Il peut être tentant de réduire les dépenses informatiques pour améliorer les chiffres. Cependant, nous pensons que cela peut être contre-productif. Il est préférable de considérer la technologie comme un investissement qui peut améliorer la rentabilité de votre entreprise à long terme.

L'achat d'équipement de bureauprofessionnel peut être assez coûteux, et dépenser de l'argent pour des gadgets technologiques sans une planification adéquate peut entraîner des dépenses exorbitantes pour votre entreprise. Dans cet article de blog, nous abordons les différents aspects à prendre en compte lors de l'achat de nouvelles technologies. dans l'achat d'une nouvelle technologie, et des types de technologie qui, selon nous, constituent un excellent investissement pour toute entreprise.

Nos critères pour figurer sur cette liste sont que la technologie réduise directement les dépenses ou qu'elle rende les processus plus efficaces et efficients (ce qui signifie des économies à long terme). Si les coûts de votre entreprise deviennent incontrôlables, vous comprenez à quel point la situation peut être frustrante. à quel point la situation peut être frustrante. Votre entreprise a peut-être conclu de bonnes affaires et votre chiffre d'affaires est élevé, mais les dépenses liées au fonctionnement de l'entreprise risquent de vous laisser très peu d'argent.

Même si vous souhaitez faire payer davantage vos clients pour tenter d'augmenter votre marge bénéficiaire, vous risquez de les faire passer à la concurrence. Il ne vous reste donc qu'une seule solution : évaluer vos activités et déterminer ce que vous pouvez faire pour réduire vos dépenses. Grâce à la technologie, plusieurs actions sont possibles.

L'utilisation de la technologie pour économiser de l'argent est plus efficace lorsqu'elle ne se fait pas sous la contrainte. Il est essentiel de consacrer un temps considérable à la détermination de la technologie qui convient le mieux à votre entreprise. Bien que la technologie rende vos processus commerciaux plus pratiques, il est important de reconnaître que certaines technologies ne sont pas toujours adaptées aux besoins de votre entreprise. processus d'affaires, il convient de reconnaître que certaines d'entre elles peuvent entraîner des dépenses injustifiées.

Par exemple, la quantité d'énergie nécessaire pour maintenir les lumières/écrans/projecteurs allumés en permanence dans les salles de réunion peut augmenter considérablement le montant de vos factures d'électricité. Chez Biamp, nous créons une technologie intelligente qui vous aide à tirer le meilleur parti de votre équipement de salle de réunion. de votre équipement de salle de réunion.

L'une de nos solutions est un dispositif de contrôle qui se connecte à tous vos équipements et les allume et les éteint automatiquement lorsque la pièce est utilisée.

Pour en savoir plus sur les systèmes de contrôle automatique ici.

La technologie est censée rendre votre entreprise plus pratique et faciliter son fonctionnement. Elle n'est pas censée être la raison pour laquelle vous finissez par dépenser plus.

Trouver le "bon" équipement

Le fait que vous investissiez dans la technologie n'implique pas nécessairement que vous puissiez faire face aux périodes de ralentissement économique. Un mauvais achat peut entraîner un ralentissement des processus d'entreprise, ce qui peut s'avérer plus coûteux à long terme. Il est donc essentiel de procéder à une analyse détaillée de tous les équipements achetés afin de s'assurer qu'ils offrent un meilleur retour sur investissement - qu'il s'agisse d'économiser de l'argent sur les services publics ou de rationaliser les processus, de gagner du temps ou d'augmenter la productivité. 

Lorsque vousinvestissez dans du matériel, prenez le temps d'évaluer les besoins de votre entreprise. L'équipement que vous achetez doit correspondre à vos objectifs.

D'accord. Que pouvez-vous faire ? Nous avons rassemblé quelques questions que vous pouvez vous poser :

• L'équipement doit-il être utilisé pour combler une lacune spécifique ?
• Vous cherchez à améliorer votre productivité ?
• L'équipement vous donnera-t-il un avantage concurrentiel ? 
• Cela rendra-t-il les espaces de bureaux plus utilisables ?

N'achetez l'équipement qu'une fois que vous aurez répondu à ces questions et à d'autres. 

Obtenir le point de vue d'une personne extérieure est un moyen sûr de déterminer si vous êtes sur le bon équipement. Si nécessaire, faites appel à un consultant externe qui pourra vous aider à évaluer les besoins de votre entreprise avant de vous conseiller sur l'achat. Cela se fait principalement par le biais d'une analyse coûts-avantages qui met en évidence les avantages et les inconvénients des différents types d'équipement. 

Économies de coûts technologiques

L'investissement technologique ne se résume pas à l'acquisition du plus grand nombre d'équipements possible. Il s'agit plutôt de déterminer ce qui peut être accompli avec le même équipement, afin de ne pas se retrouver dans une situation où l'on a dépensé beaucoup d'argent pour plusieurs outils qui peuvent remplir les mêmes fonctions, encombrant ainsi ses bureaux d'outils inutiles et augmentant ses coûts de fonctionnement. 

