Skoncentrowany. Profesjonalny. Skuteczny. Są to trzy słowa, których ludzie używają do opisania tego, co uważają za "dobrą" firmę lub biznes. Firmy i marki starają się jak najlepiej komunikować te wartości w większości głównych punktów styku.

Jednak jednym z często pomijanych elementów jest infrastruktura konferencyjna firmy – czyli przestrzenie, w których najczęściej przebywają goście (klienci, dostawcy, partnerzy i inne osoby) odwiedzający firmę. Sala konferencyjna to miejsce, w którym można łatwo zdobyć dodatkowe punkty podczas prowadzenia działalności biznesowej. Spójrzmy prawdzie w oczy – wiele sal konferencyjnych nie spełnia oczekiwań.

Jasne, jest kawa i przekąski, a krzesła są naprawdę wygodne, ale kiedy przychodzi do faktycznego wykorzystania sali zgodnie z jej przeznaczeniem – wyświetlenia prezentacji na ekranie, uruchomienia dźwięku, nawiązania połączenia z uczestnikami zdalnymi – to właśnie w sali konferencyjnej często dochodzi do niezręcznych i frustrujących sytuacji.

Z drugiej strony posiadanie sali konferencyjnej, która działa bez stresu i kłopotów (niezależnie od tego, czy służy do spotkań online, offline, czy też w formie mieszanej), to doskonały sposób na to, by pomóc pracownikom skupić się na bieżących zadaniach: prowadzeniu efektywnego spotkania, które przynosi pozytywne rezultaty.

Spotkanie, które przebiega bez problemów technicznych, robi doskonałe pierwsze wrażenie i pokazuje, że jesteście firmą, która nie zajmuje się bzdurami, a wszystko działa sprawnie i skutecznie. Innymi słowy: jesteście skoncentrowani, profesjonalni i wydajni. Pożegnajcie się więc z irytującymi doświadczeniami związanymi z salami konferencyjnymi i czytajcie dalej, aby dowiedzieć się więcej o narzędziach i produktach niezbędnych do stworzenia najbardziej produktywnych środowisk pracy.

Systemy sterowania AV - możliwości

Zainstalowanie systemu sterowania AV to sprytny sposób na automatyczne zarządzanie ekranami, dźwiękiem, oświetleniem i innymi urządzeniami w pomieszczeniu. Systemy sterowania AV – występujące w różnych formach i obsługujące różne poziomy złożoności – są „mózgiem” systemu AV. Niektóre z nich wyglądają po prostu jak czarne skrzynki, z których wychodzą przewody i kable, inne przypominają klawiatury, a jeszcze inne mają interfejs w postaci panelu dotykowego wielkości smartfona lub tabletu.

System sterowania jest zazwyczaj instalowany przez profesjonalnego integratora systemów audiowizualnych i można go skonfigurować tak, aby realizował różnego rodzaju funkcje. Funkcje te zależą od potrzeb poszczególnych klientów oraz od ich konfiguracji sprzętowej. Oto kilka przykładów takich funkcji:

• Włączanie i wyłączanie ekranu wyświetlacza
• Zwiększanie i zmniejszanie głośności
• Podnoszenie i opuszczanie ekranu projekcyjnego
• Włączanie i wyłączanie projektora
• Włączanie i wyłączanie kameryinternetowej/mikrofonu
• Podłączenie do sygnału, na przykład laptopa, gdy tylko ktoś podłączy kabel HDMI / USB
• Automatyczne włączanie ekranu lub projektora po podłączeniu laptopa za pomocą kabla

Takie rozwiązanie gwarantuje, że całym sprzętem w sali konferencyjnej można sterować z jednego centralnego miejsca za pomocą zaledwie jednego urządzenia. Kolejną zaletą jest możliwość jednoczesnego podłączenia kilku laptopów; wystarczy jednym naciśnięciem przycisku przełączać się między sygnałami. Koniec z marnowaniem czasu na pobieranie prezentacji wszystkich uczestników na jeden laptop, zmianą miejsc i podłączaniem oraz odłączaniem kabli, gdy przychodzi kolej na daną osobę. W sytuacji, gdy kilka osób musi wyświetlić coś na ekranie, cała konfiguracja staje się nagle znacznie bardziej płynna i wydajna.

