Het kan verleidelijk zijn om te snijden in IT-uitgaven om de cijfers er beter uit te laten zien. Wij geloven echter dat dit averechts kan werken. Het is beter om technologie te zien als een investering die de winstgevendheid van je bedrijf op de lange termijn kan verbeteren.

De aanschaf van professionelekantoorapparatuurkan behoorlijk duur zijn, en geld uitgeven aan technische snufjes zonder de juiste planning kan ertoe leiden dat je bedrijf voor exorbitante kosten komt te staan. In deze blogpost bespreken we verschillende dingen die je moet overwegen bij de aanschaf van nieuwe technologie en welke soorten technologie volgens ons een goede investering zijn voor elk bedrijf.

Onze criteria voor opname in deze lijst zijn dat de technologie de kosten direct verlaagt of processen effectiever en efficiënter maakt (wat betekent dat er op de lange termijn geld wordt bespaard). Als de kosten van uw bedrijf uit de hand lopen, begrijpt u hoe frustrerend de situatie kan zijn. hoe frustrerend de situatie kan zijn. Je bedrijf kan een aantal geweldige deals hebben binnengehaald en je omzet is hoog, maar de kosten die gepaard gaan met het runnen van het bedrijf kunnen ervoor zorgen dat je nog maar heel weinig overhoudt.

Hoe graag je je klanten ook meer in rekening wilt brengen om je winstmarge te vergroten, als je dat doet, kunnen klanten overstappen naar de concurrent. Dan blijft er maar één optie over: je activiteiten evalueren en bepalen wat je kunt doen om je uitgaven te verlagen. je kosten te verlagen. Dankzij de technologie zijn er verschillende acties mogelijk.

Het gebruik van technologie om geld te besparen komt het best tot zijn recht als je het niet onder dwang doet. Het opzij zetten van een aanzienlijke hoeveelheid tijd om te bepalen welke technologie het beste werkt voor jouw bedrijf is cruciaal. Hoewel technologie gemak toevoegt aan je bedrijfsprocessen, is het de moeite waard om te erkennen dat sommige kunnen leiden tot ongerechtvaardigde uitgaven.

Zo kan de hoeveelheid stroom die nodig is om lampen/schermen/projectoren in vergaderruimten continu aan te laten staan, de hoogte van uw elektriciteitsrekening drastisch verhogen. Bij Biamp draait alles om het creëren van slimme technologie die u helpt om het meeste uit uw apparatuur voor vergaderruimten te halen.

Een van onze oplossingen is een regelapparaat dat wordt aangesloten op al je apparatuur en deze automatisch in- en uitschakelt wanneer de ruimte wordt gebruikt.

Meer informatie over automatische besturingssystemen hier.

Technologie is bedoeld om je bedrijf te vergemakkelijken en dingen soepel te laten verlopen. Het is niet de bedoeling dat het de reden is dat je uiteindelijk meer uitgeeft.

De 'juiste' apparatuur vinden

Het feit dat je investeert in technologie betekent niet zonder meer dat je economische tegenslagen kunt doorstaan. Een slechte aankoop kan leiden tot trage bedrijfsprocessen die op de lange termijn duurder kunnen uitvallen. Het is dus van vitaal belang om een gedetailleerde analyse te maken van alle aangeschafte apparatuur om er zeker van te zijn dat deze een hoger rendement op investering heeft - of dat nu is door geld te besparen op nutsvoorzieningen of door processen te stroomlijnen, tijd te besparen of de productiviteit te verhogen. 

Trek bij hetinvesteren in apparatuur veel tijd uit om de behoeften van je bedrijf te beoordelen. De apparatuur die je aanschaft moet afgestemd zijn op je doelstellingen.

Ok. Wat kun je dan doen? We hebben een aantal vragen op een rijtje gezet die je jezelf kunt stellen:

• Is er een specifieke leemte die de apparatuur moet opvullen?
• Wil je je productiviteit verbeteren?
• Zal de uitrusting je een concurrentievoordeel geven? 
• Maakt het de kantoorruimtes bruikbaarder?

Koop de apparatuur pas als je antwoord hebt op deze en meer vragen. 

Het standpunt van een buitenstaander inwinnen is een zekere manier om te bepalen of je de juiste apparatuur gebruikt. Als het nodig is, zoek dan een externe adviseur die je kan helpen bij het beoordelen van je bedrijfsbehoeften voordat je advies geeft over de aankoop. Dit wordt meestal gedaan door middel van een kosten-batenanalyse die de voor- en nadelen van verschillende soorten apparatuur laat zien. 

Kostenbesparingen op technologie

Bij technologische investeringen gaat het niet alleen om het aanschaffen van zoveel mogelijk apparatuur. In plaats daarvan moet je bepalen wat je met dezelfde apparatuur kunt bereiken - zodat je niet in een situatie terechtkomt waarin je veel geld hebt uitgegeven aan verschillende tools die dezelfde functies kunnen uitvoeren, waardoor je kantoren vollopen met onnodige tools en je operationele kosten stijgen. 

