Focalizzato. Professionale. Efficace. Sono tre parole che le persone usano per descrivere ciò che considerano una "buona" azienda o impresa. Le aziende e i marchi fanno del loro meglio per comunicare questi valori nella maggior parte dei punti di contatto.

Ma un punto di contatto spesso trascurato è rappresentato dalle sale riunioni o conferenze di un'azienda; gli spazi in cui è probabile che si trovino gli ospiti (clienti, fornitori, partner e altri) che visitano l'azienda. La sala conferenze è un luogo in cui si possono guadagnare punti facili quando si conducono affari. Ammettiamolo, molte sale conferenze sono inadeguate.

Certo, ci sono caffè e snack e le sedie sono molto comode, ma quando si tratta di utilizzare effettivamente la sala per lo scopo per cui è stata pensata - far apparire sullo schermo la slide deck, far funzionare l'audio, connettersi ai partecipanti remoti - la sala conferenze è spesso il luogo in cui si verificano esperienze imbarazzanti e frustranti.

D'altra parte, disporre di una sala conferenze che funzioni senza stress e problemi (indipendentemente dal fatto che venga utilizzata per riunioni online o offline o per una combinazione) è un modo eccellente per aiutare i dipendenti a concentrarsi sul lavoro da svolgere: condurre una riunione efficace che produca risultati positivi.

Una riunione che si svolge senza problemi tecnici fa un'ottima prima impressione e trasmette il segnale che siete un'azienda senza fronzoli, in cui le cose sono snelle ed efficaci. In altre parole, concentrati, professionali ed efficienti. Quindi, dite addio alle esperienze in sala conferenze che provocano rabbia e continuate a leggere per saperne di più sugli strumenti e i prodotti necessari per creare gli ambienti più produttivi.

Sistemi di controllo AV: le possibilità

L'integrazione di un sistema di controllo AV è un modo intelligente per gestire automaticamente schermi, audio, luci e qualsiasi altro dispositivo presente nella stanza. I sistemi di controllo AV, disponibili in diverse forme e in grado di gestire vari livelli di complessità, sono il cervello di un sistema AV. cervello di un sistema AV. Alcuni hanno l'aspetto di scatole nere da cui fuoriescono fili e cavi, altri sembrano tastiere e altri ancora hanno un'interfaccia touch panel delle dimensioni di uno smartphone o di un tablet.

Un sistema di controllo viene normalmente installato da un integratore AV professionale e può essere configurato per svolgere ogni tipo di funzione. Queste funzioni sono determinate dalle esigenze dei singoli clienti e dalla configurazione delle loro apparecchiature. Alcuni esempi di funzioni sono:

• Accensione e spegnimento del display
• Alzare e abbassare il volume
• Alzare e abbassare lo schermo di un proiettore
• Accensione e spegnimento del proiettore
• Accensione e spegnimento di una webcam/microfono
• Connessione a un segnale, ad esempio un computer portatile, non appena si collega un cavo HDMI / USB
• Accensione automatica di uno schermo o di un proiettore non appena un computer portatile viene collegato con un cavo.

Questa configurazione garantisce che tutte le apparecchiature di una sala conferenze possano essere controllate da una postazione centrale con un solo dispositivo. Un altro vantaggio è la possibilità di avere diversi computer portatili collegati simultaneamente; si può semplicemente passare da un segnale all'altro premendo un pulsante. semplicemente premendo un pulsante. Non si dovrà più perdere tempo a scaricare le presentazioni di tutti su un laptop, a cambiare posto e a tirare i cavi quando è il proprio turno di presentazione. In una situazione in cui più persone devono presentare qualcosa sullo schermo, l'intera configurazione diventa improvvisamente molto più snella ed efficiente.

Esistono diversi tipi di sistemi di controllo AV, che variano per dimensioni, fascia di prezzo e complessità, consentendovi di trovare la soluzione più adatta alla vostra sala e alle vostre esigenze. In un ambiente di lavoro estremamente digitalizzato, la tecnologia svolge un ruolo più importante che mai. mai, ed è importante usarla a proprio vantaggio.

Pannelli a sfioramento: un'elegante soluzione di controllo AV

I sistemi di controllo a tastierino sono una scelta eccellente per le stanze più piccole o per gli spazi di apprendimento. Tuttavia, se preferite una soluzione con una tecnologia più intelligente e un look più esclusivo, un pannello a sfioramento è probabilmente l'opzione migliore. Un'interfaccia touch è molto più potente di un tastierino e consente di eseguire funzioni più complesse rispetto alla pressione di un pulsante. Un tastierino si limita a svolgere un numero di funzioni pari al numero di pulsanti.

Un pannello tattile offre molte più possibilità. Un integratore AV professionale può progettare l'interfaccia di un pannello tattile in modo che abbia diversi "livelli" di funzioni, il che lo rende una soluzione perfetta per le sale in cui si utilizzano molti tipi diversi di apparecchiature AV.

Controllori a pannello tattile Apprimo di Biamp

Uno dei modi più efficaci per garantire che la vostra sala conferenze sia organizzata e professionale è investire in un sistema di gestione dei cavi. Non c'è niente di peggio di una sala con cavi e fili che si trascinano su sedie e tavoli e sul pavimento. L'aspetto è disordinato e caotico e rende la vita difficile alle persone che utilizzano la sala. Il caos dei cavi rende difficile capire a quali dispositivi appartengono, quali sono i cavi giusti da usare, ecc.

