Koncepcje BYO w przestrzeniach spotkań

Wyzwanie związane z kompatybilnością sal konferencyjnych można rozwiązać poprzez włączenie koncepcji BYO do sali konferencyjnej. W ostatnich latach w świecie IT/AV pojawiło się kilka akronimów zaczynających się od BYO.

Przyjrzyjmy się trzem najpopularniejszym z nich:

BYOD - Bring Your Own Device (przynieś własne urządzenie): Termin ten jest szeroko stosowany w IT do opisania polityki miejsca pracy, która pozwala pracownikom na korzystanie z prywatnych urządzeń w celu uzyskania dostępu do aplikacji firmowych i uprzywilejowanych informacji na prywatnych serwerach zamiast korzystania z urządzeń firmowych.

BYOD w sali konferencyjnej odnosi się do możliwości wniesienia osobistego urządzenia do przestrzeni konferencyjnej zamiast polegania na twardym kodeku lub dedykowanym komputerze zainstalowanym w pomieszczeniu. Rozwiązania takie jak MAX CONNECT oferują niedrogie rozwiązania do sal konferencyjnych, które obsługują BYOD.

BYOM - Bring Your Own Meeting: BYOM opisuje przestrzeń spotkań, która została zaprojektowana tak, aby była niezależna od platformy, umożliwiając użytkownikom korzystanie z preferowanych internetowych lub opartych na chmurze aplikacji do wideokonferencji, takich jak Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Cisco Webex i inne.

BYOA - Przynieś własne aplikacje: BYOA odnosi się do polityki firmy, która umożliwia pracownikom korzystanie z preferowanych aplikacji zwiększających produktywność i ułatwiających współpracę zamiast standardowego oprogramowania oferowanego przez pracodawcę. W przestrzeni konferencyjnej aplikacje BYOA byłyby używane na osobistych lub prywatnych urządzeniach pracowników i udostępniane przewodowo lub bezprzewodowo za pośrednictwem projektorów, wyświetlaczy lub tablic interaktywnych.

Wyzwanie kompatybilności sal konferencyjnych

Dzisiejsze sale konferencyjne muszą pomieścić szeroką gamę urządzeń, formatów spotkań i preferencji uczestników. Technologia AV musi płynnie wspierać te różnorodne wymagania, nie utrudniając powodzenia spotkań, zarówno osobistych, jak i wirtualnych.

Urządzenia powszechnie spotykane w nowoczesnych salach konferencyjnych obejmują laptopy (różnych modeli i marek), smartfony, tablety, projektory, bezprzewodowe urządzenia udostępniające, mikrofony i kamery internetowe.

System AV musi być na tyle elastyczny, aby działał płynnie niezależnie od używanego sprzętu, obecnych uczestników i rodzaju spotkania.

Zalety rozwiązania BYO w sali konferencyjnej

Oszczędność czasu
Zasady BYO mogą zwiększyć produktywność pracowników, umożliwiając im korzystanie ze znanych urządzeń i aplikacji, oszczędzając czas poświęcany na wdrażanie IT i naukę narzędzi firmowych.

Takie podejście zmniejsza również liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej IT, co jest szczególnie istotne w miejscach spotkań, gdzie czas jest ograniczony i nie powinien być marnowany na kwestie informatyczne.

Zadowolenie pracowników
Zapewnienie swobody korzystania z preferowanych urządzeń, narzędzi do wideokonferencji i aplikacji do współpracy może zwiększyć morale pracowników i ich zadowolenie z pracy. Zasady BYO są często wykorzystywane jako strategia rekrutacyjna w celu przyciągnięcia młodych, obeznanych z technologią pracowników.

Innowacja
W gospodarce opartej na wiedzy, wysoko wykwalifikowani pracownicy są najcenniejszymi aktywami firmy. Strategie BYO, które promują swobodę i elastyczność pracowników w zakresie pracy i współpracy w preferowany przez nich sposób, tworzą środowisko sprzyjające dzieleniu się wiedzą, generowaniu pomysłów, produktywności, wydajności i innowacyjności.

