25 mars 2026

10 frågor och svar om bordsbokning

Ett bokningssystem för skrivbord gör det enkelt för dig att boka ett skrivbord.
Men hur fungerar det? Nedan har vi listat de 10 vanligaste frågorna.

1. Vad är bordsbokning?

Bordsbokning är ett system som gör det möjligt att reservera eller direkt boka skrivbord och andra typer av arbetsplatser för en viss tidpunkt och ett visst datum. Tanken är att du kan boka ditt skrivbord i förväg istället för att behöva skynda dig till kontoret med delade arbetsplatser för att hinna få en plats.

2. Vad är en receptionist?

En interaktiv digital skärm, kallad ”desk manager”, är en smart enhet som placeras på varje kontorsbord. Enheten visar för alla vilken arbetsplats som är ledig, upptagen eller väntar på att bokas. Allt detta kombineras med ett smart bokningssystem för arbetsplatser, vilket håller allt sammankopplat och uppdaterat. Om du bokar en arbetsplats på plats med hjälp av den fysiska bokningsenheten dyker den upp i bokningssystemet precis som om du hade bokat den via din mobiltelefon.

3. Hur fungerar bokning av skrivbord?

Det fungerar genom att hjälpa dig att hitta ett skrivbord där du kan arbeta, vilket gör det enklare att planera och strukturera din vecka på ett smidigt sätt. Det är enkelt att boka ett skrivbord direkt via bokningsenheten eller välja tid och plats för din bokning via en mobilapp. Systemet gör det också möjligt för chefer att se och hantera bokningar samt fastställa tydliga riktlinjer och uppföljningar för skrivbordsanvändningen.

4. Vilka är fördelarna med att boka via skrivbordet?

Vi ser att de flesta kontor som använder flexibel sittplatsfördelning har nytta av ett system för bordsbokning. Bordsbokning kan öka er produktivitet och flexibilitet, eftersom ni kan planera arbetsdagen effektivt utan att behöva lägga för mycket tid på att leta efter ett ledigt bord. Att veta att man har bokat ett bord kan också minska den stress som ofta förknippas med hot desking och flexibel sittplatsfördelning. Fördelen för företagen är att man får användbara insikter om kontorsanvändningen, vilket gör det möjligt att optimera kontorsutrymmet efter de faktiska behoven (och spara pengar).

5. Hur bokar jag ett skrivbord?

Du kan boka direkt vid en ledig arbetsplats genom att trycka på ”Boka” och välja önskat tidsintervall. Du kan också boka via appen, där du kan se alla lediga arbetsplatser, bläddra bland olika våningsplan och boka en arbetsplats i förväg. Med hjälp av bokningsprogrammet kan du skapa en extra QR-kod. Den sätter du sedan upp på arbetsplatsen och skannar med din smartphone för att boka en ledig arbetsplats eller checka in vid den arbetsplats du redan har bokat.

6. Vem behöver en bokningsansvarig?

En skrivbordsbokare är ett användbart verktyg för företag och organisationer som vill hantera bokning och användning av arbetsplatser. Den kan användas av en rad olika verksamheter, däribland kontor, kontorshotell och hotell. För företag med ett stort antal anställda som arbetar i ett delat kontorsutrymme kan en bokningssystem hjälpa till att optimera resursanvändningen och förbättra produktiviteten. Dessutom kan vissa personer som arbetar i flexibla arbetsmiljöer, såsom frilansare eller distansarbetare, också finna bokningsprogramvara användbar eftersom de behöver boka en specifik plats att arbeta på.

7. Vad händer om jag behöver avboka eller ändra min bokning?

Du kan ändra tid eller datum för din bokning eller avboka den helt och hållet. En pågående bokning kan också enkelt förlängas både på enheten och i appen.

8. Kan jag testa ett bokningssystem för skrivbord innan jag köper det?

Ja. Programvaran finns som en 30-dagars provversion, så att du kan testa den innan du köper. Om du väljer Evoko Kleeo ingår en 1-årig licens i enheten.

9. Kan ett bokningssystem för skrivbord öka produktiviteten?

Det går alldeles utmärkt! Förutom att den sparar tid som annars går åt till att leta efter ett ledigt skrivbord kan vår bokningsenhet även ställas in i fokusläge. Fokusläget, som markeras med ett blått ljussken, signalerar tydligt att den som använder skrivbordet behöver koncentrera sig och inte vill bli störd. Detta ökar produktiviteten och höjer medarbetarnas tillfredsställelse.

10. Hur kan ett bokningssystem för skrivbord vara skalbart?

Systemet bör vara utformat så att det kan skalas upp från att endast omfatta ett fåtal arbetsplatser till att tillgodose behoven hos stora företag med tusentals arbetsplatser fördelade på flera byggnader och våningar. Ett molnbaserat bokningssystem för arbetsplatser gör det möjligt att alltid hantera och övervaka systemet på distans. Slutligen bör hårdvaran ha produktcertifieringar för alla större marknader för att möjliggöra global räckvidd. Lyckligtvis uppfyller Evokos bokningslösning för arbetsplatser alla dessa kriterier.