Diversi tipi di prodotti e accessori tecnologici possono aiutarvi a mettere ordine nel caos dei cavi. Alcuni schermi, proiettori e altoparlanti possono essere collegati a dispositivi di streaming wireless, app o persino Bluetooth. La maggior parte delle persone, tuttavia, si collega a questi dispositivi in modo tradizionale: con i cavi. Ciò significa che di solito ci sono diversi cavi che scendono lungo le pareti e pendono dal soffitto. Pochi pensano che questo sia particolarmente bello. Inoltre, può essere molto poco pratico se qualcuno inciampa nei cavi e li scollega per errore (per non parlare della possibile violazione delle politiche aziendali in materia di salute e sicurezza).

Tuttavia, esiste una soluzione. È possibile nascondere fili e cavi installando delle placche a muro appositamente progettate. Queste placche consentono di collegare il computer portatile ad altri dispositivi (come schermo, proiettore o impianto audio) in modo elegante, senza avere cavi che penzolano dappertutto. Un'installazione di questo tipo può essere collocata comodamente sulla parete vicino al punto in cui si è seduti con il portatile, dove è sufficiente un breve cavo per collegarsi al dispositivo richiesto. I pannelli sono disponibili con diversi tipi di ingressi: USB, HDMI, VGA, AUX, ecc. Il tipo di ingresso dipende dal tipo di dispositivo da collegare.

Un'altra soluzione è l'installazione di un pozzetto da tavolo, che fa passare i cavi di alimentazione e le altre connessioni necessarie attraverso il tavolo della sala conferenze o un'altra superficie di lavoro per un accesso facile e veloce. I cavi sono retrattili, in modo da essere nascosti quando non vengono utilizzati. Le versioni più avanzate dei pozzetti da tavolo contengono un connettore di alimentazione CA, connettori per cavi standard (come USB, HDMI, minijack audio e un cavo Ethernet) e un sistema di controllo a tastiera, in modo da gestire tutto direttamente dalla scrivania o dal tavolo della sala conferenze.

La gestione dei cavi aggiunge il tocco finale a una soluzione AV per sale conferenze, rendendo l'ambiente più elegante, visivamente accattivante e di facile utilizzo allo stesso tempo.

Sistema di gestione dei cavi EasyConnect di Biamp

Eliminate gli incubi logistici con i sistemi di prenotazione delle sale conferenze

Gli incubi logistici associati alle doppie prenotazioni e alla ricerca di una sala conferenze libera possono essere eliminati con prodotti tecnologici intelligenti. Immaginate di aver condotto un cliente alla sala riunioni che avete prenotato, per poi entrare e trovare un altro team nel bel mezzo della riunione! nel bel mezzo della riunione! È imbarazzante e poco professionale, distrae e fa perdere tempo.

Considerate quindi di investire in una delle tante soluzioni di prenotazione di sale riunioni presenti sul mercato. I vantaggi dell'installazione di un sistema di questo tipo sono molteplici:

Gli utenti non dovranno imparare a usare un'altra applicazione/software. La maggior parte dei sistemi di prenotazione di sale conferenze si integra con sistemi di posta elettronica e di calendario come Microsoft Outlook o G Suite, il che significa che gli utenti possono prenotare le sale riunioni attraverso un software già noto.

Massimizzare le risorse. Può essere molto frustrante per i dipendenti vedere che le sale riunioni sono prenotate nel sistema, per poi passare davanti a loro e vederne molte vuote perché la riunione è stata cancellata. Alcuni sistemi di prenotazione dispongono anche di una funzione di check-in, il che significa che che le riunioni vengono cancellate automaticamente dopo un certo periodo di tempo, liberando la sala.

Naturalmente, un sistema di prenotazione disale riunioni/conferenze richiede un prodotto fisico - tipicamente un touch panel o un tablet - all'esterno della sala per mostrare la disponibilità della sala. Le sale disponibili possono anche essere prenotate direttamente dal touch panel.

Progettazione di sale conferenze che supportano la tecnologia

Tutte le soluzioni che abbiamo descritto possono aiutarvi a rendere la vostra sala conferenze più intelligente. Naturalmente, è importante che la sala abbia la disposizione, il design e l'arredamento giusti per supportare il sistema smart tech. Sarebbe un peccato installare i migliori prodotti che il mondo dell'AV prodotti migliori che il mondo della tecnologia AV possa offrire, solo che le persone si siedono in modo scomodo o non riescono a sentire correttamente a causa di un design e di un'acustica inadeguati.

Ogni aspetto della sala conferenze deve riflettere la qualità. La tecnologia, il design degli interni e tutti gli altri piccoli ma importanti dettagli contribuiscono a un'esperienza complessiva positiva. Sedie brutte o scomode potrebbero essere l'unica cosa che gli ospiti ricordano quando lasciano la sala conferenze, nonostante tutta la tecnologia intelligente.

La disposizione e il design della sala conferenze svolgono un ruolo fondamentale nell'esperienza complessiva di una riunione. Il design della sala conferenze deve corrispondere allo scopo della sala stessa.

Ad esempio, se la sala deve essere utilizzata per le videoconferenze:

• il tavolo della sala conferenze deve avere la forma e le dimensioni giuste
• la webcam e i microfoni devono essere collocati in posizioni strategiche, in modo che tutti i partecipanti possano vedere e sentire con chiarezza
• l'illuminazione (luci e tende) deve essere regolabile per garantire condizioni ottimali
• Gli elementi di distrazione, come la porta della sala conferenze, non devono essere visibili attraverso la webcam.

Riflessioni conclusive

In questo articolo vi abbiamo fornito una panoramica di 5 prodotti che riteniamo indispensabili in qualsiasi tipo di sala riunioni o sala conferenze. Queste soluzioni trasformeranno l'esperienza dei partecipanti alle riunioni, trasformando le sale conferenze da luoghi in cui le persone temono di essere di essere in luoghi in cui le persone si sentono sicure, concentrate e pronte a essere produttive.