Er zijn verschillende strategieën die je kunt gebruiken om de hoeveelheid apparatuur die je bedrijf nodig heeft te verminderen. Noteer om te beginnen alle dingen die je met een bepaald apparaat wilt doen. Als dat eenmaal is vastgesteld, doe dan wat onderzoek naar de verschillende apparaten die de genoemde taken kunnen uitvoeren. Je kunt een spreadsheet maken met de verschillende taken die verschillende apparaten uitvoeren. Het belangrijkste doel is om een apparaat te kopen dat zoveel mogelijk taken kan uitvoeren.  

In lijn met het verminderen van apparatuur is het onderhouden van je huidige apparatuur cruciaal. Als je regelmatig onderhoud plant en je apparatuur onderhoudt, verklein je de kans dat ze stuk gaan, waardoor je mogelijk enorme kosten moet maken om de kapotte apparatuur te vervangen.

Investeer in automatisering vereenvoudig processen en verhoog productiviteit

Automatisering biedt bedrijven een enorm potentieel om waarde te creëren met technologie. Het is de basis waarop je processen kunt versnellen, kosten kunt verlagen en nieuwe bedrijfsmodellen kunt implementeren.Automatisering kan allerlei soorten werkprocessen eenvoudiger maken. 

Om vergaderbeheer als voorbeeld te gebruiken: alle factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het plannen van een vergadering kunnen overweldigend zijn.

De gastheer van de vergadering moet:

• Zoek een dag en tijdstip die passen bij de meerderheid van de deelnemers aan de vergadering
• Zoek een vergaderruimte met de juiste grootte en capaciteit die de benodigde apparatuur bevat
• Bepaal wanneer de vergaderruimte beschikbaar is en voor hoe lang

Het plannen van een vergadering zou niet stressvol en tijdrovend moeten zijn, en technologie kan heel nuttig zijn om sommige van deze processen te automatiseren en het gemakkelijk te maken om te zien of er ruimtes beschikbaar zijn, wie ze gaat gebruiken en hoe laat ze weer beschikbaar zijn. Nogmaals. 

Een idee zou daarom kunnen zijn om te investeren in een commercieel AV-systeem met software voor het plannen van zalen en digitale bewegwijzering die bij de receptie en buiten de verschillende vergaderzalen hangt.

Deze kunnen: 

• Laat zien of er kamers beschikbaar zijn
• Laat zien wanneer de kamers vrij zijn en hoe lang
• Deelnemers aan vergaderingen naar de juiste ruimte brengen

Het automatiseren van dit soort processen kan werknemers veel tijd en frustratie besparen, het beste uit je vergaderfaciliteiten halen, de productiviteit verhogen en ervoor zorgen dat vergaderingen op tijd beginnen en eindigen.

Beleid voor werken op afstand implementeren

De kosten voor het onderhouden van een kantoor kunnen erg hoog zijn, vooral als je een nieuw bedrijf bent of een kleiner aantal werknemers hebt. Uitgaven zijn onder andere huur, nutsvoorzieningen, fysieke apparatuur, reiskosten voor werknemers die klanten bezoeken en nog veel meer. en nog veel meer. Werknemers geven elke maand ook een aanzienlijk bedrag uit aan woon-werkverkeer. Er zijn ook verborgen kosten voor een organisatie; die van werknemers die te laat op het werk komen door het verkeer en andere factoren.

Uit een onderzoek in het Verenigd Koninkrijk in 2012 bleek bijvoorbeeld dat te laat komen van personeel de Britse economie meer dan 9 miljard pond per jaar kost!Sommige van deze kosten kunnen worden verminderd door een beleid voor werken op afstand te implementeren, uw werknemers meer flexibiliteit te geven om thuis te werken en uw bedrijf de flexibiliteit te geven om talent in andere steden of landen in te huren. thuis te werken en uw bedrijf de flexibiliteit te geven om talent in andere steden of landen in te huren. 

Naarmate het internet zich verder ontwikkelt en de kosten van gegevens dalen, is werken op afstand de meest geprefereerde manier van werken geworden. De kosten van data en samenwerkingstools zijn bijna verwaarloosbaar als je ze vergelijkt met de hierboven genoemde kosten. De tijd is voorbij dat tools voor samenwerking en videoconferenties voorbehouden waren aan grote ondernemingen.

Dankzij de technologische vooruitgang kunnen ook kleinere bedrijven profiteren van de voordelen van telewerken, zoals het besparen van geld en tijd.Een bedrijf moet investeren in de juiste hulpmiddelen om telewerken te implementeren. VOIP-telefonie is ook een essentieel hulpmiddel om de communicatie tussen werknemers te vergemakkelijken. VOIP biedt dezelfde service als een vaste telefoon via uw internetverbinding in plaats van een telefoonbedrijf.

De kwaliteit van de gesprekken is net zo goed - zo niet beter - als de vaste lijn, en de kosten zijn aanzienlijk lager. Skype is een voorbeeld van een VOIP-service. Andere essentiële hulpmiddelen zijn videoconferencingoplossingen in vergaderruimtes zoals beeldschermen, webcams, microfoons en geluidssystemen.

