Fokussiert. Professionell. Effektiv. Dies sind drei Worte, mit denen die Menschen beschreiben, was sie für ein "gutes" Unternehmen oder einen guten Betrieb halten. Unternehmen und Marken versuchen ihr Bestes, um diese Werte an den meisten wichtigen Kontaktpunkten zu vermitteln.

Ein oft übersehener Berührungspunkt sind jedoch die Besprechungs- oder Konferenzräume eines Unternehmens, also die Räume, in denen sich Gäste (Kunden, Lieferanten, Partner und andere), die das Unternehmen besuchen, wahrscheinlich aufhalten werden. Der Konferenzraum ist ein Ort, an dem Sie bei der Geschäftsabwicklung leicht punkten können Seien wir ehrlich, viele Konferenzräume sind unzureichend.

Sicher, es gibt Kaffee und Snacks, und die Stühle sind wirklich bequem, aber wenn es darum geht, den Raum tatsächlich für den beabsichtigten Zweck zu nutzen - damit das Foliendokument auf dem Bildschirm erscheint, der Ton funktioniert, die Verbindung zu entfernten Teilnehmern hergestellt wird -, ist der Konferenzraum oft der Ort, an dem unangenehme und frustrierende Erfahrungen gemacht werden.

Andererseits ist ein Konferenzraum, der ohne Stress und Probleme funktioniert (unabhängig davon, ob er für Online- oder Offline-Meetings - oder eine Kombination davon - genutzt wird), eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu helfen, sich auf ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren: die Leitung eines effektiven Meetings, das zu positiven Ergebnissen führt.

Ein Meeting, das ohne technische Probleme abläuft, hinterlässt einen guten ersten Eindruck und signalisiert, dass Sie ein sachliches Unternehmen sind, in dem die Dinge straff und effektiv ablaufen. Mit anderen Worten: konzentriert, professionell und effizient. Verabschieden Sie sich also von ärgerlichen Erfahrungen in Konferenzräumen und lesen Sie weiter, um mehr über die Tools und Produkte zu erfahren, die Sie benötigen, um eine möglichst produktive Umgebung zu schaffen.

AV-Steuerungssysteme - die Möglichkeiten

Die Integration eines AV-Steuerungssystems ist ein intelligenter Weg, um Bildschirme, Audio, Licht und alle anderen Geräte im Raum automatisch zu steuern. AV-Steuerungssysteme - die es in verschiedenen Formen und mit unterschiedlicher Komplexität gibt - sind das Gehirn hinter einem AV-System. Einige sehen aus wie schwarze Kästen mit Drähten und Kabeln, andere sehen aus wie Tastaturen, und wieder andere haben eine Touchpanel-Oberfläche in der Größe eines Smartphones oder Tablets.

Ein Steuersystem wird normalerweise von einem professionellen AV-Integrator installiert und kann so konfiguriert werden, dass es alle möglichen Funktionen ausführt. Diese Funktionen richten sich nach den Bedürfnissen der einzelnen Kunden und ihrer Ausstattung. Einige Beispiele für Funktionen sind:

• Ein- und Ausschalten des Bildschirms
• Lauter und leiser stellen
• Auf- und Abrollen einer Projektionsfläche
• Ein- und Ausschalten eines Projektors
• Ein- und Ausschalten einer Webcam/einesMikrofons
• Verbindung zu einem Signal, z. B. einem Laptop, sobald jemand ein HDMI-/USB-Kabel einsteckt
• Automatisches Einschalten eines Bildschirms oder Projektors, sobald ein Laptop mit einem Kabel angeschlossen wird

Diese Einrichtung gewährleistet, dass alle Geräte in einem Konferenzraum von einer zentralen Stelle aus mit nur einem Gerät gesteuert werden können. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie mehrere Laptops gleichzeitig anschließen können; Sie können einfach per Knopfdruck zwischen den Signalen umschalten. einem Tastendruck zwischen den Signalen wechseln. Sie brauchen keine Zeit mehr damit zu verschwenden, die Präsentationen aller Teilnehmer auf einen Laptop herunterzuladen, den Platz zu wechseln und Kabel ein- und auszustecken, wenn sie mit ihrer Präsentation an der Reihe sind. In einer Situation, in der mehrere Personen eine Präsentation etwas auf dem Bildschirm präsentieren müssen, wird die ganze Einrichtung plötzlich viel rationeller und effizienter.

