Concentré. Professionnel. Efficace. Ce sont les trois mots que les gens utilisent pour décrire ce qu'ils considèrent comme une "bonne" société ou une "bonne" entreprise. Les entreprises et les marques font de leur mieux pour communiquer ces valeurs dans la plupart des points de contact importants.

Mais un point de contact souvent négligé est celui des salles de réunion ou de conférence d'une entreprise, c'est-à-dire les espaces dans lesquels les invités (clients, fournisseurs, partenaires et autres) qui visitent l'entreprise sont susceptibles de se trouver. La salle de conférence est un endroit où vous pouvez marquer des points faciles dans la conduite des affaires Il faut bien l'admettre, de nombreuses salles de conférence sont inadéquates.

Certes, il y a du café et des en-cas et les chaises sont très confortables, mais lorsqu'il s'agit d'utiliser la salle dans le but pour lequel elle a été conçue - faire apparaître le jeu de diapositives sur l'écran, faire fonctionner l'audio, se connecter aux participants distants - la salle de conférence est souvent le lieu où se produisent des expériences maladroites et frustrantes.

D'autre part, une salle de conférence qui fonctionne sans stress ni tracas (qu'elle soit utilisée pour des réunions en ligne ou hors ligne - ou une combinaison des deux) est un excellent moyen d'aider vos employés à rester concentrés sur leur tâche : mener une réunion efficace qui donne des résultats positifs.

Une réunion qui se déroule sans problèmes techniques donne une excellente première impression et envoie le signal que vous êtes une entreprise qui n'a pas froid aux yeux, où les choses sont rationalisées et efficaces. En d'autres termes, vous êtes concentré, professionnel et efficace. Alors, dites adieu aux expériences de salle de conférence qui provoquent la colère et lisez la suite pour en savoir plus sur les outils et les produits dont vous avez besoin pour créer les environnements les plus productifs.

Systèmes de contrôle AV - les possibilités

L'intégration d'un système de contrôle AV est une manière intelligente de gérer automatiquement les écrans d'affichage, le son, les lumières et tout autre appareil dans la pièce. Les systèmes de contrôle AV, qui se présentent sous différentes formes et peuvent gérer différents niveaux de complexité, sont le cerveau d'un système AV. sont les cerveaux d'un système audiovisuel. Certains ressemblent à des boîtes noires avec des fils et des câbles, d'autres à des claviers, d'autres encore à une interface tactile de la taille d'un smartphone ou d'une tablette.

Un système de contrôle est normalement installé par un intégrateur AV professionnel et peut être configuré pour exécuter toutes sortes de fonctions. Ces fonctions sont déterminées par les besoins des clients individuels et par la configuration de leur équipement. Voici quelques exemples de fonctions :

• Allumer et éteindre l'écran d'affichage
• Augmentation et diminution du volume
• Enrouler un écran de projection de haut en bas
• Allumer et éteindre un projecteur
• Activation et désactivation d'une webcam ou d'unmicrophone
• Connexion à un signal, par exemple un ordinateur portable, dès que quelqu'un branche un câble HDMI / USB
• Allumer automatiquement un écran d'affichage ou un projecteur dès qu'un ordinateur portable est connecté à l'aide d'un câble.

Cette configuration garantit que tous les équipements d'une salle de conférence peuvent être contrôlés à partir d'un point central avec un seul appareil. Un autre avantage est que plusieurs ordinateurs portables peuvent être connectés simultanément ; il suffit de passer d'un signal à l'autre en appuyant sur un bouton. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour passer d'un signal à l'autre. Plus besoin de perdre du temps à télécharger les présentations de tout le monde sur un seul ordinateur portable, de changer de place et de tirer les câbles lorsque c'est à son tour de présenter. Dans une situation où plusieurs personnes doivent présenter quelque chose à l'écran, l'ensemble de l'installation devient soudain beaucoup plus rationnel et efficace.

