1 april 2026

Hoe slimme kantoren tijd en geld besparen

Digitale transformatie staat inmiddels hoog op de agenda van facility managers, nu we zien hoe intelligente of slimme gebouwen slim gebruikmaken van de nieuwe, verbonden technologie. De volgende stap zijn slimme kantoren. Met behulp van sensoren, camera’s, software en nieuwe apparaten voor specifieke doeleinden kunt u de dagelijkse kantooractiviteiten ondersteunen, versterken en stroomlijnen. In dit artikel laten we u verschillende voorbeelden zien van hoe technologie het kantoor ingrijpend zal veranderen.

1. Ondersteuning van dagelijkse activiteiten
: wearables – een nieuw onderdeel van uw kantoorsuite?

Technologie is tegenwoordig zo compact dat je ze om je pols kunt dragen. Dit wordt al gebruikt voor communicatie, waarbij meldingen op onze digitale horloges verschijnen, maar stel je eens een kantoor voor waar deze horloges worden ingezet voor belangrijke interne communicatie. Daarnaast kan het welzijn van het personeel worden bevorderd door lichaamsbeweging te stimuleren of een maaltijdplan op te stellen.

Over technologie

Stel je SIRI voor op kantoor. Spraakassistentie zou bijna overal in het slimme kantoor kunnen worden geïntegreerd. Stel je voor dat je geen liftknoppen meer hoeft in te drukken als je een laptop bij je hebt, of dat je tijdens het griepseizoen bacteriën kunt vermijden door de koelkast of de badkamerdeur niet aan te raken. Het meest indrukwekkende is misschien wel dat je niet meer hoeft uit te zoeken en te leren hoe je de verschillende apparaten in vergaderruimtes moet bedienen, maar gewoon spraakopdrachten kunt gebruiken om de projector aan te zetten.

Kantoorbenodigdheden – geen belemmering meer

Door sensoren te gebruiken om kantoorbenodigdheden, zoals prullenbakken en papiervoorraden, te meten, kan het onderhoudspersoneel worden gewaarschuwd wanneer een bepaalde plek of een bepaald voorraadje moet worden geleegd of aangevuld. Technologie voor het bestellen van nieuwe artikelen of het repareren van defecte apparatuur kan overal worden geplaatst. Is de melk op? Druk op een knop in de koelkast. Zijn er geen whiteboardstiften meer? Druk op een knop in de vergaderruimte.

Automatische voorbereiding van de ruimte

Er gaat veel tijd zitten in het inrichten van een vergaderruimte voordat de vergadering begint. Sommigen vinden dat ze een kwartier voor aanvang van de vergadering in de ruimte moeten zijn om te controleren of alle apparatuur werkt. Dit betekent dat ze de ruimte voor een langere periode reserveren, alleen al om alles voor te bereiden. Sensoren of elektronische pasjes kunnen detecteren wanneer mensen de ruimte binnenkomen en verlaten en automatisch de verlichting en de airconditioning in- of uitschakelen. Ze kunnen ook de projector inschakelen en verbinding maken met het netwerk en het telefoonsysteem, wat veel tijd en energie bespaart.

2. Mensen coördineren -
Co-working en hot desking opgelost

Nu de trend van co-working en hot desking stevig ingeburgerd is, is de volgende stap het optimaliseren van het beheer van de werkplekken die dagelijks van gebruiker wisselen. Met behulp van sensoren en slimme software kunnen medewerkers een vrije werkplek vinden, deze op afstand reserveren en via hun telefoon de weg ernaartoe vinden. Je kunt hetzelfde systeem ook gebruiken om stopcontacten te vinden of mensen in het gebouw op te zoeken voor een persoonlijk gesprek.

Ontdek de beste kantoorindeling en plattegronden

Met behulp van sensoren, camera’s en software voor vergaderruimtes kunnen bedrijven in kaart brengen hoe medewerkers zich door het kantoor bewegen, bijhouden welke ruimtes op bepaalde momenten druk bezocht worden en welke apparatuur het meest wordt gebruikt. Deze gegevens vormen een waardevol hulpmiddel voor afdelings- of facilitair managers bij het nemen van beslissingen over het aanpassen van de indeling van de bureaus en werkplekken op kantoor.

Wayfinders zorgen ervoor dat je niet verdwaalt

In grote kantorencomplexen kunnen zowel bezoekers als medewerkers baat hebben bij het snel vinden van stopcontacten, werkplekken en mensen. Een wayfinder, die je doorgaans in winkelcentra aantreft, is een scherm met een interactieve plattegrond. Dit kan tijd en geld besparen doordat het personeel bij de receptie wordt ontlast. Met behulp van compatibele software kunnen mobiele apparaten zoals telefoons of polshorloges als plattegrond fungeren en je bij elke stap door een drukke omgeving leiden.

