Gericht. Professioneel. Effectief. Dit zijn drie woorden die mensen gebruiken om te beschrijven wat zij als 'goed' ondernemen beschouwen. Bedrijven en merken doen hun best om deze waarden te communiceren.

Maar vaak over het hoofd gezien ruimtes zijn de vergader- of conferentiefaciliteiten van een bedrijf; de plekken waar gasten (klanten, leveranciers, partners en anderen) die het bedrijf bezoeken waarschijnlijk zullen zijn. De conferentieruimte is een plek waar u gemakkelijk punten kunt scoren bij het zakendoen Laten we eerlijk zijn, veel conferentieruimten zijn ontoereikend.

Natuurlijk, er is koffie, er zijn snacks en de stoelen zijn erg comfortabel, maar als het aankomt op het daadwerkelijk gebruiken van de ruimte voor het beoogde doel - de presentatie op het scherm laten verschijnen, de audio aan de praat krijgen en verbinding maken met deelnemers op afstand - is de vergaderruimte vaak een lastige en frustrerende plek.

Aan de andere kant is het hebben van een vergaderruimte die werkt zonder stress en gedoe (ongeacht of deze wordt gebruikt voor online of offline vergaderingen - of een combinatie daarvan) een uitstekende manier om uw werknemers te helpen zich te concentreren op hun werk: het leiden van een effectieve vergadering die positieve resultaten oplevert.

Een vergadering die zonder technische problemen verloopt, maakt een geweldige eerste indruk en geeft het signaal dat je een no-nonsense type bedrijf bent waar alles gestroomlijnd en effectief verloopt. Met andere woorden: gefocust, professioneel en efficiënt. Dus, zeg vaarwel tegen frustrerende vergaderervaringen en lees verder voor meer informatie over de tools en producten die u nodig hebt om de meest productieve omgevingen te creëren.

AV-besturingssystemen - de mogelijkheden

Het integreren van een AV-besturingssysteem is een slimme manier om beeldschermen, audio, verlichting en andere apparaten in de ruimte automatisch te beheren. AV-besturingssystemen, die in verschillende vormen verkrijgbaar zijn en verschillende niveaus van complexiteit aankunnen, zijn het brein achter een AV-systeem. Sommige zien eruit als zwarte dozen waar draden en kabels uitkomen, andere zien eruit als toetsenborden en weer andere hebben een touchpanelinterface ter grootte van een smartphone of tablet.

Een besturingssysteem wordt meestal geïnstalleerd door een professionele AV-integrator en kan worden geconfigureerd om allerlei functies uit te voeren. Deze functies worden bepaald door de behoeften van individuele klanten en hun apparatuurinstellingen. Enkele voorbeelden van functies zijn:

• Het beeldscherm in- en uitschakelen
• Het volume harder en zachter zetten
• Een projectiescherm op en neer rollen
• Een projector in- en uitschakelen
• Een webcam/microfoon in- en uitschakelen
• Verbinding maken met een signaal, bijvoorbeeld een laptop, zodra iemand een HDMI / USB-kabel insteekt
• Een beeldscherm of projector automatisch inschakelen zodra een laptop met een kabel wordt aangesloten

Deze opstelling zorgt ervoor dat alle apparatuur in een vergaderruimte kan worden bediend vanaf één centrale locatie met slechts één apparaat. Een ander voordeel is dat je meerdere laptops tegelijk kunt aansluiten; je kunt eenvoudig schakelen tussen signalen met met een druk op de knop. Je hoeft geen tijd meer te verspillen met het downloaden van de presentaties van iedereen op één laptop, mensen die van stoel wisselen en kabels in- en uittrekken als het hun beurt is om te presenteren. In een situatie waarin meerdere mensen iets op het scherm  moeten presenteren, wordt de hele opstelling ineens een stuk gestroomlijnder en efficiënter.

