Det kan være fristende at skære i IT-udgifterne for at få tallene til at se bedre ud. Men vi mener, at det kan have den modsatte effekt. Det er bedre at se teknologi som en investering, der kan forbedre din virksomheds rentabilitet i det lange løb.

Det kan være ret dyrt at købe professionelt kontorudstyr, og hvis du bruger penge på tekniske gadgets uden ordentlig planlægning, kan det resultere i, at din virksomhed får ublu udgifter. I dette blogindlæg taler vi om nogle forskellige ting, du bør overveje når du køber ny teknologi, og hvilke typer teknologi, vi mener, er en god investering for enhver virksomhed.

Vores kriterier for at komme på denne liste er, at teknologien enten direkte reducerer udgifterne eller gør processerne mere effektive (hvilket betyder, at der spares penge i det lange løb). Hvis din virksomheds omkostninger er ved at løbe løbsk, forstår du hvor frustrerende situationen kan være. Din virksomhed har måske landet nogle gode aftaler, og din omsætning er høj, men de udgifter, der går til at drive virksomheden, kan efterlade dig med meget lidt tilbage.

Selv om du måske gerne vil opkræve mere af dine kunder for at forsøge at øge din profitmargin, kan det tvinge kunderne til at skifte til konkurrenterne. Det efterlader dig med kun én mulighed - at vurdere din drift og finde ud af, hvad du kan gøre for at sænke dine udgifter. Takket være teknologien er der flere tiltag til rådighed.

Brugen af teknologi til at spare penge realiseres bedst, når man ikke gør det under tvang. Det er afgørende at afsætte god tid til at finde ud af, hvilken teknologi der fungerer bedst for din virksomhed. Lige så meget som teknologi kan gøre for dine forretningsprocesser, er det værd at anerkende, at nogle af dem kan føre til uberettigede udgifter.

For eksempel kan den mængde strøm, der er nødvendig for at holde lys/skærme/projektorer i mødelokaler tændt hele tiden, øge størrelsen på dine elregninger drastisk. Hos Biamp handler det om at skabe smart teknologi, der hjælper dig med at få mest muligt ud af dit mødelokaleudstyr.

En af vores løsninger er en styreenhed, der forbindes til alt dit udstyr og tænder og slukker det automatisk, når rummet bruges.

Se mere om automatiske styresystemer her.

Det er meningen, at teknologien skal gøre din virksomhed mere bekvem og få tingene til at køre gnidningsløst. Det er ikke meningen, at det skal være grunden til, at du ender med at bruge flere penge.

Find det 'rigtige' udstyr

Det faktum, at du investerer i teknologi, er ikke ensbetydende med, at du kan modstå økonomiske nedgangstider. Et dårligt køb kan resultere i langsomme forretningsprocesser, som kan blive dyrere i det lange løb. Derfor er det vigtigt at foretage en detaljeret analyse af alt det indkøbte udstyr for at være sikker på, at det giver et højere investeringsafkast - uanset om det drejer sig om at spare penge på forsyninger eller strømline processer, spare tid eller øge produktiviteten. 

Når duinvesterer i udstyr, skal du afsætte god tid til at vurdere din virksomheds behov. Det udstyr, du køber, skal være i overensstemmelse med dine mål.

Okay. Hvad kan du så gøre? Vi har samlet nogle spørgsmål, du kan stille dig selv:

• Er der et specifikt hul, som udstyret skal bruges til at udfylde?
• Ønsker du at forbedre produktiviteten?
• Vil udstyret give dig en konkurrencefordel? 
• Vil det gøre kontorlokalerne mere anvendelige?

Køb først udstyret, når du har svar på disse og flere spørgsmål. 

At få en outsiders synspunkt er en sikker måde at afgøre, om du har fat i det rigtige udstyr. Find om nødvendigt en ekstern konsulent, som kan hjælpe dig med at vurdere din virksomheds behov, før du foretaget købet. Det sker for det meste gennem en cost-benefit-analyse, som belyser fordele og ulemper ved forskellige typer udstyr. 

Besparelser på teknologiomkostninger

Teknologiske investeringer handler ikke kun om at få så meget udstyr som muligt. I stedet bør det handle om at finde ud af, hvad man kan udrette med det samme udstyr - så man ikke ender i en situation, hvor man har brugt en masse penge på flere værktøjer, der kan udføre de samme funktioner, og dermed fylder kontoret med unødvendige værktøjer og øger driftsomkostningerne. 

