26 mars 2026

10 frågor och svar om rumsbokning

Det kan vara svårt att välja en rumsansvarig. För att underlätta har vi samlat de vanligaste frågorna.

1. Vad är ett bokningssystem för mötesrum?

Det är ett program som gör det möjligt att boka mötesrum och följa upp hur rummen används. Hårdvaran placeras utanför alla bokningsbara rum för att göra det ännu enklare att boka och hantera rummen.

2. Hur kan en rumsansvarig förbättra min avkastning?

Möjligheten att boka ett rum via ett rumsbokningssystem gör det enkelt att samla all information på ett ställe och ger företagen bättre möjligheter att planera sina utrymmen efter de anställdas behov. Ett smart rumsbokningssystem med många funktioner, såsom bokning direkt i appen eller visning av nästa lediga tid, sparar tid och gör i slutändan investeringen lönsam.

3. Kommer den bokning jag gör via kontrollpanelen att visas i min Outlook-kalender?

Ja, förutsatt att du identifierar dig när du gör bokningen. Du identifierar dig antingen med hjälp av en RFID-bricka eller en pinkod.

4. Hur bokar jag ett mötesrum?

Du kan boka ditt möte direkt via bokningssystemen som finns utanför mötesrummen. Du har även möjlighet att boka via Outlook och mobilappen.

5. Hur kan jag se vilka rum som går att boka?

De tre olika färgerna runt bokningsmodulen visar rummets status. Du kan också se lediga tidsluckor i den inbyggda kalendern i rumsadministratören. Om du använder Outlook-tillägget eller mobilappen kan du se vilka rum som är lediga när du gör din bokning.

6. Om ett rum är upptaget, kommer rumsansvarig då att föreslå ett ledigt rum?

Om ett rum är uppbokat klickar du bara på fliken ”Övriga rum” i panelen, så visas de lediga rummen.

7. Kan jag förlänga eller avbryta min bokning om mötet drar ut på tiden eller slutar tidigare än planerat?

Ja, du kan förlänga din bokning i panelen om det inte finns några andra möten inplanerade efteråt. Om du vill avsluta mötet i förtid klickar du bara på knappen ”Avsluta möte”.

8. Vilka rapporter kan jag ta fram utifrån de insamlade uppgifterna?

Med Evokos lösningar får du praktiska insikter om hur dina mötesrum används, till exempel:

· Totalt antal rumsbokningar – filtrerat efter byggnad, våning eller ett specifikt rum
· Vilket rum används mest?
· Vilken dag är den mest bokade för möten?
· Antal automatiskt avbokade bokningar (möten som inte har checkats in)
· Trenddiagram för möten
· Och mycket mer

9. Kan jag lägga till egna logotyper och bilder i rumsbokningspanelerna?

Nej, och här är anledningen – våra rumsadministratörer är inte avsedda att hantera digital skyltning. Att ändra LED-färger, lägga till logotyper eller meddelanden för digital skyltning skulle göra gränssnittet mer komplicerat och riskerar att distrahera användaren istället för att förenkla bokningsprocessen.

10. Vilka bokningssystem för rum har ni?

Vi erbjuder två olika system för rumsbokning. Liso Room Manager är en egenhostad lösning som är utvecklad för organisationer som vill lagra all data på sina egna servrar. Naso Room Manager är molnbaserad och erbjuder fler alternativ för rumsbokning.