BYO-koncept i mötesutrymmen

Utmaningen med mötesrumskompatibilitet kan lösas genom att BYO-koncept integreras i mötesrummet. Under de senaste åren har IT/AV-världen bevittnat uppkomsten av flera akronymer som börjar med BYO.

Låt oss ta en titt på de tre mest populära:

BYOD - Ta med din egen enhet: Denna term används allmänt inom IT för att beskriva arbetsplatspolicyer som tillåter anställda att använda sina privatägda enheter för att komma åt företagsapplikationer och sekretessbelagd information på privata servrar istället för att använda enheter som företaget har utfärdat.

BYOD i mötesrummet innebär att man kan ta med sig en personlig enhet till ett mötesrum istället för att förlita sig på en hård codec eller en dedikerad dator installerad i rummet. Lösningar som MAX CONNECT erbjuder prisvärda mötesrumslösningar som stöder BYOD.

BYOM - Ta med ditt eget möte: BYOM beskriver en mötesplats som är utformad för att vara plattformsoberoende, så att användarna kan använda sina föredragna webb- eller molnbaserade videokonferensapplikationer som Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Cisco Webex och andra.

BYOA - Ta med dina egna applikationer: BYOA avser företagspolicyer som gör det möjligt för anställda att använda de produktivitets- och samarbetsappar de föredrar istället för den standardprogramvara som erbjuds av arbetsgivaren. I ett mötesutrymme skulle BYOA appar användas på medarbetarnas personliga eller privata enheter och delas trådbundet eller trådlöst via projektorer, skärmar eller interaktiva whiteboards.

Utmaningen med mötesrumskompatibilitet

Dagens mötesrum måste kunna hantera ett brett spektrum av enheter, mötesformat och deltagarnas preferenser. AV-tekniken måste sömlöst stödja dessa olika krav utan att hindra att mötena blir framgångsrika, oavsett om de är personliga eller virtuella.

De vanligaste enheterna i moderna mötesrum är bärbara datorer (av olika modeller och märken), smartphones, surfplattor, projektorer, trådlösa delningsenheter, mikrofoner och webbkameror.

AV-systemet måste vara tillräckligt flexibelt för att fungera sömlöst oavsett vilken utrustning som används, vilka deltagare som är närvarande och vilken typ av möte det handlar om.

Fördelar med en BYO-lösning i mötesrummet

Tidsbesparingar
BYO-principer kan öka medarbetarnas produktivitet genom att de kan använda bekanta enheter och applikationer, vilket sparar tid som annars går åt till IT-introduktion och att lära sig verktyg som företaget tillhandahåller.

Detta tillvägagångssätt minskar också antalet IT-supportärenden, vilket är särskilt viktigt i möteslokaler där tiden är begränsad och inte bör slösas bort på IT-problem.

Medarbetarnöjdhet
Att erbjuda friheten att använda önskade enheter, videokonferensverktyg och samarbetsappar kan öka medarbetarnas moral och arbetsglädje. BYO-policyer används ofta som en rekryteringsstrategi för att locka till sig en ung, tekniskt kunnig arbetskraft.

Innovation
I den kunskapsbaserade ekonomin är högutbildade medarbetare ett företags mest värdefulla tillgång. BYO-strategier som främjar medarbetarnas frihet och flexibilitet att arbeta och samarbeta på det sätt de själva föredrar skapar en miljö för kunskapsdelning, idégenerering, produktivitet, effektivitet och innovation.

Varför bör fler mötesrum vara videoaktiverade?

Distansmöten blir nu allt vanligare i kontorsmiljöer. Många företag har numera en global närvaro med team som är utspridda på flera platser. Dessutom anlitar organisationer ofta externa byråer och frilansare, vilket gör samarbete på distans viktigt. Covid-19-pandemin 2020 påskyndade behovet av distansmöten när anställda sattes i karantän.

Denna förändring av arbetsnormerna har ställt nya krav på företagens fysiska infrastruktur och IT-infrastruktur. Personliga arbetsstationer är utrustade med ljudutrustning som headset, mikrofoner och webbkameror som företaget tillhandahåller, vilket gör det möjligt för medarbetarna att samarbeta på distans från sina skrivbord.

Det ökande antalet distansmöten har också ökat efterfrågan på mötesrum, vilket har fått företagen att omvandla kontorsutrymmen till mötesrum för att tillgodose denna ökning.

Bärbara datorer kan visserligen underlätta videomöten, men de inbyggda ljud- och videofunktionerna är ofta av undermålig kvalitet. Vid möten med en blandning av fysiska deltagare och deltagare på distans räcker det inte med att enbart förlita sig på bärbara datorer för att få en tydlig och effektiv kommunikation. Dedikerad hårdvara som är utformad för onlinemöten och videokonferenser är avgörande i sådana scenarier.

Trådlösa lösningar

Trådlösa lösningar erbjuder flexibilitet och gör det möjligt för användare att dela skärmen på sin bärbara dator, surfplatta eller smartphone utan att behöva använda kablar. Lösningar som Airtame, Barco ClickShare, wePresent och Mersive Solstice består av en mottagare som är ansluten till en skärm eller projektor.

Användarna kan dela sin skärm med hjälp av en sändare eller dedikerade applikationer, ofta med ytterligare samarbetsfunktioner som anteckningsverktyg. Dessutom gör lösningar som Biamps MAX CONNECT gör det enkelt för användare att delta i ett möte, dela innehåll, lägga till deltagare på distans och till och med styra AV i rummet.

Trådlösa lösningar ökar också rörligheten i mötesrummet, eftersom presentatörerna inte är bundna till specifika platser. De kan minska supporttiden genom att eliminera behovet av specialadaptrar för trådbundna anslutningar.

Wired Solutions

Wired Solutions ger en stabil anslutning genom att ansluta personliga enheter till skärmar eller AV-system med hjälp av HDMI- eller USB-anslutningar. Detta tillvägagångssätt säkerställer anslutningen oavsett om enheterna är anslutna till nätverket.

En enkel kabelansluten lösning innebär att du ansluter en personlig enhet till en skärm med en HDMI-kabel, medan en mer avancerad installation kan innebära att du ansluter till en hubb. Hubbar har fördelen att flera kringutrustningsenheter kan anslutas med en enda kabel, vilket förenklar installationsprocessen.

Dessutom kan ett styrsystem som vår Impera Uniform eller vårt utbud av pekpaneler och styrenheter installeras för att ansluta och styra olika AV-enheter, med stöd för både trådbunden och trådlös skärmdelning, presentationer och videokonferenser.