26 maart 2026

10 vragen en antwoorden over het reserveren van een kamer

Het kiezen van een kamerbeheerder kan lastig zijn. Om het je gemakkelijker te maken, hebben we de meest gestelde vragen voor je op een rijtje gezet.

1. Wat is een reserveringssysteem voor vergaderruimtes?

Het is software waarmee mensen vergaderruimtes kunnen reserveren en kunnen bijhouden hoe de ruimtes worden gebruikt. De hardware wordt buiten elke reserveerbare ruimte geplaatst om het reserveren en beheren van de ruimtes nog eenvoudiger te maken.

2. Hoe kan een kamerbeheerder mijn rendement op investering verbeteren?

De mogelijkheid om een ruimte te reserveren via een ruimtemanagementprogramma zorgt ervoor dat alle informatie overzichtelijk op één plek wordt verzameld en biedt bedrijven meer mogelijkheden om hun ruimtes af te stemmen op de behoeften van hun medewerkers. Een slim ruimtemanagementprogramma met diverse functies, zoals reserveren via de app of het weergeven van de eerstvolgende beschikbare tijd, bespaart tijd en maakt die investering uiteindelijk de moeite waard.

3. Wordt de afspraak die ik via het paneel maak, weergegeven in mijn Outlook-agenda?

Ja, mits u zich bij het reserveren identificeert. U kunt zich identificeren met een RFID-tag of een pincode.

4. Hoe kan ik een vergaderruimte reserveren?

U kunt uw vergadering rechtstreeks reserveren via de reserveringsschermen die buiten uw vergaderruimtes zijn geplaatst. Daarnaast kunt u ook reserveringen via Outlook en de mobiele app toevoegen.

5. Hoe kan ik zien welke kamers beschikbaar zijn om te reserveren?

De drie verschillende kleuren rondom de reserveringsmodule geven de status van de ruimte weer. Je kunt de beschikbare tijdvakken ook bekijken in de geïntegreerde kalender van de ruimtebeheerder. Als je de Outlook-invoegtoepassing of de mobiele app gebruikt, kun je bij het maken van je reservering zien welke ruimtes beschikbaar zijn.

6. Als een kamer bezet is, zal de kamerbeheerder dan een beschikbare kamer voorstellen?

Als een kamer is gereserveerd, klik je gewoon op het tabblad ‘andere kamers’ in het paneel, waarna de beschikbare kamers worden weergegeven.

7. Kan ik mijn reservering verlengen of annuleren als mijn vergadering uitloopt of eerder eindigt?

Ja, u kunt uw vergadering in het venster verlengen als er daarna geen andere vergaderingen zijn gepland. Als u de vergadering vroegtijdig wilt beëindigen, klikt u gewoon op de knop ‘Vergadering beëindigen’.

8. Welke rapporten kan ik op basis van de verzamelde gegevens genereren?

Met de oplossingen van Evoko krijgt u bruikbare inzichten in het gebruik van uw vergaderruimtes, zoals:

· Totaal aantal reserveringen – gefilterd op gebouw, verdieping of een specifieke ruimte
· Welke ruimte wordt het meest gebruikt?
· Welke dag is de drukste dag voor vergaderingen?
· Aantal automatisch geannuleerde reserveringen (vergaderingen waarvoor niet is ingecheckt)
· Grafieken met vergadertrends
· En nog veel meer

9. Kan ik mijn eigen logo’s en afbeeldingen toevoegen aan de reserveringspanelen?

Nee, en dit is waarom: onze zaalbeheerders zijn geen digital signage-spelers. Het aanpassen van de kleuren van de led-schermen, het toevoegen van logo’s of digital signage-berichten zou de gebruikersinterface onoverzichtelijker maken en zou juist afleidend kunnen werken in plaats van het reserveringsproces te vereenvoudigen.

10. Welke reserveringssystemen voor kamers heeft u?

Wij bieden twee verschillende reserveringssystemen voor vergaderruimtes aan. Liso Room Manager is de zelfgehoste oplossing, ontwikkeld voor organisaties die alle gegevens op hun eigen servers willen bewaren. Naso Room Manager is een cloudoplossing en biedt meer mogelijkheden voor het reserveren van vergaderruimtes.