25 maart 2026

10 vragen en antwoorden over het reserveren van een bureau

Met een reserveringssysteem voor werkplekken kun je eenvoudig een werkplek reserveren.
Maar hoe werkt het? Hieronder vind je een overzicht van de 10 meest gestelde vragen.

1. Wat is een bureau-reservering?

Met Desk Booking kun je werkplekken en andere soorten werkstations voor een specifieke datum en tijd reserveren of direct boeken. Het idee is dat je je werkplek van tevoren kunt reserveren, in plaats van je naar de hotdesking-ruimte te haasten om een plekje te bemachtigen.

2. Wat is een deskmanager?

Een interactief digitaal scherm, ook wel ‘desk manager’ genoemd, is een slim apparaat dat op elk bureau wordt geplaatst. Het apparaat geeft aan iedereen aan welke werkplek beschikbaar is, bezet is of wacht op reservering. Dit alles is gekoppeld aan een slim reserveringssysteem, waardoor alles met elkaar verbonden en up-to-date blijft. Als je ter plaatse een bureau reserveert via de fysieke reserveringsterminal, verschijnt deze reservering direct in het reserveringssysteem, net alsof je deze via je mobiele telefoon had geboekt.

3. Hoe werkt het reserveren van een bureau?

Het helpt je bij het vinden van een werkplek, waardoor je je week soepel kunt plannen en indelen. Je kunt eenvoudig rechtstreeks via het reserveringsapparaat een werkplek reserveren of via een smartphone-app de tijd en locatie voor je reservering kiezen. Het systeem biedt managers bovendien de mogelijkheid om reserveringen in te zien en te beheren, en om duidelijke regels en follow-ups voor het gebruik van werkplekken vast te stellen.

4. Wat zijn de voordelen van het reserveren van een bureau?

We zien dat de meeste kantoren die werken met flexibele zitplaatsen baat hebben bij een reserveringssysteem voor werkplekken. Het reserveren van een werkplek kan uw productiviteit en flexibiliteit vergroten, omdat u uw werkdag efficiënt kunt plannen zonder al te veel tijd te besteden aan het zoeken naar een vrije werkplek. De zekerheid dat u een werkplek hebt gereserveerd, kan ook de stress verminderen die vaak gepaard gaat met hot desking en flexibele zitplaatsen. Het voordeel voor bedrijven is dat ze bruikbare inzichten krijgen in het kantoorgebruik, waardoor u uw kantoorruimte kunt optimaliseren op basis van de werkelijke behoeften (en geld kunt besparen).

5. Hoe reserveer ik een bureau?

Je kunt direct op een beschikbaar bureau reserveren door op ‘Reserveren’ te klikken en het gewenste tijdvak te kiezen. Je kunt ook via de app reserveren, waarmee je alle vrije bureaus kunt bekijken, door verschillende plattegronden kunt bladeren en een bureau voor later kunt reserveren. Met de software voor bureau-reserveringen kun je bovendien een extra QR-label genereren. Dit plak je vervolgens op het bureau en scan je met je smartphone om een vrij bureau te reserveren of in te checken bij het bureau dat je al hebt gereserveerd.

6. Wie heeft er een desk booker nodig?

Een bureau-reserveringssysteem is handig voor bedrijven en organisaties om de reservering en het gebruik van werkplekken te beheren. Het kan door allerlei soorten bedrijven worden gebruikt, zoals kantoren, co-workingruimtes en hotels. Voor bedrijven met een groot aantal medewerkers die in een gedeelde kantoorruimte werken, kan een desk booker helpen om het gebruik van middelen te optimaliseren en de productiviteit te verbeteren. Daarnaast kunnen sommige mensen die in flexibele werkomgevingen werken, zoals freelancers of telewerkers, desk booking-software ook nuttig vinden, omdat zij een specifieke werkplek moeten reserveren.

7. Wat als ik mijn boeking moet annuleren of wijzigen?

Je kunt de tijd of datum van je reservering wijzigen of deze helemaal annuleren. Een lopende reservering kan ook eenvoudig worden verlengd, zowel op het apparaat als in de app.

8. Kan ik een reserveringssysteem voor werkplekken eerst uitproberen voordat ik tot aankoop overga?

Ja. De software is beschikbaar als proefversie voor 30 dagen, zodat u de mogelijkheden kunt verkennen voordat u tot aankoop overgaat. Als u voor Evoko Kleeo kiest, wordt er een licentie voor 1 jaar bij het apparaat geleverd.

9. Kan een reserveringssysteem voor bureaus de productiviteit verhogen?

Dat kan! Ons reserveringssysteem voor werkplekken zorgt er niet alleen voor dat er minder tijd wordt besteed aan het zoeken naar een vrije werkplek, maar kan ook in de focusmodus worden gezet. De focusmodus, die wordt aangegeven door een blauwe lichtkrans, geeft duidelijk aan dat de gebruiker van de werkplek zich wil concentreren en niet gestoord wil worden. Dit verhoogt de productiviteit en zorgt voor meer tevredenheid onder de medewerkers.

10. Hoe kan een reserveringssysteem voor werkplekken schaalbaar zijn?

Het systeem moet zo zijn ontworpen dat het kan worden geschaald van slechts enkele werkplekken tot oplossingen die voldoen aan de behoeften van grote bedrijven met duizenden werkplekken verspreid over meerdere gebouwen en verdiepingen. Met een cloudgebaseerd werkplekreserveringssysteem kunt u het systeem altijd op afstand beheren en monitoren. Ten slotte moet de hardware beschikken over productcertificeringen voor alle belangrijke markten, zodat wereldwijd gebruik mogelijk is. Gelukkig voldoet de werkplekreserveringsoplossing van Evoko aan al deze criteria.