Dlaczego więcej sal konferencyjnych powinno obsługiwać wideo?

Zdalne spotkania są obecnie coraz bardziej powszechne w środowiskach biurowych. Wiele firm jest obecnie obecnych na całym świecie, a ich zespoły są rozmieszczone w wielu lokalizacjach. Ponadto organizacje często zatrudniają zewnętrzne agencje i freelancerów, co sprawia, że współpraca zdalna jest niezbędna. Pandemia COVID-19 w 2020 r. przyspieszyła potrzebę zdalnych spotkań, ponieważ pracownicy zostali poddani kwarantannie.

Zmieniający się model pracy postawił przed firmami nowe wymagania dotyczące infrastruktury biurowej i IT. Stanowiska pracy są dziś wyposażane w firmowe urządzenia audio i wideo, takie jak zestawy słuchawkowe, mikrofony i kamery internetowe, dzięki czemu pracownicy mogą efektywnie współpracować zdalnie bezpośrednio ze swoich stanowisk pracy.

Rosnąca liczba spotkań zdalnych zwiększyła również zapotrzebowanie na dostępność sal konferencyjnych, skłaniając przedsiębiorstwa do zmiany przeznaczenia przestrzeni biurowych na sale konferencyjne.

Chociaż laptopy ułatwiają prowadzenie spotkań wideo, ich wbudowane funkcje audio i wideo często oferują ograniczoną jakość. Podczas spotkań z udziałem uczestników obecnych na miejscu i zdalnych korzystanie wyłącznie z laptopów może nie wystarczyć do zapewnienia jasnej i skutecznej komunikacji. W takich sytuacjach niezbędny jest dedykowany sprzęt zaprojektowany z myślą o spotkaniach online i wideokonferencjach.

Rozwiązania bezprzewodowe

Rozwiązania bezprzewodowe zapewniają elastyczność, umożliwiając użytkownikom udostępnianie ekranu laptopa, tabletu lub smartfona bez konieczności stosowania kabli. Rozwiązania takie jak Airtame, Barco ClickShare, wePresent i Mersive Solstice składają się z odbiornika podłączonego do monitora lub projektora.

Użytkownicy mogą udostępniać ekran za pomocą nadajnika lub dedykowanych aplikacji, często korzystając także z dodatkowych funkcji współpracy, takich jak narzędzia do adnotacji. Ponadto rozwiązania takie jak Biamp MAX CONNECT ułatwiają dołączanie do spotkań, udostępnianie treści, zapraszanie uczestników zdalnych, a nawet sterowanie systemami AV w pomieszczeniu.

Rozwiązania bezprzewodowe zwiększają również mobilność w sali konferencyjnej, ponieważ prezenterzy nie są przywiązani do określonych miejsc. Mogą skrócić czas obsługi, eliminując potrzebę stosowania specjalnych adapterów do połączeń przewodowych.

Rozwiązania przewodowe

Rozwiązania przewodowe zapewniają stabilne połączenie, łącząc urządzenia osobiste z monitorami lub systemami AV za pomocą złączy HDMI lub USB. Takie podejście zapewnia łączność niezależnie od tego, czy urządzenia są podłączone do sieci.

Proste rozwiązanie przewodowe obejmuje podłączenie urządzenia osobistego do wyświetlacza za pomocą kabla HDMI, podczas gdy bardziej zaawansowana konfiguracja może obejmować podłączenie do koncentratora. Koncentratory mają tę zaletę, że umożliwiają podłączenie wielu urządzeń peryferyjnych za pomocą jednego kabla, co upraszcza proces konfiguracji.

Dodatkowo można zainstalować system sterowania, taki jak Impera Uniform lub naszą gamę paneli dotykowych i kontrolerów, aby podłączyć i obsługiwać różne urządzenia AV, obsługujące zarówno przewodowe, jak i bezprzewodowe udostępnianie ekranu, prezentacje i wideokonferencje.