Si può essere tentati di tagliare le spese IT per far apparire i numeri migliori. Tuttavia, riteniamo che ciò possa essere controproducente. È meglio considerare la tecnologia come un investimento che può migliorare la redditività dell'azienda nel lungo periodo.

L'acquisto diattrezzatureprofessionaliper l'ufficiopuò essere piuttosto costoso e spendere denaro in gadget tecnologici senza un'adeguata pianificazione può portare la vostra azienda a sostenere spese esorbitanti. In questo post del blog, parliamo di alcuni aspetti che dovreste prendere in considerazione quando si acquista una nuova tecnologia e quali tipi di tecnologia riteniamo siano un ottimo investimento per qualsiasi azienda.

I nostri criteri per entrare in questo elenco sono che la tecnologia riduca direttamente le spese o renda i processi più efficaci ed efficienti (il che significa risparmiare denaro nel lungo periodo). Se i costi della vostra azienda sono fuori controllo, capite bene quanto possa essere frustrante la situazione. quanto possa essere frustrante la situazione. La vostra azienda può aver concluso ottimi affari e il vostro fatturato è elevato, ma le spese di gestione possono lasciarvi ben poco.

Per quanto vogliate far pagare di più ai vostri clienti per cercare di aumentare il vostro margine di profitto, questo potrebbe costringere i clienti a passare alla concorrenza. Non vi resta quindi che valutare le vostre attività e stabilire cosa fare per ridurre le spese. ridurre le spese. Grazie alla tecnologia, sono disponibili diverse azioni.

L'uso della tecnologia per risparmiare denaro si realizza al meglio quando non si è costretti a farlo. È fondamentale dedicare una quantità considerevole di tempo per determinare quale tecnologia sia più adatta alla vostra azienda. Per quanto la tecnologia aggiunga comodità ai processi processi aziendali, vale la pena di riconoscere che alcune possono portare a spese ingiustificate.

Ad esempio, la quantità di energia necessaria per tenere sempre accese le luci, gli schermi e i proiettori nelle sale riunioni può aumentare drasticamente l'entità delle bollette elettriche. Noi di Biamp ci occupiamo di creare tecnologie intelligenti che vi aiutino a ottenere il massimo dalle vostre apparecchiature. il massimo dalle apparecchiature delle sale riunioni.

Una delle nostre soluzioni è un dispositivo di controllo che si collega a tutte le apparecchiature e le accende e spegne automaticamente quando la stanza viene utilizzata.

Per saperne di più sui sistemi di controllo automatico.

La tecnologia è destinata ad aggiungere convenienza alla vostra attività e a far funzionare le cose senza intoppi. Non deve essere il motivo per cui si finisce per spendere di più.

Trovare l'attrezzatura "giusta

Il fatto che stiate investendo in tecnologia non implica necessariamente che possiate resistere ai periodi di crisi economica. Un acquisto sbagliato può causare un rallentamento dei processi aziendali che, a lungo andare, può risultare più costoso. Pertanto, è fondamentale effettuare un'analisi dettagliata di tutte le apparecchiature acquistate per essere certi che abbiano un maggiore ritorno sull'investimento, sia che si tratti di un risparmio sulle utenze o di una semplificazione dei processi, di un risparmio di tempo o di un aumento della produttività. 

Quando siinveste in un'apparecchiatura, è necessario dedicare un tempo considerevole alla valutazione delle esigenze aziendali. Le attrezzature acquistate devono essere in linea con i vostri obiettivi.

Ok. Allora, cosa potete fare? Abbiamo elencato alcune domande che potete porvi:

• Esiste una lacuna specifica che l'apparecchiatura deve essere utilizzata per colmare?
• State cercando di migliorare la produttività?
• L'attrezzatura vi darà un vantaggio competitivo? 
• Renderà più fruibili gli spazi degli uffici?

Acquistate l'attrezzatura solo dopo aver risposto a queste e altre domande. 

Il punto di vista di un estraneo è un modo sicuro per determinare se si sta scegliendo l'attrezzatura giusta. Quando è necessario, cercate un consulente esterno che possa aiutarvi a valutare le vostre esigenze aziendali prima di consigliarvi l'acquisto. Ciò avviene per lo più attraverso un'analisi costi-benefici che evidenzia i pro e i contro dei diversi tipi di apparecchiature. 

Risparmio sui costi della tecnologia

L'investimento tecnologico non consiste nel procurarsi il maggior numero possibile di apparecchiature. Si tratta invece di determinare cosa si può ottenere con la stessa apparecchiatura, in modo da non ritrovarsi in una situazione in cui si è speso molto denaro per diversi strumenti che possono svolgere le stesse funzioni, ingombrando gli uffici con strumenti inutili e aumentando i costi operativi. 

