Es kann verlockend sein, die IT-Ausgaben zu kürzen, damit die Zahlen besser aussehen. Wir glauben jedoch, dass dies kontraproduktiv sein kann. Es ist besser, Technologie als eine Investition zu betrachten, die die Rentabilität Ihres Unternehmens langfristig verbessern kann.

Die Anschaffung professionellerBüroausstattungkann recht kostspielig sein, und wenn Sie ohne entsprechende Planung Geld für technische Geräte ausgeben, können Ihrem Unternehmen exorbitante Kosten entstehen. In diesem Blogbeitrag sprechen wir über verschiedene Dinge, die Sie bei der Anschaffung neuer Technologie berücksichtigen sollten bei der Anschaffung neuer Technologie beachten sollten, und welche Arten von Technologie unserer Meinung nach eine gute Investition für jedes Unternehmen sind.

Unsere Kriterien für die Aufnahme in diese Liste sind, dass die Technologie entweder direkt die Kosten senkt oder die Prozesse effektiver und effizienter macht (d. h. auf lange Sicht Geld spart). Wenn Ihrem Unternehmen die Kosten aus dem Ruder laufen, wissen Sie wie frustrierend die Situation sein kann. Ihr Unternehmen hat vielleicht einige großartige Geschäfte abgeschlossen, und Ihr Umsatz ist hoch, aber die Ausgaben für den Betrieb des Unternehmens lassen Ihnen möglicherweise nur wenig übrig.

Auch wenn Sie Ihren Kunden mehr Geld in Rechnung stellen möchten, um Ihre Gewinnspanne zu erhöhen, könnte dies dazu führen, dass die Kunden zur Konkurrenz abwandern. Es bleibt Ihnen also nur eine Möglichkeit: Sie müssen Ihren Betrieb überprüfen und herausfinden, was Sie tun können, um Ihre Kosten zu senken. Dank der Technologie gibt es mehrere Möglichkeiten.

Der Einsatz von Technologie, um Geld zu sparen, lässt sich am besten verwirklichen, wenn man ihn nicht unter Zwang durchführt. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich viel Zeit nehmen, um herauszufinden, welche Technologie für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. So sehr Technologie Ihre Geschäftsprozesse auch vereinfacht So sehr die Technologie Ihre Geschäftsprozesse vereinfacht, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass einige von ihnen zu ungerechtfertigten Ausgaben führen können.

So kann zum Beispiel die Menge an Strom, die benötigt wird, um Licht/Bildschirme/Projektoren in Besprechungsräumen ständig eingeschaltet zu halten, die Höhe Ihrer Stromrechnungen drastisch erhöhen. Bei Biamp dreht sich alles um die Entwicklung intelligenter Technologie, die Ihnen hilft das Beste aus Ihrer Konferenzraumausrüstung herauszuholen.

Eine unserer Lösungen ist ein Steuergerät, das an alle Ihre Geräte angeschlossen wird und diese automatisch ein- und ausschaltet, wenn der Raum genutzt wird.

Sehen Sie mehr über automatische Kontrollsysteme hier.

Technologie ist dazu da, Ihr Unternehmen zu erleichtern und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Sie soll nicht der Grund dafür sein, dass Sie am Ende mehr ausgeben.

Die "richtige" Ausrüstung finden

Die Tatsache, dass Sie in Technologie investieren, bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie wirtschaftliche Einbrüche überstehen können. Ein Fehlkauf kann zu schleppenden Geschäftsabläufen führen, die auf lange Sicht teurer sind. Daher ist es unerlässlich, eine detaillierte Analyse aller angeschafften Geräte vorzunehmen, um sicherzugehen, dass sich die Investition auszahlt - sei es durch Einsparungen bei den Betriebskosten oder durch die Rationalisierung von Prozessen, Zeitersparnis oder Produktivitätssteigerung. 

Wenn Siein Ausrüstung investieren, sollten Sie sich viel Zeit nehmen, um den Bedarf Ihres Unternehmens zu ermitteln. Die Ausrüstung, die Sie kaufen, sollte auf Ihre Ziele abgestimmt sein.