Il existe plusieurs types de systèmes de contrôle AV, dont la taille, la gamme de prix et la complexité varient, ce qui vous permet de trouver la solution qui convient à votre salle et à vos besoins. Dans un monde du travail extrêmement numérisé, la technologie joue un rôle plus important que jamais, et il est important de l'utiliser à son avantage. plus important que jamais, et il est important de l'utiliser à votre avantage.

Écrans tactiles - une solution de contrôle AV élégante

Les systèmes de commande par clavier sont d'excellents choix pour les petites salles ou les espaces d'apprentissage. Toutefois, si vous préférez une solution dotée d'une technologie plus intelligente et d'un aspect plus exclusif, un écran tactile est probablement la meilleure option. Une interface tactile est beaucoup plus puissante qu'un clavier et permet d'exécuter des fonctions plus complexes qu'en appuyant sur un bouton. Un clavier est limité au même nombre de fonctions que le nombre de boutons.

Un écran tactile offre beaucoup plus de possibilités. Un intégrateur AV professionnel peut concevoir une interface tactile comportant plusieurs "couches" de fonctions, ce qui en fait une solution parfaite pour les salles où de nombreux types d'équipements AV sont utilisés.

Contrôleurs à écran tactile Apprimo de Biamp

L'un des moyens les plus efficaces d'assurer l'organisation et le professionnalisme de votre salle de conférence est d'investir dans un système de gestion des câbles. Rien n'est plus désagréable qu'une salle où les câbles et les fils sont suspendus aux chaises et aux tables et traînent sur le sol. Cela donne un aspect désordonné et chaotique et rend la vie difficile aux personnes qui utilisent la salle. Le chaos des câbles fait qu'il est difficile de savoir à quels appareils ils appartiennent, quels sont les bons câbles à utiliser, etc.

Plusieurs types de produits et d'accessoires technologiques peuvent vous aider à mettre de l'ordre dans le chaos des câbles. Certains écrans d'affichage, projecteurs et haut-parleurs peuvent être connectés à des dispositifs de diffusion en continu sans fil, à des applications ou même à la technologie Bluetooth. Cependant, la plupart des gens continuent à se connecter à ces appareils de manière traditionnelle : à l'aide de câbles. Cela signifie qu'il y a généralement plusieurs câbles qui traînent le long des murs et qui pendent du plafond. Peu de gens trouvent cela particulièrement joli. Cela peut également s'avérer très peu pratique si quelqu'un trébuche sur les câbles et les débranche par erreur (sans parler d'une éventuelle violation des politiques de santé et de sécurité de l'entreprise).

Il existe toutefois une solution. Vous pouvez dissimuler les fils et les câbles en faisant installer des plaques murales spécialement conçues à cet effet. Celles-ci permettent de connecter un ordinateur portable à d'autres appareils (tels qu'un écran d'affichage/projecteur/système audio) d'une manière élégante, sans que les câbles ne pendent partout. Ce type d'installation se trouve sur le mur à proximité de l'endroit où vous êtes assis avec votre ordinateur portable, où il suffit d'un court câble pour le connecter à l'appareil requis. Les panneaux sont disponibles avec différents types d'entrées : USB, HDMI, VGA, AUX, etc. Le type d'entrée dépend du type d'appareil à connecter.

Une autre solution consiste à installer un puits de table, qui fait passer les câbles d'alimentation et les autres connexions nécessaires à travers une table de salle de conférence ou une autre surface de travail, pour un accès facile et rapide. Les câbles sont rétractables, ce qui permet de les dissimuler lorsqu'ils ne sont pas utilisés. Les versions plus avancées des puits de table contiennent un connecteur d'alimentation CA, des connecteurs de câbles standard (tels que USB, HDMI, minijack audio et câble Ethernet) et un système de contrôle par clavier, de sorte que tout est géré directement depuis le bureau ou la table de la salle de conférence.