Esistono diverse strategie per ridurre la quantità di attrezzature necessarie alla vostra azienda. Per cominciare, prendete nota di tutte le attività che volete siano svolte da una determinata attrezzatura. Una volta stabilito ciò, fate una ricerca sulle diverse attrezzature che possono svolgere i compiti evidenziati. È possibile creare un foglio di calcolo che elenchi le diverse funzioni svolte dai vari strumenti. L'obiettivo principale è quello di ottenere un'attrezzatura in grado di svolgere il maggior numero possibile di compiti.  

In linea con la riduzione delle apparecchiature, la manutenzione di quelle attuali è fondamentale. Quando programmate una manutenzione regolare e vi prendete cura delle vostre apparecchiature, riducete la probabilità che si rompano, il che potrebbe costringervi a sostenere spese ingenti per sostituirle.

Investire nell'automazione per semplificare i processi e aumentare la produttività

L'automazione offre alle aziende un enorme potenziale per creare valore con la tecnologia. È la base su cui è possibile accelerare i processi, ridurre i costi e implementare nuovi modelli operativi.L'automazione può semplificare ogni tipo di processo lavorativo. 

Per usare un esempio di gestione delle riunioni, tutti i fattori che devono essere presi in considerazione quando si programma una riunione possono essere schiaccianti.

L'organizzatore della riunione deve:

• Trovare un giorno e un orario che si adatti alla maggior parte dei partecipanti alla riunione
• Trovare una sala riunioni di dimensioni e capacità adeguate e dotata delle attrezzature necessarie.
• Determinare quando la sala riunioni è disponibile e per quanto tempo

La programmazione di una riunione non deve essere stressante e dispendiosa in termini di tempo, e la tecnologia può essere molto utile per automatizzare alcuni di questi processi e rendere facile vedere se le sale sono disponibili, chi le utilizzerà e a che ora saranno di nuovo disponibili. di nuovo. 

Un'idea potrebbe quindi essere quella di investire in un sistema AV commerciale con software di programmazione delle sale e segnaletica digitale da appendere nelle aree di accoglienza e all'esterno delle diverse sale riunioni.

Questi possono: 

• Mostra se le camere sono disponibili
• Mostrare quando le camere saranno libere e per quanto tempo
• Aiutare i partecipanti alle riunioni a raggiungere la sala giusta

L'automazione di questo tipo di processi può far risparmiare ai dipendenti molto tempo e frustrazione, sfruttare al meglio le strutture per riunioni, aumentare la produttività e far sì che le riunioni inizino e finiscano in tempo.

Implementare le politiche di lavoro a distanza

I costi di mantenimento di un ufficio possono essere molto elevati, soprattutto se si tratta di un'azienda nuova o con un numero ridotto di dipendenti. Le spese comprendono l'affitto, le utenze, le attrezzature fisiche, le spese di viaggio per i dipendenti che si recano dai clienti e molto altro ancora. molte altre. Anche i dipendenti spendono una quantità significativa di denaro ogni mese per andare e tornare dal lavoro. Ci sono anche costi nascosti per un'organizzazione, come quello dei dipendenti che arrivano in ritardo al lavoro a causa del traffico e di altri fattori.

Ad esempio, uno studio condotto nel Regno Unito nel 2012 ha dimostrato che il ritardo del personale costa all'economia britannica oltre 9 miliardi di sterline all'anno!Alcuni di questi costi possono essere ridotti implementando politiche di lavoro da remoto, offrendo ai dipendenti una maggiore flessibilità per lavorare da casa e dando alla vostra azienda la possibilità di assumere talenti in altre città o paesi. casa e dando alla vostra azienda la flessibilità di assumere talenti in altre città o paesi. 

Con la maturazione di Internet e la riduzione del costo dei dati, il lavoro a distanza è diventato la modalità di lavoro preferita. Il costo dei dati e degli strumenti di collaborazione è quasi trascurabile se confrontato con i costi sopra menzionati. Sono finiti i tempi in cui strumenti di collaborazione e videoconferenza erano riservati alle grandi aziende.

I progressi della tecnologia hanno permesso anche alle piccole imprese di godere dei vantaggi del telelavoro, tra cui il risparmio di denaro e di tempo.Un'azienda deve investire negli strumenti giusti per implementare il telelavoro. Il servizio telefonico VOIP è anche uno strumento essenziale per facilitare la comunicazione tra i dipendenti. Il VOIP fornisce lo stesso servizio di un telefono fisso attraverso la connessione a Internet, anziché tramite una compagnia telefonica.

La qualità delle chiamate è altrettanto buona, se non migliore, di quella della linea fissa e i costi sono notevolmente inferiori. Skype è un esempio di servizio VOIP. Altri strumenti essenziali sono le soluzioni di videoconferenza nelle sale riunioni, come schermi, webcam, microfoni e sistemi audio, webcam, microfoni e sistemi audio.

