Cięcie wydatków na IT w celu poprawy wyników może być kuszące. To może jednak przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Lepiej jest postrzegać technologię jako inwestycję, która może poprawić rentowność firmy w dłuższej perspektywie.

Inwestycje w profesjonalne wyposażenie biura wymagają przemyślanych decyzji. Bez odpowiedniego planowania nawet najlepsze rozwiązania technologiczne mogą generować niepotrzebne koszty. W tym artykule omawiamy, na co zwrócić uwagę przy wyborze nowych technologii i które z nich zapewniają największą wartość dla biznesu.

Na tej liście uwzględniliśmy technologie, które bezpośrednio obniżają koszty lub usprawniają procesy, przynosząc oszczędności w dłuższej perspektywie. Gdy wydatki firmy wymykają się spod kontroli, sytuacja może być bardzo frustrująca. Nawet jeśli firma pozyskuje atrakcyjne kontrakty i osiąga wysokie przychody, koszty prowadzenia działalności mogą znacząco ograniczać faktyczny zysk.

Chociaż możesz chcieć pobierać wyższe opłaty od swoich klientów, aby spróbować zwiększyć marżę zysku, może to zmusić klientów do przejścia do konkurencji. Pozostaje więc tylko jedna opcja - ocenić swoje operacje i określić, co można zrobić, aby obniżyć wydatki. Dzięki technologii dostępnych jest kilka działań.

Najlepsze efekty przynosi inwestowanie w technologie w sposób przemyślany, a nie pod presją czasu. Dlatego warto poświęcić czas na wybór rozwiązań najlepiej dopasowanych do potrzeb firmy. Choć technologie usprawniają codzienne procesy biznesowe, nie wszystkie inwestycje są równie opłacalne i niektóre mogą prowadzić do niepotrzebnych wydatków.

Na przykład ilość energii potrzebnej do ciągłego włączania świateł/ekranów/projektorów w salach konferencyjnych może drastycznie zwiększyć wysokość rachunków za energię elektryczną. W Biamp zajmujemy się tworzeniem inteligentnych technologii, które pomagają jak najlepiej wykorzystać wyposażenie sali konferencyjnej.

Jednym z naszych rozwiązań jest urządzenie sterujące, które łączy się ze wszystkimi urządzeniami i automatycznie włącza je i wyłącza, gdy pomieszczenie jest używane.

Więcej informacji na temat automatycznych systemów sterowania tutaj.

Technologia ma za zadanie zwiększyć wygodę prowadzenia działalności i sprawić, by wszystko działało płynnie. Nie powinna być jednak powodem większych wydatków.

Znajdź "właściwy" sprzęt

Fakt, że inwestujesz w technologię, nie oznacza od razu, że możesz przetrwać przestoje ekonomiczne. Zły zakup może skutkować spowolnieniem procesów biznesowych, co w dłuższej perspektywie może być bardziej kosztowne. Dlatego tak ważne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy całego zakupionego sprzętu, aby upewnić się, że przyniesie on wyższy zwrot z inwestycji - niezależnie od tego, czy chodzi o oszczędność pieniędzy na mediach, usprawnienie procesów, oszczędność czasu czy zwiększenie produktywności. 

Inwestując w sprzęt, należy poświęcić sporo czasu na ocenę potrzeb biznesowych. Zakupiony sprzęt powinien być zgodny z celami firmy.

Ok. Więc co możesz zrobić? Przygotowaliśmy kilka pytań, które możesz sobie zadać:

• Czy istnieje konkretna luka, którą sprzęt ma wypełnić?
• Chcesz zwiększyć produktywność?
• Czy sprzęt zapewni przewagę nad konkurencją? 
• Czy sprawi to, że przestrzenie biurowe będą bardziej użyteczne?

Kup sprzęt dopiero po uzyskaniu odpowiedzi na te i inne pytania. 

Uzyskanie punktu widzenia osoby z zewnątrz to pewny sposób na określenie, czy jesteś na właściwym sprzęcie. W razie potrzeby należy znaleźć zewnętrznego konsultanta, który pomoże ocenić potrzeby biznesowe przed doradztwem w sprawie zakupu. Odbywa się to głównie poprzez analizę kosztów i korzyści, która podkreśla zalety i wady różnych rodzajów sprzętu. 

Oszczędności kosztów technologii

W inwestycjach technologicznych nie chodzi tylko o zdobycie jak największej ilości sprzętu. Zamiast tego należy określić, co można osiągnąć za pomocą tego samego sprzętu - aby nie skończyć w sytuacji, w której wydałeś dużo pieniędzy na kilka narzędzi, które mogą wykonywać te same funkcje, zaśmiecając biura niepotrzebnymi narzędziami i zwiększając koszty operacyjne. 

