26 mars 2026

10 questions et réponses sur la réservation de salles

Choisir un gestionnaire de chambres peut s'avérer délicat. Pour vous faciliter la tâche, nous avons rassemblé les questions qui nous sont le plus souvent posées.

1. Qu'est-ce qu'un système de réservation de salles de réunion ?

Il s'agit d'un logiciel qui permet de réserver des salles de réunion et de suivre leur utilisation. Le matériel est installé à l'extérieur de chaque salle réservable afin de faciliter encore davantage la réservation et la gestion des salles.

2. Comment un gestionnaire de chambres peut-il améliorer mon retour sur investissement ?

La possibilité de réserver une salle via un gestionnaire de salles permet de regrouper facilement toutes les informations en un seul endroit et offre aux entreprises davantage de possibilités pour aménager leurs espaces en fonction des besoins de leurs employés. Disposer d'un gestionnaire de salles intelligent proposant de nombreuses fonctionnalités, telles que la réservation depuis l'application ou l'affichage du prochain créneau disponible, permettra de gagner du temps et, à terme, de rentabiliser cet investissement.

3. La réservation que je vais effectuer depuis le panneau apparaîtra-t-elle dans mon calendrier Outlook ?

Oui, à condition de vous identifier lors de la réservation. Vous pouvez vous identifier à l'aide d'un badge RFID ou d'un code PIN.

4. Comment puis-je réserver une salle de réunion ?

Vous pouvez réserver votre réunion directement sur les bornes de réservation situées à l'extérieur de vos salles de réunion. Vous avez également la possibilité d'utiliser Outlook et l'application mobile pour effectuer vos réservations.

5. Comment puis-je voir quelles chambres sont disponibles à la réservation ?

Les trois couleurs différentes qui entourent le module de réservation indiquent le statut de la salle. Vous pouvez également consulter les créneaux horaires disponibles dans le calendrier intégré au gestionnaire de salles. Si vous utilisez le complément Outlook ou l'application mobile, vous pouvez voir quelles salles sont disponibles au moment de créer votre réservation.

6. Si une chambre est occupée, le responsable du service proposera-t-il une chambre disponible ?

Si une chambre est déjà réservée, il vous suffit de cliquer sur l'onglet « Autres chambres » dans le panneau pour afficher les chambres disponibles.

7. Puis-je prolonger ou interrompre ma réservation si ma réunion se prolonge ou se termine plus tôt que prévu ?

Oui, vous pouvez prolonger votre réservation sur le panneau s'il n'y a pas d'autre réunion prévue après. Si vous souhaitez mettre fin à la réunion plus tôt, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Terminer la réunion ».

8. Quels rapports puis-je générer à partir des données collectées ?

Grâce aux solutions Evoko, vous disposerez d'informations exploitables sur l'utilisation de vos salles de réunion, telles que :

· Nombre total de réservations de salles – filtré par bâtiment, étage ou salle spécifique
· Quelle est la salle la plus utilisée ?
· Quel est le jour le plus chargé en termes de réunions ?
· Nombre de réservations annulées automatiquement (réunions pour lesquelles aucun enregistrement n'a été effectué)
· Graphiques de tendances des réunions
· Et bien plus encore

9. Puis-je ajouter mes propres logos et images aux panneaux de réservation de salles ?

Non, et voici pourquoi : nos gestionnaires de salles ne sont pas des lecteurs d'affichage dynamique. Modifier les couleurs des LED, ajouter des logos ou des messages d'affichage dynamique alourdirait l'interface utilisateur et risquerait de devenir une source de distraction au lieu de simplifier le processus de réservation des salles.

10. De quels systèmes de réservation de chambres disposez-vous ?

Nous proposons deux systèmes de réservation de salles différents. Liso Room Manager est une solution auto-hébergée conçue pour les organisations qui souhaitent conserver toutes leurs données sur leurs propres serveurs. Naso Room Manager est une solution basée sur le cloud qui offre davantage d'options pour la réservation de salles.