Nun gut. Was können Sie also tun? Wir haben ein paar Fragen zusammengestellt, die Sie sich stellen können:

• Gibt es eine bestimmte Lücke, die mit den Geräten geschlossen werden soll?
• Möchten Sie Ihre Produktivität verbessern?
• Verschafft Ihnen die Ausrüstung einen Wettbewerbsvorteil? 
• Werden die Büroräume dadurch besser nutzbar?

Kaufen Sie das Gerät erst, wenn Sie Antworten auf diese und weitere Fragen haben. 

Die Meinung eines Außenstehenden ist ein sicherer Weg, um festzustellen, ob Sie sich für die richtige Ausrüstung entscheiden. Wenn nötig, sollten Sie einen externen Berater hinzuziehen, der Ihnen hilft, den Bedarf Ihres Unternehmens einzuschätzen, bevor Sie eine Kaufempfehlung abgeben. Dies geschieht meist durch eine Kosten-Nutzen-Analyse, in der die Vor- und Nachteile der verschiedenen Ausrüstungsarten herausgestellt werden. 

Kosteneinsparungen bei der Technologie

Bei technologischen Investitionen geht es nicht darum, so viele Geräte wie möglich anzuschaffen. Stattdessen sollte es darum gehen, herauszufinden, was mit denselben Geräten erreicht werden kann - damit Sie nicht in eine Situation geraten, in der Sie viel Geld für mehrere Geräte ausgegeben haben, die dieselben Funktionen erfüllen können, und so Ihre Büros mit unnötigen Geräten vollstopfen und Ihre Betriebskosten erhöhen. 

Es gibt verschiedene Strategien, mit denen Sie die Anzahl der benötigten Geräte in Ihrem Unternehmen reduzieren können. Notieren Sie zunächst alle Aufgaben, die Sie mit einem bestimmten Gerät erledigen wollen. Sobald das feststeht, recherchieren Sie die verschiedenen Geräte, mit denen die genannten Aufgaben erledigt werden können. Sie können eine Tabelle erstellen, in der die verschiedenen Aufgaben aufgelistet sind, die verschiedene Geräte erfüllen. Das Hauptziel ist es, ein Gerät zu finden, das so viele Aufgaben wie möglich erfüllen kann.  

Ebenso wie die Reduzierung der Ausrüstung ist auch die Wartung Ihrer derzeitigen Ausrüstung von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie regelmäßige Wartungsarbeiten einplanen und sich um Ihre Geräte kümmern, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sie ausfallen, was Sie zu hohen Kosten für den Ersatz der defekten Geräte zwingen könnte.

Investitionen in die Automatisierung vereinfachen Prozesse und steigern die Produktivität

Die Automatisierung bietet Unternehmen ein enormes Potenzial, mit Technologie Werte zu schaffen. Sie ist die Grundlage, um Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und neue Betriebsmodelle einzuführen.Automatisierung kann alle Arten von Arbeitsprozessen erleichtern. 

Um ein Beispiel aus dem Sitzungsmanagement zu nennen: All die Faktoren, die bei der Planung einer Sitzung berücksichtigt werden müssen, können überwältigend sein.

Der Gastgeber der Veranstaltung muss:

• Finden Sie einen Tag und eine Uhrzeit, die für die Mehrheit der Sitzungsteilnehmer geeignet sind.
• Finden Sie einen Tagungsraum mit der richtigen Größe und Kapazität, der über die erforderliche Ausstattung verfügt.
• Bestimmen Sie, wann und wie lange der Besprechungsraum verfügbar ist.

Die Planung einer Besprechung sollte nicht stressig und zeitaufwändig sein, und die Technologie kann sehr hilfreich sein, um einige dieser Prozesse zu automatisieren und es einfach zu machen, zu sehen, ob Räume verfügbar sind, wer sie nutzen wird und wann sie wieder verfügbar sein werden wieder. 

Eine Idee könnte daher sein, in ein kommerzielles AV-System mit Raumplanungssoftware und digitaler Beschilderung zu investieren, die im Empfangsbereich und außerhalb der verschiedenen Sitzungsräume hängen.

