8 avril 2026

Comment préparer des réunions efficaces

On ne peut jamais garantir qu'une réunion se déroulera parfaitement. Mais ce que vous pouvez faire, c'est vous y préparer.
Adoptez cette nouvelle liste de contrôle et optimisez l'efficacité de vos réunions.

Indiquez la raison pour laquelle cette réunion est organisée

Lorsque vous envoyez l'invitation à la réunion, précisez clairement l'objet de celle-ci. Ce n'est pas nécessaire ? Faites-le quand même, par souci de clarté. Cela ne peut qu'aider à éviter que certains participants indécis ne se posent des questions. Cela peut permettre à certaines personnes de se sentir plus à l'aise avant la réunion, ce qui favorise une meilleure discussion.

Vous pouvez également décrire le type de réunion prévu : s'agit-il d'une présentation, d'un brainstorming, d'une rencontre informelle ou d'une réunion de planification ? C'est vous qui fixez le cadre !

Établir un ordre du jour

Prenez-en l'habitude. L'ordre du jour d'une réunion n'a pas besoin d'être sophistiqué ni détaillé. Assurez-vous d'y inclure :

• Les sujets de discussion énumérés dans l'ordre chronologique. Un objectif.
• Précisez le résultat que vous souhaitez obtenir lors de la réunion ; cela vous aidera à rester concentré sur l'essentiel.

4 astuces pour améliorer le déroulement des réunions.

1. Susciter l'intérêt des gens

Vérifiez s'il est possible d'organiser une réunion sans téléphone. Vous pourriez l'indiquer comme suggestion dans l'invitation à la réunion. Cela ne peut qu'aider à éliminer les distractions numériques superflues, surtout si la réunion est importante ou compte de nombreux participants.

2. Faites en sorte que chaque personne présente se sente écoutée

C'est vous qui organisez la réunion ; c'est donc à vous qu'il revient, en fin de compte, de veiller à ce qu'elle soit couronnée de succès. Pourquoi ne pas recourir à la méthode traditionnelle consistant à lever la main pour prendre la parole, afin de susciter la participation de tous les participants ? Invitez tout le monde à s'exprimer, car ils ont été invités pour une bonne raison.

3. Amener les gens à parler des bons sujets

Si vous avez l'impression qu'il est difficile d'empêcher certains participants de s'éloigner du sujet et que l'on perd du temps sur des questions hors sujet, vous pouvez dire « mettons cette idée de côté ». Dessinez un cercle sur le tableau blanc, notez-y le nouveau sujet et expliquez à tous les participants qu'il s'agit d'une discussion intéressante que vous reprendrez lors d'une nouvelle réunion ou à un moment ultérieur.

4. Prévoyez des pauses

Nous avons tous déjà vécu ça : une salle de réunion étouffante. On se sent fatigué. L’esprit vagabonde et on se met soudain à penser au week-end. On regarde sa montre et on se demande : « À quand la prochaine pause ? » N’oubliez pas qu’il peut être gênant pour certaines personnes de devoir demander une pause. Les pauses spontanées peuvent également perturber le « rythme » de certaines personnes. Encouragez les participants à sortir de la salle pour se dégourdir les jambes. S’il s’agit d’une réunion sans téléphone, les participants voudront consulter leur téléphone en toute discrétion.

Préparez la salle de réunion

Vous ne voulez pas être dérangé pendant une réunion importante. Si vous en avez le temps, vérifiez que la salle est prête et qu’il n’y a aucun obstacle susceptible de perturber votre réunion. Par exemple :

• « Tu vois ce que j'écris ici ? »

Une distraction classique pendant les moments intenses d'une réunion, quand on s'apprête à expliquer quelque chose d'important au tableau blanc. Vérifiez à l'avance si les marqueurs fonctionnent bien – et jetez ceux qui ne marchent pas !

• « Ma technologie, pourquoi m'as-tu abandonné ? »

L'écran que vous comptez utiliser est-il branché et fonctionne-t-il correctement ? Prévoyez un plan de secours pour présenter votre exposé au cas où la technologie vous ferait défaut.

• « Il commence à faire chaud ici »

S'agit-il d'une salle de réunion compacte ou d'une petite salle de réunion ? Fermez les stores et vérifiez que la température est agréable. Il fait souvent chaud très vite dans les petites pièces.

Liso Room Manager dispose d'un système d'icônes indiquant l'équipement de chaque salle de réunion. Vous pouvez facilement signaler tout élément cassé ou manquant.