Adottare una tecnologia a risparmio energetico

Il clima e l'ambiente sono diventati una delle maggiori preoccupazioni del mondo. Le persone stanno agendo, modificando il loro stile di vita e i tipi di tecnologia che utilizzano per cercare di ridurre il loro impatto sull'ambiente. Alcune azioni includono l'efficientamento energetico degli uffici, il riciclaggio e la riduzione della quantità di carta utilizzata. 

Un ulteriore vantaggio dell'implementazione di una tecnologia ad alta efficienza energetica, oltre agli ovvi benefici per l'ambiente, è che può comportare risparmi significativi per l'azienda. Un altro vantaggio è che questo tipo di tecnologia non richiede un grande investimento. Semplici sostituzioni, come il passaggio dalle lampadine a incandescenza ai LED, possono ridurre la quantità di energia utilizzata di quasi il 75%.

Per mettere le cose in prospettiva, si stima che, installando una singola lampadina CFL, si potrebbero risparmiare fino a 80 dollari di spese per l'elettricità entro la fine della vita della lampadina. Pensate ora alla quantità di denaro che risparmiereste sostituendo tutte le lampadine a incandescenza della vostra organizzazione! 

Altri tipi di tecnologia ecologica che potreste installare sono i sistemi di controllo automatico con sensori di movimento. Questi rilevano se una stanza viene utilizzata e spengono automaticamente le luci e le apparecchiature se la stanza non viene utilizzata.

È capitato a tutti di arrivare al lavoro la mattina e trovare tutte le luci e le apparecchiature ancora accese perché qualcuno ha dimenticato di spegnerle prima di andare a casa! L'implementazione di questo tipo di sistema di controllo può avere un impatto positivo significativo sul consumo energetico nel tempo.

Sistema senza carta in ufficio

Il passaggio alla carta ha vantaggi che vanno oltre le implicazioni ambientali. I documenti cartacei e gli schedari sono stati il modo per organizzare le informazioni per decenni.

Le persone si sono rese conto che la carta è un modo costoso e inefficiente di gestire le informazioni, quindi si rivolgono a uno dei tanti tipi di servizi di gestione elettronica dei documenti oggi disponibili.

Il passaggio alla carta richiede ovviamente tempo e impegno, ma i risultati si tradurranno in un'azienda più efficiente e competitiva, in cui la condivisione delle informazioni sarà più semplice e snella e il tempo dei dipendenti potrà essere dedicato a un lavoro più produttivo.

Archiviazione in cloud

Il cloud computing è una tecnologia che non potete permettervi di non avere nella vostra organizzazione. Il cloud storage consiste nell'archiviare i dati su Internet (in modo digitale). A differenza dei vecchi sistemi di archiviazione che prevedono la creazione di server interni, l'archiviazione in cloud ospita in modo sicuro i vostri dati fuori sede.

Uno dei principali vantaggi di questo approccio è che è conveniente e consente ai dipendenti di accedere ai dati da qualsiasi luogo del mondo in cui dispongano di una connessione Internet. Il cloud computing è una parte essenziale dell'implementazione delle politiche di lavoro a distanza e dell'eliminazione della carta in un'organizzazione. 

Il cloud storage è facile da usare. I dipendenti devono semplicemente trascinare e rilasciare i file nel cloud. Il salvataggio dei dati nel cloud avviene quasi istantaneamente. Non sono necessarie conoscenze tecniche per farlo. Nel caso in cui la vostra organizzazione sia colpita da un disastro, come un incendio, non dovrete farvi prendere dal panico perché potrete recuperare facilmente i vostri dati. Il cloud storage può essere considerato come un piano di backup. I dati remoti possono essere recuperati in qualsiasi momento.  

Con la crescita dell'organizzazione, il cloud storage facilita la scalabilità. Se avete bisogno di più spazio di archiviazione, il cloud vi permette di adattare il vostro ambiente di hosting in base alle esigenze sottostanti. Il livello di flessibilità è elevato e non può essere raggiunto con i sistemi di archiviazione tradizionali.

Riassumendo

La tecnologia può cambiare le carte in tavola per molti motivi, e la riduzione dei costi aziendali è sicuramente uno di questi. L'obiettivo generale dell'acquisto di nuovi gadget tecnologici deve essere sempre quello di ottimizzare, migliorare e rendere più efficienti i processi aziendali. In questo modo si può garantire che la spesa tecnologica sia un investimento, non una spesa.

Le varie strategie discusse in precedenza vi danno un'idea dei tipi di tecnologia disponibili che vi aiutano a raggiungere questo obiettivo. Ora è il momento di stabilire cosa ha senso per la vostra azienda e come iniziare a pianificare il vostro prossimo investimento tecnologico.