Er zijn verschillende soorten AV-besturingssystemen, variërend in grootte, prijsklasse en complexiteit, zodat je de oplossing kunt vinden die werkt voor jouw ruimte en jouw behoeften. In een extreem gedigitaliseerde werkomgeving speelt technologie een belangrijkere rol dan ooit en het is belangrijk om er je voordeel mee te doen. en het is belangrijk om het in uw voordeel te gebruiken.

Aanraakpanelen - een elegante oplossing voor AV-bediening

Bedieningssystemen met toetsenborden zijn een uitstekende keuze voor kleinere ruimtes of leeromgevingen. Als je echter de voorkeur geeft aan een oplossing met slimmere technologie en een exclusievere uitstraling, dan is een aanraakscherm waarschijnlijk de beste optie. Een touchinterface is veel krachtiger dan een toetsenbord en stelt je in staat om complexere functies uit te voeren dan het indrukken van een knop. Een toetsenbord is beperkt tot het uitvoeren van hetzelfde aantal functies als het aantal knoppen.

Een aanraakscherm geeft je veel meer mogelijkheden. Een professionele AV-integrator kan een gebruikersinterface ontwerpen met verschillende 'lagen' van functies, waardoor het een perfecte oplossing is voor ruimtes waar veel verschillende soorten AV-apparatuur worden gebruikt.

Biamp's Apprimo aanraakcontroleschermen

Een van de meest effectieve manieren om ervoor te zorgen dat je vergaderruimte er georganiseerd en professioneel uitziet, is investeren in een kabelbeheersysteem. Niets ziet er erger uit dan een ruimte met kabels en draden die over stoelen en tafels zijn gedrapeerd en over de vloer lopen. Het ziet er rommelig en chaotisch uit en maakt het leven moeilijk voor de mensen die de ruimte gebruiken. Door de kabelchaos is het moeilijk om uit te zoeken bij welke apparaten de kabels horen, wat de juiste kabels zijn om te gebruiken, enz.

Verschillende soorten technische producten en accessoires kunnen je helpen orde te scheppen in de kabelchaos. Sommige beeldschermen, projectoren en luidsprekers kunnen worden aangesloten op draadloze streamingapparaten, apps of zelfs Bluetooth. De meeste mensen maken echter nog steeds op de traditionele manier verbinding met deze apparaten: met kabels. Dit betekent dat er meestal verschillende kabels langs muren lopen en aan het plafond hangen. Weinig mensen vinden dit er echt mooi uitzien. Het kan ook erg onpraktisch zijn als iemand over de kabels struikelt en ze per ongeluk loskoppelt (om nog maar te zwijgen over mogelijke schade en veiligheidsrisico's).

Er is echter een oplossing. Je kunt draden en kabels wegwerken door speciaal ontworpen wandplaten te laten installeren. Deze bieden je een manier om een laptop op een elegante manier aan te sluiten op andere apparaten (zoals een beeldscherm, projector, geluidssysteem), zonder dat er overal kabels bungelen. Zo'n installatie kan handig aan de muur worden bevestigd in de buurt van waar je met je laptop zit, waar je alleen maar een korte kabel nodig hebt om verbinding te maken met het gewenste apparaat. Panelen zijn verkrijgbaar met verschillende soorten ingangen: USB, HDMI, VGA, AUX, enz. Het type ingang hangt af van het type apparaat dat je aansluit.

Een andere oplossing is het installeren van een kabelput, die stroomkabels en andere noodzakelijke aansluitingen door een vergadertafel of ander werkoppervlak leidt voor gemakkelijke en snelle toegang. De kabels kunnen automatisch worden teruggetrokken, zodat ze verborgen blijven als ze niet worden gebruikt. Meer geavanceerde versies van kabelputten bevatten een AC stroomaansluiting, standaard kabelaansluitingen (zoals USB, HDMI, audio minijack en een Ethernet kabel) en een toetsenbordbedieningssysteem zodat alles direct vanaf het bureau of de vergadertafel wordt beheerd.