Der er forskellige strategier, du kan bruge til at reducere mængden af udstyr, som din virksomhed har brug for. Til at begynde med skal du notere alle de ting, du vil have udført af et bestemt stykke udstyr. Når det er fastlagt, skal du undersøge, hvilket udstyr der kan udføre de nævnte opgaver. Du kan lave et regneark med de forskellige opgaver, som de forskellige redskaber udfører. Hovedmålet er at få et, der kan udføre så mange opgaver som muligt.  

På linje med at reducere udstyr er det afgørende at vedligeholde dit nuværende udstyr. Når du planlægger regelmæssig vedligeholdelse og tager dig af dit udstyr, reducerer du sandsynligheden for, at det går i stykker, hvilket kan tvinge dig til at afholde store udgifter til at udskifte det ødelagte udstyr.

Invester i automatisering for at forenkle processer og øge produktiviteten

Automatisering giver virksomheder et enormt potentiale for at skabe værdi med teknologi. Det er grundlaget for, at du kan fremskynde processer, reducere omkostninger og implementere nye driftsmodeller. Automatisering kan gøre alle mulige arbejdsprocesser lettere. 

For at bruge mødeledelse som et eksempel: Alle de faktorer, der skal tages i betragtning, når man planlægger et møde, kan være overvældende.

Mødeværten skal:

• Find en dag og et tidspunkt, der passer de fleste mødedeltagere
• Find et mødelokale med den rette størrelse og kapacitet, der indeholder det nødvendige udstyr
• Finde ud af hvornår mødelokalet er tilgængeligt og hvor længe

Det bør ikke være stressende og tidskrævende at planlægge et møde, og teknologi kan være en stor hjælp til at automatisere nogle af disse processer og gøre det nemt at se, om der er ledige lokaler, hvem der skal bruge dem, og hvornår de er ledige igen. 

En idé kunne derfor være at investere i et kommercielt AV-system med software til planlægning af lokaler og digitale skilte, der hænger i receptionen og uden for de forskellige mødelokaler.

Det kan de: 

• Vise om der er ledige værelser
• Vise hvornår værelserne er ledige, og hvor længe de er det
• Hjælpe mødedeltagerne med at finde det rigtige lokale

Ved at automatisere den slags processer kan du spare medarbejderne for en masse tid og frustration, få mest muligt ud af dine mødefaciliteter, øge produktiviteten og få møderne til at starte og slutte til tiden.

Implementer politikker for fjernarbejde

Omkostningerne ved at have et kontor kan være meget høje, især hvis man er en ny virksomhed eller har et mindre antal ansatte. Udgifterne omfatter husleje, forsyningsselskaber, fysisk udstyr, rejseudgifter for medarbejdere, der besøger kunder, og mange flere. Medarbejderne bruger måske også et betydeligt beløb hver måned på at rejse til og fra arbejde. Der er også skjulte omkostninger for en organisation: medarbejdere, der kommer for sent på arbejde på grund af trafik og andre faktorer.

For eksempel viste en undersøgelse i Storbritannien i 2012, at personalets forsinkelse koster den britiske økonomi over 9 milliarder pund om året! Nogle af disse omkostninger kan reduceres ved at implementere fjernarbejdspolitikker, give dine medarbejdere større fleksibilitet til at arbejde hjemmefra og give din virksomhed fleksibilitet til at ansætte talenter i andre byer eller lande. 

Efterhånden som internettet modnes, og prisen på data falder, er fjernarbejde blevet den mest foretrukne arbejdsform. Omkostningerne til data og samarbejdsværktøjer er næsten ubetydelige, når man sammenligner dem med de ovennævnte omkostninger. Borte er de dage, hvor samarbejds- og videokonferenceværktøjer var forbeholdt store virksomheder.

Teknologiske fremskridt har også gjort det muligt for mindre virksomheder at nyde godt af fordelene ved distancearbejde, som omfatter besparelser på penge og tid. En virksomhed skal investere i de rigtige værktøjer for at kunne implementere fjernarbejde. VOIP-telefonservice er også et vigtigt værktøj til at lette kommunikationen mellem medarbejderne. VOIP giver den samme service som en fastnettelefon via din internetforbindelse i stedet for et telefonselskab.

Kvaliteten af opkaldene er lige så god - hvis ikke bedre - end fastnettelefonen, og omkostningerne er betydeligt lavere. Skype er et eksempel på en VOIP-tjeneste. Andre vigtige værktøjer omfatter videokonferenceløsninger i mødelokaler, f.eks. skærme, webkameraer, mikrofoner og lydsystemer.