Energiebesparende technologie gebruiken

Het klimaat en het milieu zijn uitgegroeid tot enkele van de grootste zorgen van de wereld. Mensen ondernemen actie, veranderen hun levensstijl en de soorten technologie die ze gebruiken om te proberen hun impact op het milieu te verminderen. Sommige acties omvatten het energie-efficiënter maken van kantoren, recycling en het verminderen van de hoeveelheid papier die wordt gebruikt. 

Een bijkomend voordeel van het implementeren van energie-efficiënte technologie, naast de duidelijke voordelen voor het milieu, is dat het kan leiden tot aanzienlijke besparingen voor je bedrijf. Een ander voordeel is dat dit soort technologie geen enorme investering vereist. Eenvoudige vervangingen, zoals het vervangen van gloeilampen door LED's, kunnen de hoeveelheid verbruikte energie met bijna 75% verminderen.

Om een en ander in perspectief te plaatsen: er wordt geschat dat wanneer je één enkele CFL-lamp installeert, je wel $80 aan elektriciteitskosten kunt besparen tegen de tijd dat de levensduur van die lamp voorbij is. Bedenk eens hoeveel geld je zou besparen door alle gloeilampen in je organisatie te vervangen! 

Andere soorten milieuvriendelijke technologie die je kunt installeren zijn automatische besturingssystemen met bewegingssensoren. Deze detecteren of een ruimte wordt gebruikt en schakelen de verlichting en apparatuur automatisch uit als de ruimte niet wordt gebruikt.

We hebben allemaal wel eens meegemaakt dat we 's ochtends op het werk kwamen en alle lichten en apparatuur nog aan hadden staan omdat iemand vergeten was ze uit te doen voordat hij naar huis ging! Het implementeren van dit soort regelsystemen kan na verloop van tijd een aanzienlijke positieve impact hebben op je energieverbruik.

Papierloos systeem op kantoor

Papierloos werken heeft voordelen die verder gaan dan de gevolgen voor het milieu. Papieren documenten en archiefkasten zijn al tientallen jaren de manier om informatie te organiseren.

Mensen hebben zich nu gerealiseerd dat papier zowel een dure als inefficiënte manier is om informatie te beheren, dus wenden ze zich tot een van de vele soorten elektronische documentbeheerdiensten die tegenwoordig beschikbaar zijn.

Papierloos gaan is natuurlijk iets dat tijd en moeite kost, maar de resultaten zouden een efficiënter en concurrerender bedrijf betekenen, waar het delen van informatie eenvoudiger en gestroomlijnder is en de tijd van werknemers kan worden besteed aan productiever werk.

Cloudopslag

Cloud computing is een technologie die je niet mag missen in je organisatie. Cloudopslag houdt in dat uw gegevens op het internet worden opgeslagen (op een digitale manier). In tegenstelling tot oudere opslagsystemen waarbij interne servers worden opgezet, worden uw gegevens bij cloudstorage veilig op een externe locatie opgeslagen.

Een groot voordeel van deze aanpak is dat het betaalbaar is en uw werknemers toegang hebben tot gegevens vanaf elke plek ter wereld waar ze een internetverbinding hebben. Cloud computing is een essentieel onderdeel van het implementeren van beleid voor werken op afstand en papierloos werken in een organisatie. 

Cloudopslag is gemakkelijk te gebruiken. Werknemers slepen bestanden gewoon naar de cloud. Het opslaan van gegevens in de cloud gebeurt vrijwel onmiddellijk. Je hebt er geen technische kennis voor nodig. In het geval dat uw organisatie wordt getroffen door een ramp, zoals brand, hoeft u niet in paniek te raken omdat u uw gegevens eenvoudig kunt herstellen. Cloudopslag kan worden gezien als een back-up plan. De gegevens op afstand kunnen op elk moment worden teruggehaald.  

Naarmate uw organisatie groeit, maakt cloudopslag schaalbaarheid mogelijk. Als u meer opslag nodig hebt, kunt u met de cloud uw hostingomgeving aanpassen aan de onderliggende behoeften. U hebt een hoge mate van flexibiliteit die niet kan worden bereikt met traditionele opslagsystemen.

Alles samenvattend

Technologie kan om vele redenen een game-changer zijn - en het verlagen van uw bedrijfskosten is daar zeker één van. Je algemene doel bij de aanschaf van nieuwe technische snufjes moet altijd zijn om je bedrijfsprocessen te optimaliseren, verbeteren en efficiënter te maken. Op die manier kunt u garanderen dat uw uitgaven voor technologie een investering zijn en geen kostenpost.

De verschillende strategieën die hierboven zijn besproken, geven je een idee van de soorten technologie die beschikbaar zijn om je te helpen dit doel te bereiken. Nu is het tijd om te bepalen wat zinvol is voor jouw bedrijf en hoe je kunt beginnen met het plannen van je volgende investering in technologie.