La gestion des câbles apporte la touche finale à la solution audiovisuelle d'une salle de conférence, rendant la salle plus élégante, plus attrayante visuellement et plus conviviale à la fois.

Système de gestion des câbles EasyConnect de Biamp

Éliminer les cauchemars logistiques grâce aux systèmes de réservation de salles de conférence

Les cauchemars logistiques associés aux salles réservées deux fois et à la recherche d'une salle de conférence libre peuvent être éliminés grâce à des produits technologiques intelligents. Imaginez que vous ayez conduit un client à la salle de réunion que vous aviez réservée, pour y trouver une autre équipe en pleine réunion ! au milieu de sa réunion ! C'est embarrassant et peu professionnel, cela distrait et fait perdre du temps.

Pensez donc à investir dans l'une des nombreuses solutions de réservation de salles de réunion disponibles sur le marché. L'installation d'un tel système présente de nombreux avantages :

Les utilisateurs n'auront pas besoin d'apprendre à se servir d'une autre application ou d'un autre logiciel. La plupart des systèmes de réservation de salles de conférence s'intègrent aux systèmes de messagerie et de calendrier tels que Microsoft Outlook ou G Suite, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent réserver des salles de réunion à l'aide d'un logiciel familier.

Maximiser les ressources. Il peut être très frustrant pour les employés de voir que des salles de réunion sont réservées dans le système, puis de passer devant et de voir qu'un grand nombre d'entre elles sont vides parce que la réunion a été annulée. Certains systèmes de réservation disposent également d'une fonction d'enregistrement, ce qui signifie que les réunions sont automatiquement annulées après un certain temps. que les réunions sont automatiquement annulées après un certain temps, ce qui libère la salle.

Bien entendu, un système de réservation desalles de réunion/conférence nécessite un produit physique - généralement un écran tactile ou une tablette - à l'extérieur de la salle pour indiquer la disponibilité de la salle. Les salles disponibles peuvent également être réservées directement à partir de l'écran tactile.

Conception de salles de conférence compatibles avec la technologie

Toutes les solutions que nous avons décrites peuvent vous aider à rendre votre salle de conférence plus intelligente. Bien entendu, il est important que la disposition, la conception et l'ameublement de la salle soient adaptés à votre système de technologie intelligente. Il serait dommage d'installer les meilleurs produits Il serait dommage d'installer les meilleurs produits que le monde de l'audiovisuel puisse offrir, pour que les gens soient assis de manière inconfortable ou ne puissent pas entendre correctement à cause d'une mauvaise conception et d'une mauvaise acoustique.

Chaque aspect de la salle de conférence doit refléter la qualité. La technologie, l'aménagement intérieur et tous les autres petits mais importants détails contribuent à une expérience globale positive. Des chaises laides ou inconfortables pourraient être la seule chose dont les invités se souviennent lorsqu'ils quittent la salle de conférence, malgré toute la technologie intelligente.

L'agencement et la conception d'une salle de conférence jouent un rôle important dans l'expérience globale d'une réunion. L 'aménagement de la salle de conférence doit correspondre à son objectif.

Par exemple, si la salle est destinée à être utilisée pour des vidéoconférences :

• la table de la salle de conférence doit avoir la bonne forme et la bonne taille
• la webcam et les microphones doivent être placés à des endroits stratégiques pour que tous les participants soient vus et entendus clairement
• l'éclairage (lumières et rideaux) doit être réglable pour assurer des conditions optimales
• Les éléments distrayants, tels que la porte de la salle de conférence, ne doivent pas être visibles à travers la webcam.

Conclusions

Dans cet article, nous vous avons donné un aperçu de 5 produits que nous estimons indispensables dans tout type de salle de réunion ou de conférence. Ces solutions transformeront l'expérience des participants aux réunions, en faisant des salles de conférence des lieux où les gens redoutent d'être Ces solutions transformeront l'expérience de réunion des participants, en transformant les salles de conférence en lieux où les gens se sentent confiants, concentrés et prêts à être productifs.