Anvend energibesparende teknologi

Klima og miljø er blevet nogle af verdens største bekymringer. Folk tager affære, ændrer deres livsstil og ændrer de typer teknologi, de bruger, for at forsøge at reducere deres indvirkning på miljøet. Nogle af tiltagene er at gøre kontorer mere energieffektive, genbruge og reducere mængden af papir, der bruges. 

En ekstra fordel ved at implementere energieffektiv teknologi, ud over de åbenlyse miljømæssige fordele, er, at det kan resultere i betydelige besparelser for din virksomhed. En anden fordel er, at denne type teknologi ikke kræver en stor investering. Enkle udskiftninger, som f.eks. at skifte glødepærer ud med LED-pærer, kan reducere energiforbruget med næsten 75%.

For at sætte tingene i perspektiv anslås det, at når du installerer en enkelt CFL-pære, kan du spare så meget som 80 dollars i eludgifter, når pærens levetid er udløbet. Tænk nu på, hvor mange penge du ville spare ved at udskifte alle glødepærerne i din organisation! 

Andre typer miljøvenlig teknologi, du kan installere, er automatiske kontrolsystemer med bevægelsessensorer. De registrerer, om et rum bliver brugt, og slukker automatisk for lys og udstyr, hvis rummet ikke bliver brugt.

Vi har alle oplevet at komme på arbejde om morgenen og opdage, at alt lys og udstyr stadig er tændt, fordi nogen har glemt at slukke for det, før de gik hjem! Implementering af denne type kontrolsystem kan have en betydelig positiv indvirkning på dit energiforbrug over tid.

Papirløst system på kontoret

At blive papirløs har fordele, der overgår de miljømæssige konsekvenser. Papirdokumenter og arkivskabe har været måden at organisere information på i årtier.

Folk har nu indset, at papir er en både dyr og ineffektiv måde at håndtere information på, så de henvender sig til en af de mange typer elektroniske dokumenthåndteringstjenester, der findes i dag.

At blive papirløs er selvfølgelig noget, der tager tid og kræfter, men resultaterne vil betyde en mere effektiv og konkurrencedygtig virksomhed, hvor det er lettere og mere strømlinet at dele information, og hvor medarbejdernes tid kan bruges på mere produktivt arbejde.

Opbevaring i skyen

Cloud computing er en teknologi, du ikke har råd til at undvære i din organisation. Cloud storage indebærer, at dine data lagres på internettet (på en digital måde). I modsætning til ældre lagringssystemer, som involverer etablering af interne servere, opbevarer cloud storage dine data sikkert uden for virksomheden.

En stor fordel ved denne tilgang er, at den er overkommelig i pris og giver dine medarbejdere adgang til data fra ethvert sted i verden, hvor de har en internetforbindelse. Cloud computing er en vigtig del af at implementere fjernarbejdspolitikker og blive papirløs i en organisation. 

Cloud storage er nemt at bruge. Medarbejderne skal blot trække og slippe filer til skyen. At gemme data i skyen sker næsten øjeblikkeligt. Man behøver ikke nogen teknisk viden for at gøre det. Hvis din organisation rammes af en katastrofe som f.eks. en brand, behøver du ikke at gå i panik, for du kan nemt gendanne dine data. Cloud storage kan ses som en backup-plan. De eksterne data kan hentes når som helst.  

Når din organisation vokser, gør cloud storage det lettere at skalere. Hvis du har brug for mere lagerplads, giver skyen dig mulighed for at justere dit hostingmiljø baseret på de underliggende behov. Du har en høj grad af fleksibilitet, som ikke kan opnås med traditionelle lagersystemer.

For at opsummere det hele

Teknologi kan være en gamechanger af mange grunde - og at reducere din virksomheds omkostninger er helt sikkert en af dem. Dit overordnede mål, når du køber nye teknologiske gadgets, bør altid være at optimere, forbedre og gøre dine forretningsprocesser mere effektive. På den måde kan du garantere, at dine udgifter til teknologi er en investering og ikke en udgift.

De forskellige strategier, vi har diskuteret ovenfor, giver dig en idé om, hvilke typer teknologi der findes, som kan hjælpe dig med at nå netop dette mål. Nu er det tid til at finde ud af, hvad der giver mening for din virksomhed, og hvordan du kan komme i gang med at planlægge din næste teknologiinvestering.