Kabelbeheer geeft de AV-oplossing in een vergaderruimte de finishing touch, waardoor de ruimte er tegelijkertijd eleganter, visueel aantrekkelijker en gebruiksvriendelijker uitziet.

Biamp's EasyConnect kabelbeheersysteem

Voorkom logistieke nachtmerries met boekingssystemen voor vergaderruimtes

De logistieke nachtmerries die gepaard gaan met dubbel geboekte kamers en de jacht naar een vrije vergaderruimte kunnen worden geëlimineerd met slimme technologische producten. Stelt u zich eens voor dat u een klant naar de vergaderruimte hebt geleid die u hebt gereserveerd, om vervolgens binnen te lopen en een ander team aan te treffen dat midden in hun vergadering zit! Het is gênant en onprofessioneel, afleidend en tijdrovend.

Overweeg daarom te investeren in een van de vele oplossingen voor het reserveren van vergaderruimtes. Er zijn veel voordelen verbonden aan het installeren van een dergelijk systeem:

Gebruikers hoeven niet te leren hoe ze een andere app/software moeten gebruiken. De meeste boekingssystemen voor vergaderruimtes integreren met e-mail- en agendasystemen zoals Microsoft Outlook of G Suite, wat betekent dat gebruikers vergaderruimtes kunnen boeken via vertrouwde software.

Maximaliseer middelen. Het kan erg frustrerend zijn voor werknemers om te zien dat vergaderruimtes geboekt zijn in het systeem, om er vervolgens langs te lopen en te zien dat veel ruimtes leeg zijn omdat de vergadering is geannuleerd. Sommige reserveringssystemen hebben ook een check-in functie, wat betekent dat dat vergaderingen automatisch worden geannuleerd na een bepaalde tijd, waardoor de ruimte vrijkomt.

Natuurlijk vereist een boekingssysteem voorvergaderruimtes een fysiek product - meestal een aanraakscherm - buiten de ruimte om de beschikbaarheid van de ruimte te tonen. Beschikbare kamers kunnen ook direct via het aanraakscherm worden geboekt.

Conferentieruimte-ontwerp dat technologie ondersteunt

Alle oplossingen die we hebben beschreven kunnen je helpen om je vergaderruimte slimmer te maken. Natuurlijk is het belangrijk om de juiste indeling, vormgeving en inrichting in de ruimte te hebben om je slim systeem te ondersteunen. Het zou zonde zijn om de beste producten te installeren die de AV-technologiewereld te bieden heeft, maar dat mensen oncomfortabel zitten of niet goed kunnen horen door een slecht ontwerp en slechte akoestiek.

Elk aspect van de vergaderruimte moet kwaliteit uitstralen. Technologie, interieurontwerp en alle andere kleine maar belangrijke details dragen bij aan een positieve totaalervaring. Lelijke of oncomfortabele stoelen kunnen het enige zijn dat gasten zich herinneren als ze de vergaderruimte verlaten, ondanks alle slimme technologie.

De indeling en het ontwerp van conferentieruimten spelen een grote rol in de algehele ervaring van een vergadering. Het ontwerp van de conferentieruimte moet passen bij het doel van de ruimte.

Bijvoorbeeld als de ruimte bedoeld is om te worden gebruikt voor videoconferenties:

• de vergadertafel moet de juiste vorm en grootte hebben
• de webcam en microfoons moeten op strategische locaties worden geplaatst, zodat alle deelnemers duidelijk te zien en te horen zijn
• verlichting (lampen en gordijnen) moet instelbaar zijn om optimale omstandigheden te garanderen
• Afleidende elementen, zoals de deur van de vergaderzaal, mogen niet zichtbaar zijn via de webcam.

Afsluitende gedachten

In dit artikel geven we je een overzicht van 5 producten die volgens ons onmisbaar zijn in elk type vergaderruimte. Deze oplossingen transformeren de vergaderervaring van deelnemers en veranderen vergaderruimtes van plekken waar mensen schrik hebben om deel te nemen in plekken waar mensen zich zelfverzekerd, gefocust en productief voelen.