Es gibt verschiedene Arten von AV-Steuerungssystemen, die sich in Größe, Preisklasse und Komplexität unterscheiden, so dass Sie die Lösung finden können, die für Ihren Raum und Ihre Bedürfnisse geeignet ist. In einer extrem digitalisierten Arbeitswelt spielt die Technologie eine wichtigere Rolle als je zuvor. Rolle als je zuvor, und es ist wichtig, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen.

Touchpanels - eine elegante AV-Steuerungslösung

Tastatursteuerungssysteme sind eine ausgezeichnete Wahl für kleinere Räume oder Lernräume. Wenn Sie jedoch eine Lösung mit intelligenter Technik und einem exklusiveren Aussehen bevorzugen, ist ein Touchpanel wahrscheinlich die beste Option. Eine Touch-Bedienoberfläche ist viel leistungsfähiger als eine Tastatur und ermöglicht Ihnen komplexere Funktionen als das Drücken einer Taste. Ein Tastenfeld kann nur so viele Funktionen ausführen, wie es Tasten gibt.

Ein Touchpanel bietet Ihnen viel mehr Möglichkeiten. Ein professioneller AV-Integrator kann eine Touchpanel-Benutzeroberfläche so gestalten, dass sie mehrere "Ebenen" von Funktionen hat, was sie zu einer perfekten Lösung für Räume macht, in denen viele verschiedene Arten von AV-Geräten verwendet werden.

Apprimo-Touchpanel-Steuerungen von Biamp

Eine der effektivsten Methoden, um sicherzustellen, dass Ihr Konferenzraum organisiert und professionell aussieht, ist die Investition in ein Kabelmanagementsystem. Nichts sieht schlimmer aus als ein Raum, in dem Kabel und Drähte über Stühle und Tische drapiert sind und überall auf dem Boden verstreut liegen. Das sieht unordentlich und chaotisch aus und macht den Nutzern des Raums das Leben schwer. Das Kabelchaos erschwert es, herauszufinden, zu welchen Geräten die Kabel gehören, welches die richtigen Kabel sind, usw.

Verschiedene Arten von technischen Produkten und Zubehör können Ihnen helfen, Ordnung in das Kabelchaos zu bringen. Einige Bildschirme, Projektoren und Lautsprecher können mit drahtlosen Streaming-Geräten, Apps oder sogar Bluetooth verbunden werden. Die meisten Menschen schließen diese Geräte jedoch immer noch auf traditionelle Weise an: mit Kabeln. Das bedeutet, dass in der Regel mehrere Kabel an den Wänden entlanglaufen und von der Decke herabhängen. Nur wenige Menschen finden, dass dies besonders schön aussieht. Es kann auch sehr unpraktisch sein, wenn jemand über die Kabel stolpert und sie versehentlich abtrennt (ganz zu schweigen von einem möglichen Verstoß gegen die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens).

Es gibt jedoch eine Lösung. Sie können Drähte und Kabel verbergen, indem Sie speziell entworfene Wandplatten installieren lassen. Damit können Sie einen Laptop auf elegante Weise mit anderen Geräten (z. B. Bildschirm/Projektor/Soundsystem) verbinden, ohne dass überall Kabel herumhängen. Eine solche Installation lässt sich bequem an der Wand in der Nähe des Sitzplatzes des Laptops anbringen, wo nur ein kurzes Kabel zum Anschluss an das gewünschte Gerät benötigt wird. Es gibt Panels mit verschiedenen Eingangstypen: USB, HDMI, VGA, AUX, usw. Die Art des Eingangs hängt von der Art des Geräts ab, das Sie anschließen möchten.

Eine andere Lösung ist die Installation eines Tischschachts, der die Stromkabel und andere notwendige Anschlüsse durch einen Konferenzraumtisch oder eine andere Arbeitsfläche führt und so einen einfachen und schnellen Zugang ermöglicht. Die Kabel sind einziehbar, so dass sie nicht sichtbar sind, wenn sie nicht gebraucht werden. Fortschrittlichere Versionen von Tischschächten enthalten einen Netzanschluss, Standardkabelanschlüsse (z. B. USB, HDMI, Audio-Minibuchse und ein Ethernet-Kabel) und ein Tastatursteuersystem, so dass alles direkt vom Schreibtisch oder Konferenzraumtisch aus gesteuert werden kann.

Das Kabelmanagement verleiht einer AV-Lösung für Konferenzräume den letzten Schliff und lässt den Raum eleganter, optisch ansprechender und gleichzeitig benutzerfreundlicher erscheinen.

