24 april 2026

Het ontwerpen van de Kleeo-bureaumanager

“Nu ik het eindresultaat zie, ben ik gewoon trots dat ik hieraan heb mogen meewerken.”

We brachten een bezoek aan Simon Fredriksson, de industrieel ontwerper die heeft meegewerkt aan de ontwikkeling van de Kleeo-tafelmanager. We hebben een paar uur met hem gepraat om dieper in te gaan op het ontwerpproces achter de Kleeo-deskmanager. Er komt bij dit soort oplossingen veel meer kijken dan je op het eerste gezicht zou denken, dus we vinden het geweldig om zijn ideeën over het reserveren van werkplekken in de moderne wereld te delen. Simon maakte deel uit van ons projectteam en was verantwoordelijk voor het ontwerp van het product, en ervoor te zorgen dat het functioneel en gebruiksvriendelijk was.

Toen we bij Simons kantoor aankwamen, had hij net alle prototypes op een rij gezet die tijdens het ontwikkelingsproces vorm hadden gekregen. Het was een indrukwekkende verzameling, die de complexiteit van het ontwikkelen van een nieuw product duidelijk illustreerde.

“We beginnen met heel eenvoudige middelen om te zien welke uitdagingen zich voordoen.”

Tijdens ons gesprek benadrukte Simon dat de sleutel tot succes ligt in het beginnen met een grondig begrip van het probleem en vervolgens het doorlopen van een iteratief proces. Het was duidelijk dat Simons oog voor detail en zijn toewijding aan functionaliteit en gebruiksgemak een belangrijke rol speelden tijdens onze samenwerking. Terwijl we luisterden naar Simons beschrijving van het proces, werden we eraan herinnerd dat geen enkel proces lineair verloopt. De onderstaande afbeelding vertelt een verhaal: dat onze ideeën veranderen op basis van nieuwe inzichten.

“In eerste instantie was het idee dat we zouden proberen één enkel product te maken, waarbij het sensorgedeelte en het eigenlijke product in één geheel zouden zijn. Gaandeweg het proces realiseerden we ons dat dit niet de juiste oplossing was.”

Dit besef bracht nieuwe uitdagingen met zich mee. We moesten een manier vinden om een product te ontwikkelen dat in meer dan één situatie gebruikt of geïnstalleerd kon worden, of dat nu bovenop of voor een bureau was. Dit vergde veel brainstormen en prototypen, en de teams doorliepen meerdere iteraties om tot een oplossing te komen die zowel functioneel als veelzijdig was. Het zegt veel over hoe we rekening moeten houden met de markt en de verschillende behoeften wanneer we een nieuw product creëren, wat op zijn beurt het proces kan verlengen om het best mogelijke eindresultaat te bereiken.

“We hebben niet slechts één primaire gebruiker. We hebben de dagelijkse gebruiker die het gaat gebruiken om werkplekken te reserveren en in te checken. Maar we moesten eerst kijken naar de eerste fase: hoe we het daadwerkelijk installeren.”

Waar het voor alle betrokkenen in eerste instantie op neerkwam, was het bekijken van de tijd en kosten die met het installatieproces gemoeid waren. We wilden een product dat eenvoudig en vlot kon worden geïnstalleerd, zodat er minder tijd en geld aan de daadwerkelijke installatie zou worden besteed. Om dat te bereiken, hebben we het zo ontworpen dat het gemakkelijk op elk gewenst oppervlak kan worden uitgelijnd en bevestigd, in combinatie met sjablonen in de verpakking en installatievideo’s die via een QR-code te vinden zijn.

Uiteindelijk vroegen we Simon hoe hij denkt dat het installatieproces aansluit bij het gebruik door de medewerkers.

“Wat de daadwerkelijke gebruiker betreft, die dagelijks met dit product werkt, wilden we ervoor zorgen dat het product een zeer onopdringerige ervaring biedt.”

Hij vervolgt en zegt dat een belangrijke factor in het ontwerpproces was om ervoor te zorgen dat de interactie met de eindgebruiker tot een minimum beperkt blijft. Kleeo Desk Manager moet er voor je zijn en je niet storen in je dagelijkse werkzaamheden. Daarom hebben we gekozen voor verschillende manieren om in te checken, zodat het voor de eindgebruiker zo gemakkelijk mogelijk is, zoals inchecken via je telefoon, met een tag of personeelskaart, en een aanwezigheidssensor voor zelfstandig inchecken.

Dit leidde ook tot een andere belangrijke doelstelling: ervoor zorgen dat het eindproduct gebruiksvriendelijk zou zijn, zonder afbreuk te doen aan de esthetiek van het ontwerp. Daartoe hebben onze teams onderzoek gedaan om de optimale balans tussen vorm en functie te vinden. Door middel van iteratieve ontwerpcycli en grondige tests zijn we erin geslaagd het installatieproces te verfijnen, zonder het ontwerp uit het oog te verliezen. Uiteindelijk kwamen we uit op een oplossing die de vormentaal van Evoko behoudt: een minimalistisch ontwerp met geometrische vormen dat mooi opgaat in elke omgeving.

“Kleeo Desk Manager is een hulpje, geen bureau-politieagent. Daarom wilden we een product maken dat minder technisch en meer menselijk is.”

Dit geeft voor ons echt onze kernwaarden weer. Onze producten zijn er voor jou. Ze zien er misschien cool uit, maar dat is slechts een extraatje. Ons doel is om jouw werkdag zo soepel mogelijk te laten verlopen. Daarom zijn we erg trots dat we de kans krijgen om samen te werken met getalenteerde mensen zoals Simon en zijn team. Dit soort samenwerkingen leiden tot eindresultaten die een leven lang meegaan.