Geef een eensgezinde boodschap door aan het kantoor

Het gebruik van een intern berichtensysteem is een uitstekend hulpmiddel om belangrijke mededelingen onder alle medewerkers te verspreiden. Het kan gaan om veiligheidsmaatregelen, nieuwe evenementen of een aankondiging dat er externe bezoekers in het gebouw worden verwacht. Bovendien kan het weergeven van realtime statistieken het personeel betrekken en motiveren om aan gemeenschappelijke doelen te werken. Met de juiste software tonen de slimme schermen gerichte en relevante informatie voor elke werkruimte.

Verwelkom externe bezoekers op een stijlvolle manier

De eerste indruk telt. Met behulp van een intern berichtensysteem kunnen klanten of bezoekers op een indrukwekkende manier door het kantoor navigeren. Ze kunnen van tevoren een parkeerplaats reserveren, hun voorkeur voor lunch of drankjes voor de vergadering doorgeven, een persoonlijk welkomstbericht via sms ontvangen en vervolgens via interne schermen de hele weg van de receptie naar de vergaderruimte worden begeleid.

Met behulp van een bezoekersbeheersysteem kunt u bezoekers op een indrukwekkende manier naar uw kantoor begeleiden. Laat ze van tevoren een parkeerplaats reserveren, hun lunch- of drankvoorkeur voor de vergadering doorgeven, een gepersonaliseerde begroeting via sms ontvangen en zich vervolgens helemaal van de receptie naar de vergaderruimte laten leiden via interne schermen die hen vertellen waar ze heen moeten.

3. Werknemerstevredenheid – het ultieme werkklimaat

Naast het getint maken van het glas of het gebruik van zonwering om storend zonlicht buiten te houden, kunnen kantoren in slimme gebouwen de verlichting automatisch aanpassen aan het weer buiten, om zo een perfect verlichte werkomgeving te creëren. Hetzelfde geldt voor het handhaven van een aangename temperatuur, waar je ook bent. Sensoren kunnen bijhouden hoeveel mensen er in een ruimte aanwezig zijn en de temperatuur op intelligente wijze aanpassen tot het optimale niveau.

Werkplekken een persoonlijk tintje geven – waar je ook bent

Met behulp van gezichtsherkenning of een elektronische pas kun je het favoriete nummer van een medewerker afspelen zodra hij of zij de kleedkamer binnenkomt in het slimme kantoor van de toekomst. Een leeg bureau kan worden gepersonaliseerd. Zodra een medewerker gaat zitten, kan het bureau worden verlicht met gekleurde ledlampjes en kunnen de hoogte van de stoel en het bureau zich automatisch aanpassen aan de ingestelde voorkeuren. Het kan ‘praten’ en de medewerker begroeten met relevante informatie, zoals het aantal ongelezen e-mails of het lokale weer.

Maak het makkelijker om op afstand te werken

Stel je voor dat elke medewerker dagelijks zou moeten aangeven of hij of zij van plan is om thuis, deels thuis of op kantoor te werken. In dat geval, of als iemand ziek is, zou een reserveringssysteem voor vergaderruimtes alle door hem of haar geboekte vergaderingen annuleren. Daarnaast zouden alle deelnemers een bericht ontvangen dat de vergadering is geannuleerd en zouden het interne communicatiesysteem en het intranet worden bijgewerkt, zodat medewerkers geen onnodige e-mails hoeven te sturen.

Lunchbestellingen stroomlijnen – zodat er tijd overblijft om gezellig bij te praten

Bedrijven met een eigen kantine kunnen het slimme kantoor gebruiken om informatie te verzamelen over wat de werknemers graag eten, zodat het menu beter kan worden afgestemd. Ook kan er tijd worden bespaard met een op maat gemaakt bestelsysteem. Betalingen kunnen eenvoudig worden verwerkt via telefoons of met een digitale kantoorvaluta. Als het bestelproces soepel verloopt, kunnen werknemers zich in plaats daarvan richten op sociale contacten of ontspanning. Drukke kantoorrestaurants zouden kunnen investeren in een ticketsysteem en digitale borden in plaats van wachtrijen, voor meer comfort, net als bij fastfoodrestaurants.

Als u geen eigen restaurant heeft, kan technologie toch helpen tijd te besparen door verbinding te maken met een lokale maaltijdbezorgdienst en het bestelproces te versnellen. Wanneer meerdere mensen hetzelfde willen eten, kunt u lunchgroepen coördineren op basis van voedselkeuzes. Stel je voor dat er een lunchherinnering kan verschijnen op de werkplekken van degenen die het vaakst eten bestellen, om dit gedrag te stimuleren.