Il existe différentes stratégies pour réduire le nombre d'équipements nécessaires à votre entreprise. Tout d'abord, notez toutes les tâches que vous souhaitez accomplir avec un certain équipement. Une fois cette liste établie, effectuez des recherches sur les différents équipements capables d'accomplir les tâches indiquées. Vous pouvez établir une feuille de calcul qui énumère les différentes tâches que les divers outils accomplissent. L'objectif principal est d'obtenir un outil capable d'effectuer le plus grand nombre de tâches possible.  

Parallèlement à la réduction des équipements, l'entretien de vos équipements actuels est crucial. Lorsque vous planifiez un entretien régulier et que vous prenez soin de votre équipement, vous réduisez la probabilité qu'il tombe en panne, ce qui pourrait vous obliger à engager des dépenses considérables pour le remplacer.

Investir dans l'automatisation simplifier les processus et augmenter la productivité

L'automatisation offre aux entreprises un énorme potentiel de création de valeur grâce à la technologie. C'est la base sur laquelle vous pouvez accélérer les processus, réduire les coûts et mettre en œuvre de nouveaux modèles d'exploitation.L'automatisation peut faciliter toutes sortes de processus de travail. 

Pour prendre l'exemple de la gestion des réunions, tous les facteurs qui doivent être pris en considération lors de la planification d'une réunion peuvent être écrasants.

L'organisateur de la réunion doit

• Trouver un jour et une heure qui conviennent à la majorité des participants à la réunion.
• Trouver une salle de réunion de taille et de capacité adéquates, dotée de l'équipement nécessaire.
• Déterminer quand la salle de réunion est disponible et pour combien de temps.

La technologie peut s'avérer très utile pour automatiser certains de ces processus et permettre de savoir facilement si des salles sont disponibles, qui les utilisera et à quelle heure elles seront à nouveau disponibles. encore une fois. 

L'idée pourrait donc être d'investir dans un système audiovisuel commercial doté d'un logiciel de planification des salles et d'un affichage numérique qui serait accroché dans les zones d'accueil et à l'extérieur des différentes salles de réunion.

Ces derniers peuvent : 

• Indiquer si des chambres sont disponibles
• Indiquer quand les chambres seront libres et pour combien de temps
• Aider les participants à la réunion à se rendre dans la bonne salle

L'automatisation de ce type de processus peut faire gagner beaucoup de temps et de frustration aux employés, tirer le meilleur parti de vos salles de réunion, augmenter la productivité et faire en sorte que les réunions commencent et se terminent à l'heure.

Mettre en œuvre des politiques de travail à distance

Les coûts liés à l'entretien d'un bureau peuvent être très élevés, surtout si vous êtes une nouvelle entreprise ou si vous avez un petit nombre d'employés. Les dépenses comprennent le loyer, les services publics, les équipements physiques, les frais de déplacement des employés qui rendent visite aux clients, etc. et bien d'autres encore. Les employés dépensent également une somme importante chaque mois pour se rendre au travail et en revenir. Il existe également des coûts cachés pour une organisation : les employés qui arrivent en retard au travail à cause de la circulation ou d'autres facteurs.

Par exemple, une étude menée au Royaume-Uni en 2012 a montré que les retards du personnel coûtent à l'économie britannique plus de 9 milliards de livres par an !Certains de ces coûts peuvent être réduits en mettant en œuvre des politiques de travail à distance, en donnant à vos employés une plus grande flexibilité pour travailler depuis leur domicile et en donnant à votre entreprise la possibilité de recruter des talents dans d'autres villes ou pays. à domicile et en donnant à votre entreprise la possibilité d'embaucher des talents dans d'autres villes ou d'autres pays. 

Avec la maturation de l'internet et la réduction du coût des données, le travail à distance est devenu le mode de travail le plus apprécié. Le coût des données et des outils de collaboration est presque négligeable par rapport aux coûts mentionnés ci-dessus. L'époque où les outils de les outils de collaboration et de vidéoconférence étaient réservés aux grandes entreprises.

Les progrès technologiques ont également permis aux petites entreprises de profiter des avantages du télétravail, notamment des économies d'argent et de temps.Une entreprise doit investir dans les bons outils pour mettre en œuvre le télétravail. Le service téléphonique VOIP est également un outil essentiel pour faciliter la communication entre les employés. Le service VOIP fournit le même service qu'un téléphone fixe par le biais de votre connexion Internet plutôt que par l'intermédiaire d'une compagnie de téléphone.

La qualité des appels est tout aussi bonne, voire meilleure, que celle de la ligne fixe, et les coûts sont nettement inférieurs. Skype est un exemple de service VOIP. Parmi les autres outils essentiels, citons les solutions de vidéoconférence dans les salles de réunion, telles que les écrans, les webcams, les microphones et les systèmes de sonorisation, webcams, microphones et systèmes de sonorisation.

