone eller surfplatta.

Ett styrsystem installeras normalt av en professionell AV-integratör och kan konfigureras för att utföra alla möjliga funktioner. Dessa funktioner bestäms av enskilda kunders behov och deras utrustningsuppsättning. Några exempel på funktioner är:

• Sätta på och stänga av bildskärmen
• Höjning och sänkning av volymen
• Rullar upp och ner en projektorduk
• Sätta på och stänga av en projektor
• Slå på och av en webbkamera/mikrofon
• Anslutning till en signal, till exempel en bärbar dator, så snart någon ansluter en HDMI / USB-kabel
• Automatisk påslagning av en skärm eller projektor så snart en bärbar dator ansluts med en kabel

Den här lösningen gör att all utrustning i ett konferensrum kan styras från en central plats med bara en enhet. En annan fördel är att du kan ha flera bärbara datorer anslutna samtidigt; du kan helt enkelt växla mellan signaler med med en enkel knapptryckning. Det är slut med att slösa tid på att ladda ner allas presentationer till en bärbar dator, folk som byter plats och drar in och ut kablar när det är deras tur att presentera. I en situation där flera personer behöver presentera något på skärmen blir hela upplägget plötsligt mycket mer strömlinjeformat och effektivt.

Det finns flera olika typer av AV-kontrollsystem, som varierar i storlek, prisklass och komplexitet. Det gör att du kan hitta den lösning som fungerar för ditt rum och dina behov. På en extremt digitaliserad arbetsplats spelar tekniken en viktigare roll än någonsin än någonsin, och det är viktigt att använda den till din fördel.

Touchpaneler - en elegant lösning för AV-kontroll

Styrsystem med knappsatser är utmärkta val för mindre rum eller utbildningslokaler. Men om du föredrar en lösning med smartare teknik och ett mer exklusivt utseende är en pekskärm förmodligen det bästa alternativet. Ett pekgränssnitt är mycket kraftfullare än en knappsats och gör det möjligt att utföra mer komplexa funktioner än att trycka på en knapp. En knappsats är begränsad till att utföra samma antal funktioner som antalet knappar.

En pekskärm ger dig många fler möjligheter. En professionell AV-integratör kan utforma ett pekskärmsgränssnitt så att det har flera "lager" av funktioner, vilket gör det till en perfekt lösning för rum där många olika typer av AV-utrustning används.

Biamps Apprimo styrenheter med pekskärm

Ett av de mest effektiva sätten att se till att ditt konferensrum ser organiserat och professionellt ut är att investera i ett kabelhanteringssystem. Inget ser värre ut än ett rum med kablar och sladdar draperade över stolar och bord och släpande över hela golvet. Det ser stökigt och kaotiskt ut och gör livet svårt för de människor som använder rummet. Kabelkaos gör det svårt att lista ut vilka enheter kablarna hör till, vilka kablar som är rätt att använda osv.

Flera olika typer av tekniska produkter och tillbehör kan hjälpa dig att få ordning på kabelkaoset. Vissa bildskärmar, projektorer och högtalare kan anslutas till trådlösa streamingenheter, appar eller till och med Bluetooth. De flesta människor ansluter dock fortfarande till dessa enheter på traditionellt sätt: med kablar. Det innebär att det oftast finns flera kablar som löper längs väggarna och hänger ner från taket. Det är få som tycker att det ser särskilt snyggt ut. Det kan också vara mycket opraktiskt om någon snubblar över kablarna och kopplar bort dem av misstag (för att inte tala om ett eventuellt brott mot företagets policy för hälsa och säkerhet).

Det finns dock en lösning. Du kan dölja ledningar och kablar genom att låta installera specialdesignade väggplattor. Dessa ger dig möjlighet att ansluta en bärbar dator till andra enheter (t.ex. skärm/projektor/ljudsystem) på ett elegant sätt, utan att ha kablar som dinglar överallt. En sådan installation skulle vara bekvämt placerad på väggen nära där du sitter med din bärbara dator, där allt som behövs är en kort kabel för att ansluta till den önskade enheten. Panelerna finns med olika typer av ingångar: USB, HDMI, VGA, AUX, etc. Vilken typ av ingång du väljer beror på vilken typ av enhet du ansluter.

