BYO-concepten in vergaderruimten

De uitdaging van compatibiliteit in vergaderruimten kan worden aangepakt door BYO-concepten te integreren in de vergaderruimte. De afgelopen jaren heeft de IT/AV-wereld verschillende acroniemen zien opkomen die beginnen met BYO.

Laten we eens kijken naar de drie populairste:

BYOD - Bring Your Own Device: Deze term wordt veel gebruikt in de IT-sector om het werkplekbeleid te beschrijven dat werknemers toestaat om hun eigen apparaten te gebruiken om toegang te krijgen tot bedrijfstoepassingen en vertrouwelijke informatie op privéservers. in plaats van apparaten van het bedrijf te gebruiken.

BYOD in de vergaderruimte verwijst naar de mogelijkheid om een persoonlijk apparaat mee te nemen naar een vergaderruimte in plaats van te vertrouwen op een speciale pc die in de ruimte is geïnstalleerd. Oplossingen zoals MAX CONNECT bieden betaalbare oplossingen voor vergaderruimten die BYOD ondersteunen.

BYOM - Bring Your Own Meeting: BYOM beschrijft een vergaderruimte die platformneutraal is ontworpen, zodat gebruikers hun favoriete web- of cloudgebaseerde videoconferentietoepassingen kunnen gebruiken, zoals Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Cisco Webex en andere.

BYOA - Bring Your Own Applications: BYOA verwijst naar het bedrijfsbeleid dat werknemers in staat stelt om de productiviteits- en samenwerkingsapps van hun voorkeur te gebruiken in plaats van de standaardsoftware van hun werkgever. In een vergaderruimte kunnen BYOA apps worden gebruikt op persoonlijke of privéapparaten van werknemers en bedraad of draadloos worden gedeeld via projectoren, beeldschermen of interactieve whiteboards.

De compatibiliteitsuitdaging voor vergaderruimtes

Vergaderruimtes moeten tegenwoordig geschikt zijn voor een breed scala aan apparaten, vergadervormen en de voorkeuren van deelnemers. De AV-technologie moet deze verschillende vereisten naadloos ondersteunen zonder vergaderingen te belemmeren, of ze nu persoonlijk of virtueel zijn.

Apparaten die vaak voorkomen in moderne vergaderruimtes zijn laptops (van verschillende modellen en merken), smartphones, tablets, projectoren, draadloze apparaten, microfoons en webcams.

Het AV-systeem moet flexibel genoeg zijn om naadloos te werken, ongeacht de gebruikte apparatuur, de aanwezige deelnemers en het type bijeenkomst.

Voordelen van een BYO-oplossing in de vergaderruimte

Tijdsbesparing
BYO-principes kunnen de productiviteit van werknemers verhogen doordat ze hun vertrouwde apparaten en applicaties kunnen gebruiken, waardoor tijd wordt bespaard die anders zou worden besteed aan IT-onboarding en het leren van bedrijfstools.

Deze aanpak vermindert ook het aantal tickets voor IT-ondersteuning, wat vooral cruciaal is in vergaderruimtes waar de tijd beperkt is en niet verspild mag worden aan IT-problemen.

Tevredenheid van werknemers
Door werknemers de vrijheid te geven om hun voorkeursapparaten, tools voor videoconferenties en samenwerkingsapps te gebruiken, kan het moreel en de werktevredenheid toenemen. Een BYO-beleid wordt vaak gebruikt als wervingsstrategie om jonge, technisch onderlegde werknemers aan te trekken.

Innovatie
In de kenniseconomie zijn hoogopgeleide werknemers de meest waardevolle activa van een bedrijf. BYO-strategieën die vrijheid en flexibiliteit bieden aan werknemers om samen te werken, creëren een omgeving voor het delen van kennis, het genereren van ideeën, productiviteit, efficiëntie en innovatie.

Waarom zouden meer vergaderruimtes geschikt moeten zijn voor video?

Vergaderen op afstand komt steeds vaker voor in kantooromgevingen. Veel bedrijven zijn tegenwoordig wereldwijd actief, met teams verspreid over meerdere locaties. Daarnaast huren organisaties vaak externe bureaus en freelancers in, waardoor samenwerking op afstand essentieel. De COVID-19 pandemie in 2020 versnelde de behoefte aan vergaderingen op afstand omdat werknemers in quarantaine gingen.

Deze verschuiving in werknormen stelt nieuwe eisen aan de fysieke en IT-infrastructuur van bedrijven. Persoonlijke werkstations zijn uitgerust met door het bedrijf verstrekte audio-eindpunten zoals headsets, microfoons en webcams, waardoor werknemers op afstand kunnen samenwerken vanaf hun bureau.

Het stijgende aantal vergaderingen op afstand heeft ook de vraag naar vergaderruimtes doen toenemen, wat ondernemingen ertoe aanzet om kantoorruimtes te herbestemmen tot vergaderruimtes om aan deze toename tegemoet te komen.

Hoewel laptops videovergaderingen mogelijk maken, bieden de ingebouwde audio- en videomogelijkheden vaak een mindere kwaliteit. In vergaderingen met een mix van locale deelnemers en deelnemers op afstand, is het niet voldoende om alleen op laptops te vertrouwen voor duidelijke en effectieve communicatie. Speciale hardware die is ontworpen voor online vergaderingen en videoconferenties is essentieel in dergelijke scenario's.

Draadloze oplossingen

Draadloze oplossingen bieden flexibiliteit, zodat gebruikers het scherm van hun laptop, tablet of smartphone kunnen delen zonder kabels. Oplossingen zoals Airtame, Barco ClickShare, wePresent en Mersive Solstice bestaan uit een ontvanger die is aangesloten op een beeldscherm of projector.

Gebruikers kunnen hun scherm delen met behulp van een zender of speciale toepassingen, vaak met extra samenwerkingsfuncties zoals annotatietools. Bovendien maken oplossingen zoals MAX CONNECT het eenvoudig voor gebruikers om deel te nemen aan een vergadering, inhoud te delen, deelnemers op afstand toe te voegen en zelfs AV in de ruimte te regelen.

Draadloze oplossingen verbeteren ook de mobiliteit in de vergaderruimte, omdat presentatoren niet aan een specifieke plek gebonden zijn. Ze kunnen de ondersteuningstijd verkorten doordat er geen speciale adapters voor bekabelde verbindingen nodig zijn.

Bedrade oplossingen

Bedrade oplossingen bieden een stabiele verbinding door persoonlijke apparaten aan te sluiten op beeldschermen of AV-systemen via HDMI- of USB-aansluitingen. Deze aanpak garandeert connectiviteit, ongeacht of apparaten zijn aangesloten op het netwerk.

Een eenvoudige bedrade oplossing bestaat uit het aansluiten van een persoonlijk apparaat op een beeldscherm met behulp van een HDMI-kabel, terwijl een meer geavanceerde opstelling kan bestaan uit het aansluiten op een hub. Hubs bieden het voordeel dat meerdere randapparaten met één kabel kunnen worden aangesloten, wat het installatieproces vereenvoudigt.

Daarnaast kan een besturingssysteem zoals onze Impera Uniform of onze reeks Touch Panels en controllers worden geïnstalleerd om verschillende AV-apparaten aan te sluiten en te bedienen, zodat zowel bedrade als draadloze schermdeling, presentaties en videoconferenties worden ondersteund.