Istnieje kilka rodzajów systemów sterowania sprzętem audiowizualnym, różniących się wielkością, przedziałem cenowym i stopniem złożoności, co pozwala znaleźć rozwiązanie dostosowane do danego pomieszczenia i konkretnych potrzeb. W niezwykle zdigitalizowanym środowisku pracy technologia odgrywa ważniejszą rolę niż kiedykolwiek wcześniej, a kluczowe znaczenie ma wykorzystanie jej na swoją korzyść.

Panele dotykowe - eleganckie rozwiązanie do sterowania AV

Systemy sterowania za pomocą klawiatury to doskonały wybór do mniejszych pomieszczeń lub sal dydaktycznych. Jeśli jednak wolisz rozwiązanie wykorzystujące bardziej zaawansowaną technologię i o bardziej ekskluzywnym wyglądzie, panel dotykowy będzie prawdopodobnie najlepszym wyborem. Interfejs dotykowy oferuje znacznie większe możliwości niż klawiatura i pozwala na wykonywanie bardziej złożonych czynności niż tylko naciskanie przycisków. Klawiatura ogranicza się do wykonywania funkcji w liczbie równej liczbie przycisków.

Panel dotykowy otwiera przed Tobą znacznie więcej możliwości. Profesjonalny integrator systemów audiowizualnych może zaprojektować interfejs panelu dotykowego tak, aby zawierał kilka „warstw” funkcji, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla pomieszczeń, w których wykorzystuje się wiele różnych rodzajów sprzętu audiowizualnego.

Sterowniki z panelem dotykowym Apprimo firmy Biamp

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na zapewnienie, by sala konferencyjna wyglądała na uporządkowaną i profesjonalną, jest zainwestowanie w system zarządzania okablowaniem. Nic nie wygląda gorzej niż sala, w której kable i przewody zwisają z krzeseł i stołów oraz ciągną się po całej podłodze. Wygląda to niechlujnie i chaotycznie, a także utrudnia życie osobom korzystającym z tej sali. Chaos kablowy utrudnia ustalenie, do których urządzeń należą poszczególne kable, które z nich należy użyć itp.

Istnieje kilka rodzajów produktów technologicznych i akcesoriów, które pomogą uporządkować chaos kabli. Niektóre ekrany, projektory i głośniki można podłączyć do bezprzewodowych urządzeń do strumieniowego przesyłania treści, aplikacji, a nawet przez Bluetooth. Większość osób nadal jednak łączy się z tymi urządzeniami w tradycyjny sposób: za pomocą kabli. Oznacza to, że zazwyczaj po ścianach i z sufitu zwisają liczne kable. Niewiele osób uważa, że wygląda to szczególnie estetycznie. Może to być również bardzo niepraktyczne, jeśli ktoś potknie się o kable i przypadkowo je odłączy (nie wspominając już o możliwym naruszeniu firmowych zasad BHP).

Istnieje jednak rozwiązanie. Przewody i kable można ukryć, montując specjalnie zaprojektowane płytki ścienne. Umożliwiają one eleganckie podłączenie laptopa do innych urządzeń (takich jak monitor, projektor czy system audio) bez plątaniny kabli. Taką instalację można wygodnie umieścić na ścianie w pobliżu miejsca, w którym siedzisz z laptopem – wystarczy wtedy krótki kabel do podłączenia do wybranego urządzenia. Panele są dostępne z różnymi rodzajami wejść: USB, HDMI, VGA, AUX itp. Rodzaj wejścia zależy od typu podłączanego urządzenia.

Innym rozwiązaniem jest zamontowanie wnęki stołowej, która umożliwia poprowadzenie kabli zasilających i innych niezbędnych połączeń przez blat stołu konferencyjnego lub inną powierzchnię roboczą, zapewniając łatwy i szybki dostęp. Kable są chowane, dzięki czemu pozostają ukryte, gdy nie są używane. Bardziej zaawansowane wersje wnęk stołowych zawierają gniazdo zasilania prądem przemiennym, standardowe złącza kablowe (takie jak USB, HDMI, minijack audio i kabel Ethernet) oraz system sterowania za pomocą klawiatury, dzięki czemu wszystkim funkcjami można zarządzać bezpośrednio z biurka lub stołu konferencyjnego.

Uporządkowanie okablowania stanowi ostatni element rozwiązania audiowizualnego w sali konferencyjnej, dzięki czemu pomieszczenie zyskuje elegancki wygląd, jest bardziej atrakcyjne wizualnie, a jednocześnie bardziej przyjazne dla użytkownika.