En annan lösning är att installera en bordsbrunn, som leder strömkablar och andra nödvändiga anslutningar genom ett konferensrumsbord eller annan arbetsyta för enkel och snabb åtkomst. Kablarna är infällbara så att de är dolda när de inte används. Mer avancerade versioner av bordsbrunnar innehåller en strömkontakt, standardkabelanslutningar (t.ex. USB, HDMI, minijack för ljud och en Ethernet-kabel) och ett kontrollsystem med knappsats så att allt kan styras direkt från skrivbordet eller konferensbordet.

Kabelhantering ger den sista touchen till en AV-lösning för konferensrum, vilket gör att rummet ser mer elegant, visuellt tilltalande och användarvänligt ut på samma gång.

Biamps EasyConnect-system för kabelhantering

Eliminera logistiska mardrömmar med system för bokning av konferensrum

De logistiska mardrömmar som är förknippade med dubbelbokade rum och jakten på ett ledigt konferensrum kan elimineras med smarta tekniska produkter. Tänk dig att ha lett en kund till det mötesrum du bokat, bara för att gå in och hitta ett annat team mitt i sitt möte! mitt i sitt möte! Det är pinsamt och oprofessionellt, distraherande och tidskrävande.

Överväg därför att investera i en av de många lösningar för mötesrumsbokning som finns på marknaden. Det finns många fördelar med att installera ett sådant system:

Användarna behöver inte lära sig hur man använder en annan app eller programvara. De flesta bokningssystem för konferensrum integreras med e-post- och kalendersystem som Microsoft Outlook eller G Suite, vilket innebär att användarna kan boka mötesrum via välbekant programvara.

Maximera resurserna. Det kan vara mycket frustrerande för medarbetarna att se att mötesrummen är bokade i systemet, bara för att sedan gå förbi och se att många av dem är tomma eftersom mötet ställdes in. Vissa bokningssystem har även en check-in-funktion, vilket innebär vilket innebär att möten avbokas automatiskt efter en viss tid, vilket frigör rummet.

Ett bokningssystem förmötes-/konferensrum kräver naturligtvis en fysisk produkt - vanligtvis en pekskärm eller surfplatta - utanför rummet för att visa rummets tillgänglighet. Tillgängliga rum kan också bokas direkt från pekskärmen.

Utformning av konferensrum med stöd för teknik

Alla de lösningar som vi har beskrivit kan hjälpa dig att göra ditt konferensrum smartare. Naturligtvis är det viktigt att ha rätt layout, design och möblering i rummet för att stödja ditt smarta tekniska system. Det skulle vara synd att installera de bästa produkter som AV-teknikvärlden kan erbjuda, bara för att människor ska sitta obekvämt eller inte kunna höra ordentligt på grund av dålig design och akustik.

Varje aspekt av konferensrummet ska spegla kvalitet. Teknik, inredning och alla de andra små men små men viktiga detaljer bidrar till en positiv helhetsupplevelse. Fula eller obekväma stolar kan vara det enda som gästerna minns när de lämnar konferensrummet, trots all smart teknik.

Konferensrummets layout och design spelar en stor roll för den totala upplevelsen av ett möte. Konferensrummets design måste matcha rummets syfte.

Till exempel om rummet är avsett att användas för videokonferenser:

• konferensrumsbordet måste ha rätt form och storlek
• Webbkameran och mikrofonerna måste placeras på strategiska ställen så att alla deltagare syns och hörs tydligt.
• belysning (lampor och gardiner) måste kunna justeras för att säkerställa optimala förhållanden
• Störande element, som t.ex. dörren till konferensrummet, ska inte vara synliga via webbkameran

Avslutande tankar

I den här artikeln gav vi dig en översikt över 5 produkter som vi anser är måste-haves i alla typer av mötesrum eller konferensrum. Dessa lösningar kommer att förändra deltagarnas mötesupplevelse och förvandla konferensrum från platser där människor fruktar att vara till platser där människor känner sig självsäkra, fokuserade och redo att vara produktiva.