Istnieje wiele sposobów na ograniczenie liczby urządzeń wykorzystywanych w firmie. Zacznij od określenia wszystkich zadań, które mają realizować poszczególne urządzenia. Następnie porównaj dostępne rozwiązania i sprawdź, które z nich najlepiej spełniają te wymagania. Pomocne może być przygotowanie arkusza kalkulacyjnego z zestawieniem funkcji oferowanych przez poszczególne urządzenia. Celem jest wybór rozwiązania, które pozwoli zrealizować jak najwięcej zadań.  

Jednym z najlepszych sposobów na ograniczenie kosztów jest odpowiednia konserwacja posiadanego sprzętu. Regularne przeglądy i właściwa eksploatacja zmniejszają ryzyko awarii, pozwalając uniknąć kosztownych napraw i przedwczesnej wymiany urządzeń.

Zainwestuj w automatyzację, uprość procesy i zwiększ produktywność

Automatyzacja zapewnia firmom ogromny potencjał tworzenia wartości za pomocą technologii. Jest to podstawa, dzięki której można przyspieszyć procesy, obniżyć koszty i wdrożyć nowe modele operacyjne. Automatyzacja może ułatwić wszelkiego rodzaju procesy robocze. 

Jako przykład może posłużyć zarządzanie spotkaniami; wszystkie czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania spotkania, mogą być przytłaczające.

Gospodarz spotkania musi:

• Wybierz termin dogodny dla większości uczestników spotkania.
• Znajdź salę konferencyjną o odpowiednim rozmiarze i pojemności, zawierającą niezbędny sprzęt.
• Określ, kiedy sala konferencyjna jest dostępna i na jak długo.

Planowanie spotkań nie powinno być stresujące ani czasochłonne. Technologia może znacząco ułatwić ten proces, automatyzując wiele czynności i pozwalając szybko sprawdzić, które sale są dostępne, kto z nich korzysta oraz kiedy będą ponownie wolne. 

Dobrym rozwiązaniem może być inwestycja w komercyjny system AV z oprogramowaniem do rezerwacji sal oraz ekranami digital signage umieszczonymi w recepcjach i przy wejściach do poszczególnych sal konferencyjnych.

Mogą to być 

• Pokaż, czy pokoje są dostępne
• Pokaż, kiedy pokoje będą wolne i na jak długo
• Pomóż uczestnikom spotkania w dotarciu do właściwego pokoju

Automatyzacja tego rodzaju procesów może zaoszczędzić pracownikom wiele czasu i frustracji, w pełni wykorzystać zaplecze konferencyjne, zwiększyć produktywność i sprawić, że spotkania będą rozpoczynać się i kończyć na czas.

Wdrożenie zasad pracy zdalnej

Koszty związane z utrzymaniem biura mogą być bardzo wysokie, zwłaszcza jeśli jesteś nową firmą lub masz mniejszą liczbę pracowników. Wydatki obejmują czynsz, media, wyposażenie fizyczne, koszty podróży pracowników odwiedzających klientów i wiele innych. Pracownicy wydają również znaczną ilość pieniędzy każdego miesiąca na dojazdy do i z pracy. Istnieją również ukryte koszty dla organizacji, takie jak spóźnianie się pracowników do pracy z powodu korków i innych czynników.

Na przykład badanie przeprowadzone w Wielkiej Brytanii w 2012 roku wykazało, że spóźnienia pracowników kosztują brytyjską gospodarkę ponad 9 miliardów funtów rocznie! Niektóre z tych kosztów można zmniejszyć poprzez wdrożenie zasad pracy zdalnej, dając pracownikom większą elastyczność w pracy z domu i zapewniając firmie elastyczność w zatrudnianiu pracowników z innych miast lub krajów.  

Wraz z dojrzewaniem Internetu i spadkiem kosztów danych, praca zdalna stała się najbardziej preferowanym trybem pracy. Koszt danych i narzędzi do współpracy jest prawie nieistotny w porównaniu z wyżej wymienionymi kosztami. Minęły już czasy, gdy narzędzia do współpracy i wideokonferencji były zarezerwowane dla dużych przedsiębiorstw.

Postęp technologiczny umożliwił również mniejszym firmom czerpanie korzyści z telepracy, które obejmują oszczędność pieniędzy i czasu. Aby wdrożyć pracę zdalną, firma musi zainwestować w odpowiednie narzędzia. Usługa telefoniczna VOIP jest również niezbędnym narzędziem ułatwiającym komunikację między pracownikami. VOIP zapewnia taką samą usługę jak telefon stacjonarny za pośrednictwem połączenia internetowego, a nie firmy telefonicznej.

Jakość połączeń jest równie dobra - jeśli nie lepsza - niż w przypadku telefonu stacjonarnego, a koszty są znacznie niższe. Skype jest przykładem usługi VOIP. Inne niezbędne narzędzia obejmują rozwiązania wideokonferencyjne w salach konferencyjnych, takie jak wyświetlacze, kamery internetowe, mikrofony i systemy dźwiękowe.