Diese können: 

• Anzeigen, ob Zimmer verfügbar sind
• Zeigen Sie an, wann und wie lange die Räume frei sein werden
• Helfen Sie Meeting-Teilnehmern, den richtigen Raum zu finden

Die Automatisierung solcher Prozesse kann den Mitarbeitern viel Zeit und Frustration ersparen, Ihre Besprechungsräume optimal nutzen, die Produktivität steigern und dafür sorgen, dass Besprechungen pünktlich beginnen und enden.

Umsetzung von Fernarbeitsrichtlinien

Die Kosten für die Unterhaltung eines Büros können sehr hoch sein, vor allem, wenn es sich um ein neues Unternehmen oder eine kleine Anzahl von Mitarbeitern handelt. Zu den Ausgaben gehören Miete, Nebenkosten, materielle Ausstattung, Reisekosten für Mitarbeiter, die Kunden besuchen, und und vieles mehr. Auch die Mitarbeiter geben jeden Monat einen beträchtlichen Betrag für die Fahrt zur und von der Arbeit aus. Es gibt auch versteckte Kosten für ein Unternehmen, z. B. für Mitarbeiter, die aufgrund des Verkehrs oder anderer Faktoren zu spät zur Arbeit kommen.

Eine Studie aus dem Vereinigten Königreich aus dem Jahr 2012 hat beispielsweise gezeigt, dass Verspätungen der Mitarbeiter die britische Wirtschaft jährlich über 9 Milliarden Pfund kosten!Einige dieser Kosten können durch die Einführung von Fernarbeitsregelungen gesenkt werden, indem Sie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität geben, von zu Hause aus zu arbeiten. von zu Hause aus zu arbeiten, und indem Sie Ihrem Unternehmen die Flexibilität geben, Talente in anderen Städten oder Ländern einzustellen. 

Da das Internet immer ausgereifter wird und die Kosten für Daten sinken, ist die Fernarbeit zur bevorzugten Arbeitsform geworden. Die Kosten für Daten und Kollaborationstools sind im Vergleich zu den oben erwähnten Kosten fast vernachlässigbar. Vorbei sind die Zeiten, in denen Zusammenarbeit und Videokonferenzen großen Unternehmen vorbehalten waren.

Dank des technologischen Fortschritts können auch kleinere Unternehmen von den Vorteilen der Telearbeit profitieren und dabei Geld und Zeit sparen.Ein Unternehmen muss in die richtigen Werkzeuge investieren, um Telearbeit einzuführen. Ein VOIP-Telefondienst ist auch ein wichtiges Instrument, um die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu erleichtern. VOIP bietet denselben Service wie ein Festnetztelefon über Ihre Internetverbindung und nicht über eine Telefongesellschaft.

Die Qualität der Anrufe ist genauso gut - wenn nicht sogar besser - als die des Festnetzes, und die Kosten sind deutlich niedriger. Skype ist ein Beispiel für einen VOIP-Dienst. Weitere wichtige Hilfsmittel sind Lösungen für Videokonferenzen in Besprechungsräumen wie Bildschirme, Webcams, Mikrofone und Tonanlagen.

Einsatz energiesparender Technologie

Das Klima und die Umwelt sind zu einem der größten Probleme der Welt geworden. Die Menschen ergreifen Maßnahmen, ändern ihren Lebensstil und die Art der von ihnen genutzten Technologie, um ihre Auswirkungen auf die Umwelt zu verringern. Zu diesen Maßnahmen gehören die Verbesserung der Energieeffizienz von Büros, Recycling und die Verringerung des Papierverbrauchs. 

Ein zusätzlicher Vorteil der Implementierung energieeffizienter Technologie ist neben den offensichtlichen Vorteilen für die Umwelt, dass sie zu erheblichen Einsparungen für Ihr Unternehmen führen kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese Art von Technologie keine großen Investitionen erfordert. Ein einfacher Austausch, wie z. B. der Wechsel von Glühbirnen zu LEDs, kann den Energieverbrauch um fast 75 % senken.

Um die Dinge ins rechte Licht zu rücken: Es wird geschätzt, dass Sie durch den Einbau einer einzigen CFL-Glühbirne bis zum Ende ihrer Lebensdauer bis zu 80 Dollar an Stromkosten sparen können. Stellen Sie sich nun vor, wie viel Geld Sie sparen würden, wenn Sie alle Glühbirnen in Ihrem Unternehmen austauschen würden! 