System zarządzania okablowaniem EasyConnect firmy Biamp

Skończ z logistycznymi koszmarami dzięki systemom rezerwacji sal konferencyjnych

Koszmar logistyczny związany z podwójnymi rezerwacjami sal i poszukiwaniem wolnej sali konferencyjnej można wyeliminować dzięki inteligentnym rozwiązaniom technologicznym. Wyobraź sobie, że zaprowadziłeś klienta do zarezerwowanej przez Ciebie sali konferencyjnej, a po wejściu okazuje się, że inny zespół jest właśnie w trakcie spotkania! To krępujące i nieprofesjonalne, rozprasza uwagę i pochłania czas.

Warto więc rozważyć zainwestowanie w jedno z wielu dostępnych na rynku rozwiązań do rezerwacji sal konferencyjnych. Wdrożenie takiego systemu niesie ze sobą wiele korzyści:

Użytkownicy nie będą musieli uczyć się obsługi kolejnej aplikacji ani programu. Większość systemów rezerwacji sal konferencyjnych integruje się z systemami poczty elektronicznej i kalendarzami, takimi jak Microsoft Outlook czy G Suite, co oznacza, że użytkownicy mogą rezerwować sale konferencyjne za pomocą znanego im oprogramowania.

Optymalizuj wykorzystanie zasobów. Dla pracowników może być bardzo frustrujące, gdy widzą w systemie zarezerwowane sale konferencyjne, a przechodząc obok, zauważają, że wiele z nich stoi pustych, ponieważ spotkanie zostało odwołane. Niektóre systemy rezerwacji posiadają również funkcję automatycznego odwołania rezerwacji, co oznacza, że spotkania są automatycznie odwoływane po upływie określonego czasu, co pozwala zwolnić salę.

Oczywiście system rezerwacjisal konferencyjnych wymaga fizycznego urządzenia – zazwyczaj panelu dotykowego lub tabletu – umieszczonego na zewnątrz sali, które wyświetla informacje o jej dostępności. Dostępne sale można również rezerwować bezpośrednio z poziomu panelu dotykowego.

Projekt sali konferencyjnej wspierający technologię

Wszystkie opisane przez nas rozwiązania mogą pomóc w przekształceniu sali konferencyjnej w inteligentną przestrzeń. Oczywiście ważne jest, aby układ, wystrój i wyposażenie pomieszczenia były odpowiednio dobrane, tak aby wspierały system inteligentnych technologii. Szkoda byłoby zainstalować najlepsze produkty, jakie ma do zaoferowania branża audiowizualna, tylko po to, by uczestnicy siedzieli niewygodnie lub nie słyszeli dobrze z powodu nieodpowiedniego projektu i akustyki pomieszczenia.

Każdy element sali konferencyjnej powinien odzwierciedlać wysoką jakość. Technologia, aranżacja wnętrz oraz wszystkie inne drobne, ale istotne szczegóły składają się na pozytywne ogólne wrażenie. Brzydkie lub niewygodne krzesła mogą być jedyną rzeczą, którą goście zapamiętają po opuszczeniu sali konferencyjnej, pomimo wszystkich zaawansowanych rozwiązań technologicznych.

Układ i wystrój sali konferencyjnej mają ogromny wpływ na ogólne wrażenia z spotkania. Wystrój sali konferencyjnej musi być dostosowany do jej przeznaczenia.

Na przykład, jeśli pomieszczenie ma służyć do prowadzenia wideokonferencji:

• Stół w sali konferencyjnej musi mieć odpowiedni kształt i rozmiar
• kamera internetowa i mikrofony muszą być umieszczone w strategicznych miejscach, tak aby wszyscy uczestnicy byli wyraźnie widoczni i słyszalni
• oświetlenie (lampy i zasłony) musi być regulowane, aby zapewnić optymalne warunki
• Elementy rozpraszające uwagę, takie jak drzwi do sali konferencyjnej, nie powinny być widoczne w kadrze kamery internetowej

Podsumowanie

W tym artykule przedstawiliśmy przegląd 5 produktów, które naszym zdaniem powinny znaleźć się w każdej sali spotkań lub konferencyjnej. Rozwiązania te całkowicie odmienią wrażenia uczestników z posiedzeń, przekształcając sale konferencyjne z miejsc, których ludzie się obawiają, w przestrzenie, w których czują się pewnie, są skupieni i gotowi do produktywnej pracy.