Adopter une technologie d'économie d'énergie

Le climat et l'environnement sont devenus l'une des principales préoccupations mondiales. Les gens prennent des mesures, modifient leur mode de vie et changent les types de technologie qu'ils utilisent pour essayer de réduire leur impact sur l'environnement. Parmi les mesures prises, citons l'amélioration de l'efficacité énergétique des bureaux, le recyclage et la réduction de la quantité de papier utilisée. 

Outre les avantages environnementaux évidents, la mise en œuvre d'une technologie à haut rendement énergétique présente l'avantage de permettre à votre entreprise de réaliser d'importantes économies. Un autre avantage est que ce type de technologie ne nécessite pas un investissement énorme. De simples remplacements, comme le remplacement des ampoules à incandescence par des LED, peuvent réduire la quantité d'énergie utilisée de près de 75 %.

Pour mettre les choses en perspective, on estime que l'installation d'une seule ampoule CFL pourrait vous permettre d'économiser jusqu'à 80 $ en frais d'électricité d'ici la fin de la durée de vie de cette ampoule. Pensez maintenant à l'argent que vous économiseriez en remplaçant toutes les ampoules à incandescence de votre entreprise ! 

D'autres types de technologies écologiques que vous pourriez installer sont des systèmes de contrôle automatique avec des capteurs de mouvement. Ceux-ci détectent si une pièce est utilisée et éteignent automatiquement les lumières et les équipements si la pièce n'est pas utilisée.

Nous avons tous fait l'expérience, en arrivant au travail le matin, de trouver toutes les lumières et tous les équipements encore allumés parce que quelqu'un avait oublié de les éteindre avant de rentrer chez lui ! La mise en œuvre de ce type de système de contrôle peut avoir un impact positif significatif sur votre consommation d'énergie au fil du temps.

Système sans papier au bureau

Le passage au zéro papier présente des avantages qui dépassent les implications environnementales. Depuis des décennies, les documents papier et les classeurs sont le moyen d'organiser l'information.

Les gens ont maintenant compris que le papier est un moyen coûteux et inefficace de gérer l'information, et ils se tournent donc vers l'un des nombreux types de services de gestion électronique de documents disponibles aujourd'hui.

Le passage au zéro papier demande bien sûr du temps et des efforts, mais les résultats se traduisent par une entreprise plus efficace et plus compétitive, où le partage de l'information est plus facile et plus rationnel, et où le temps des employés peut être consacré à un travail plus productif.

Stockage en nuage

L'informatique en nuage est une technologie dont vous ne pouvez pas vous passer dans votre organisation. Le stockage en nuage consiste à stocker vos données sur l'internet (de manière numérique). Contrairement aux anciens systèmes de stockage qui impliquent la mise en place de serveurs internes, le stockage en nuage permet d'héberger vos données hors site en toute sécurité.

L'un des principaux avantages de cette approche est qu'elle est abordable et qu'elle permet à vos employés d'accéder aux données depuis n'importe quel endroit du monde où ils disposent d'une connexion internet. L'informatique en nuage est un élément essentiel de la mise en œuvre de politiques de travail à distance et de la suppression du papier dans une organisation. 

Le stockage en nuage est facile à utiliser. Les employés n'ont qu'à glisser-déposer les fichiers dans le nuage. L'enregistrement des données dans le nuage se fait presque instantanément. Il n'est pas nécessaire d'avoir des connaissances techniques pour le faire. Si votre organisation est frappée par une catastrophe telle qu'un incendie, vous n'avez pas à paniquer car vous pouvez facilement récupérer vos données. Le stockage en nuage peut être considéré comme un plan de sauvegarde. Les données distantes peuvent être récupérées à tout moment.  

Au fur et à mesure que votre organisation se développe, le stockage en nuage facilite l'évolutivité. Si vous avez besoin de plus d'espace de stockage, le nuage vous permet d'adapter votre environnement d'hébergement en fonction des besoins sous-jacents. Vous bénéficiez d'un niveau élevé de flexibilité qui ne peut être atteint avec les systèmes de stockage traditionnels.

En résumé

La technologie peut changer la donne pour de nombreuses raisons - et la réduction des coûts de votre entreprise est certainement l'une d'entre elles. Votre objectif global, lorsque vous achetez de nouveaux gadgets technologiques, doit toujours être d'optimiser, d'améliorer et de rendre plus efficaces les processus de votre entreprise. De cette façon, vous pouvez garantir que vos dépenses technologiques sont un investissement et non une dépense.

Les différentes stratégies évoquées ci-dessus vous donnent une idée des types de technologies disponibles pour vous aider à atteindre cet objectif. Il est maintenant temps pour vous de déterminer ce qui a du sens pour votre entreprise et comment vous pouvez commencer à planifier votre prochain investissement technologique.