Eine andere Art von umweltfreundlicher Technologie, die Sie installieren könnten, sind automatische Kontrollsysteme mit Bewegungssensoren. Diese erkennen, ob ein Raum benutzt wird, und schalten das Licht und die Geräte automatisch aus, wenn der Raum nicht benutzt wird.

Wir alle haben schon einmal erlebt, dass wir morgens zur Arbeit kommen und feststellen, dass alle Lampen und Geräte noch eingeschaltet sind, weil jemand vergessen hat, sie auszuschalten, bevor er nach Hause ging! Die Einführung eines solchen Kontrollsystems kann sich im Laufe der Zeit sehr positiv auf Ihren Energieverbrauch auswirken.

Papierloses System im Büro

Der Verzicht auf Papier hat Vorteile, die weit über die Umweltauswirkungen hinausgehen. Papierdokumente und Aktenschränke sind seit Jahrzehnten der Weg, um Informationen zu organisieren.

Die Menschen haben inzwischen erkannt, dass Papier eine teure und ineffiziente Art der Informationsverwaltung ist, und wenden sich daher an eine der vielen Arten von elektronischen Dokumentenmanagementdiensten, die heute verfügbar sind.

Die Umstellung auf papierloses Arbeiten erfordert natürlich Zeit und Mühe, aber das Ergebnis ist ein effizienteres und wettbewerbsfähigeres Unternehmen, in dem die Weitergabe von Informationen einfacher und effizienter ist und die Zeit der Mitarbeiter für produktivere Arbeit genutzt werden kann.

Cloud-Speicher

Cloud Computing ist eine Technologie, auf die Sie in Ihrem Unternehmen nicht verzichten sollten. Bei der Cloud-Speicherung werden Ihre Daten im Internet (auf digitale Weise) gespeichert. Im Gegensatz zu älteren Speichersystemen, bei denen interne Server eingerichtet werden müssen, sind Ihre Daten bei der Cloud-Speicherung sicher an einem externen Standort untergebracht.

Ein großer Vorteil dieses Ansatzes ist, dass er erschwinglich ist und es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Ort der Welt, an dem sie über eine Internetverbindung verfügen, auf Daten zuzugreifen. Cloud Computing ist ein wesentlicher Bestandteil der Umsetzung von Fernarbeitsrichtlinien und der Umstellung auf papierloses Arbeiten in einem Unternehmen. 

Der Cloud-Speicher ist einfach zu bedienen. Die Mitarbeiter ziehen Dateien einfach per Drag & Drop in die Cloud. Das Speichern von Daten in der Cloud geschieht fast augenblicklich. Man braucht dazu keine technischen Kenntnisse. Sollte Ihr Unternehmen von einer Katastrophe wie einem Brand betroffen sein, brauchen Sie nicht in Panik zu geraten, denn Sie können Ihre Daten problemlos wiederherstellen. Cloud-Speicher können als Backup-Plan betrachtet werden. Die entfernten Daten können jederzeit wiederhergestellt werden.  

Wenn Ihr Unternehmen wächst, erleichtert die Cloud-Speicherung die Skalierbarkeit. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, können Sie Ihre Hosting-Umgebung über die Cloud an die jeweiligen Anforderungen anpassen. Sie haben ein hohes Maß an Flexibilität, das mit herkömmlichen Speichersystemen nicht erreicht werden kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen

Technologie kann in vielerlei Hinsicht den Ausschlag geben - und die Senkung Ihrer Geschäftskosten ist definitiv einer davon. Ihr übergeordnetes Ziel bei der Anschaffung neuer technischer Geräte sollte immer sein, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, zu verbessern und effizienter zu gestalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Technologieausgaben eine Investition und keine Ausgabe sind.

Die verschiedenen oben beschriebenen Strategien geben Ihnen einen Eindruck davon, welche Arten von Technologie zur Verfügung stehen, um genau dieses Ziel zu erreichen. Jetzt müssen Sie herausfinden, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und wie Sie mit der Planung Ihrer nächsten Technologieinvestition beginnen können.