Przyjęcie energooszczędnej technologii

Zmiany klimatu i ochrona środowiska należą dziś do najważniejszych globalnych wyzwań. Coraz więcej osób podejmuje działania, zmieniając swoje codzienne nawyki oraz wybierając technologie, które pomagają ograniczyć negatywny wpływ na środowisko. Obejmuje to między innymi zwiększanie efektywności energetycznej biur, recykling oraz ograniczanie zużycia papieru. 

Dodatkową zaletą wdrożenia energooszczędnej technologii, oprócz oczywistych korzyści dla środowiska, jest to, że może ona przynieść znaczne oszczędności dla Twojej firmy. Kolejną zaletą jest to, że tego typu technologia nie wymaga ogromnych inwestycji. Proste wymiany, takie jak wymiana żarówek na diody LED, mogą zmniejszyć ilość zużywanej energii o prawie 75%.

Dla porównania – zastąpienie jednej tradycyjnej żarówki świetlówką kompaktową (CFL) może pozwolić zaoszczędzić nawet ponad 300zł na kosztach energii elektrycznej w całym okresie jej użytkowania. A teraz wyobraź sobie skalę oszczędności, jakie przyniosłaby wymiana wszystkich tradycyjnych żarówek w Twojej organizacji. 

Kolejnym rozwiązaniem wspierającym zrównoważone zarządzanie budynkiem są automatyczne systemy sterowania z czujnikami ruchu. Wykrywają obecność użytkowników i automatycznie wyłączają oświetlenie oraz urządzenia, gdy pomieszczenie nie jest używane.

Każdemu z nas zdarzyło się przyjść rano do pracy i zastać wszystkie światła i urządzenia nadal włączone, ponieważ ktoś zapomniał je wyłączyć przed powrotem do domu! Wdrożenie tego typu systemu kontroli może mieć znaczący pozytywny wpływ na zużycie energii w czasie.

Biuro bez papieru

Przejście na cyfrowy obieg dokumentów przynosi korzyści wykraczające poza ochronę środowiska. Przez dziesięciolecia dokumenty papierowe i szafy na dokumenty były podstawowym sposobem przechowywania oraz organizowania informacji.

Ludzie zdali sobie sprawę, że papier jest zarówno drogim, jak i nieefektywnym sposobem zarządzania informacjami, więc zwracają się do jednego z wielu dostępnych obecnie rodzajów usług elektronicznego zarządzania dokumentami.

Rezygnacja z papieru wymaga oczywiście czasu i wysiłku, ale jej efektem jest sprawniejsze i bardziej konkurencyjne działanie firmy. Udostępnianie informacji staje się łatwiejsze i bardziej uporządkowane, a pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na produktywną pracę.

Przechowywanie w chmurze

Chmura obliczeniowa to technologia, która stała się niezbędnym elementem nowoczesnego biznesu. Przechowywanie danych w chmurze polega na zapisywaniu ich na zdalnych serwerach dostępnych przez Internet. W przeciwieństwie do tradycyjnych rozwiązań wymagających utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej, chmura umożliwia bezpieczne przechowywanie danych poza siedzibą firmy.

Jedną z głównych zalet tego podejścia jest to, że jest ono przystępne cenowo i umożliwia pracownikom dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie, w którym mają połączenie z Internetem. Przetwarzanie w chmurze jest istotną częścią wdrażania zasad pracy zdalnej i rezygnacji z papieru w organizacji. 

Przechowywanie danych w chmurze jest proste i wygodne. Pracownicy mogą po prostu przeciągnąć pliki do chmury, a ich zapis następuje niemal natychmiast. Nie wymaga to specjalistycznej wiedzy technicznej. Nawet w przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak pożar, dane można łatwo odzyskać. Chmura stanowi również skuteczne zabezpieczenie w ramach strategii tworzenia kopii zapasowych, umożliwiając dostęp do danych w dowolnym miejscu i czasie.  

W miarę rozwoju organizacji pamięć masowa w chmurze ułatwia skalowalność. Jeśli potrzebujesz więcej pamięci masowej, chmura umożliwia dostosowanie środowiska hostingowego w oparciu o podstawowe potrzeby. Zapewnia to wysoki poziom elastyczności, którego nie można osiągnąć w przypadku tradycyjnych systemów pamięci masowej.

Podsumowując

Technologia może odmienić sposób działania firmy na wiele sposobów, a jednym z nich jest obniżenie kosztów prowadzenia działalności. Wybierając nowe rozwiązania technologiczne, warto kierować się ich wpływem na optymalizację procesów, zwiększenie efektywności i usprawnienie codziennej pracy. Dzięki temu inwestycje w technologie stają się realnym wsparciem rozwoju firmy, a nie jedynie dodatkowym kosztem.

Różne strategie omówione powyżej dają wyobrażenie o dostępnych typach technologii, które pomagają osiągnąć ten cel. Teraz nadszedł czas, aby określić, co ma sens dla Twojej firmy i jak możesz zacząć planować kolejną inwestycję w technologię.