Das EasyConnect-Kabelmanagement-System von Biamp

Beseitigen Sie logistische Albträume mit Buchungssystemen für Konferenzräume

Die logistischen Alpträume, die mit doppelt gebuchten Räumen und der Suche nach einem freien Konferenzraum verbunden sind, können mit intelligenten technischen Produkten beseitigt werden. Stellen Sie sich vor, Sie führen einen Kunden zu dem von Ihnen gebuchten Besprechungsraum, nur um dort ein anderes Team vorzufinden, das gerade mitten in ihrer Besprechung! Das ist peinlich und unprofessionell, ablenkend und zeitraubend.

Überlegen Sie sich daher, ob Sie nicht in eine der vielen auf dem Markt erhältlichen Lösungen zur Buchung von Besprechungsräumen investieren sollten. Die Installation eines solchen Systems bringt viele Vorteile mit sich:

Die Nutzer müssen nicht lernen, wie man eine andere App/Software benutzt. Die meisten Buchungssysteme für Konferenzräume lassen sich in E-Mail- und Kalendersysteme wie Microsoft Outlook oder G Suite integrieren, so dass die Nutzer Konferenzräume über ihre vertraute Software buchen können.

Maximieren Sie die Ressourcen. Für die Mitarbeiter kann es sehr frustrierend sein, wenn sie sehen, dass Besprechungsräume im System gebucht sind, und dann im Vorbeigehen feststellen, dass viele davon leer sind, weil die Besprechung abgesagt wurde. Einige Buchungssysteme verfügen auch über eine Check-in-Funktion, was bedeutet Das bedeutet, dass Besprechungen nach einer bestimmten Zeit automatisch abgesagt werden, wodurch der Raum wieder frei wird.

Ein Buchungssystem fürBesprechungs-/Konferenzräume erfordert natürlich ein physisches Produkt - in der Regel ein Touchpanel oder ein Tablet - außerhalb des Raumes, um die Verfügbarkeit der Räume anzuzeigen. Verfügbare Räume können auch direkt über das Touchpanel gebucht werden.

Konferenzraumgestaltung, die Technologie unterstützt

Alle von uns beschriebenen Lösungen können Ihnen helfen, Ihren Konferenzraum intelligenter zu gestalten. Natürlich ist es wichtig, dass der Raum die richtige Aufteilung, das richtige Design und das richtige Mobiliar hat, um Ihr intelligentes technisches System zu unterstützen. Es wäre schade, wenn Sie die besten Es wäre schade, wenn Sie die besten Produkte aus der Welt der AV-Technik installieren würden, und die Teilnehmer dann aufgrund einer schlechten Gestaltung und Akustik unbequem sitzen oder nicht richtig hören können.

Jeder Aspekt des Konferenzraums sollte Qualität widerspiegeln. Technik, Inneneinrichtung und all die anderen kleinen, aber wichtigen Details tragen zu einem positiven Gesamterlebnis bei. Hässliche oder unbequeme Stühle könnten das Einzige sein, woran sich die Gäste erinnern, wenn sie den Konferenzraum verlassen, trotz all der intelligenten Technik.

Die Gestaltung und das Design von Konferenzräumen spielen eine große Rolle für den Gesamteindruck eines Meetings. Die Gestaltung des Konferenzraums muss dem Zweck des Raums entsprechen.

Zum Beispiel, wenn der Raum für Videokonferenzen genutzt werden soll:

• der Konferenzraumtisch muss die richtige Form und Größe haben
• Die Webcam und die Mikrofone müssen an strategisch günstigen Stellen angebracht werden, damit alle Teilnehmer gut gesehen und gehört werden können.
• die Beleuchtung (Licht und Vorhänge) muss regulierbar sein, um optimale Bedingungen zu gewährleisten
• Ablenkende Elemente, wie z. B. die Tür des Konferenzraums, sollten durch die Webcam nicht sichtbar sein.

Abschließende Gedanken

In diesem Artikel haben wir Ihnen einen Überblick über 5 Produkte gegeben, die unserer Meinung nach in jeder Art von Besprechungsraum oder Konferenzraum ein Muss sind. Diese Lösungen werden die Erfahrung der Teilnehmer in Besprechungen verändern und Konferenzräume von Orten, an denen man sich nicht gerne zu einem Ort, an dem sich die Teilnehmer sicher, konzentriert und produktiv fühlen.