8 aprile 2026

Come prepararsi per delle riunioni efficaci

Non è mai possibile garantire che una riunione abbia successo. Quello che puoi fare, però, è prepararti al meglio.
Adotta questa nuova lista di controllo e migliora l'efficienza delle tue riunioni.

Spiegare il motivo per cui si tiene la riunione

Quando invii l'invito alla riunione, indica chiaramente lo scopo dell'incontro. Non ne hai bisogno? Fallo comunque, solo per chiarezza. Può solo aiutare a evitare che qualche partecipante incerto debba tirare a indovinare. Può far sentire alcune persone più a loro agio nell'affrontare la riunione, consentendo una discussione migliore.

Puoi anche descrivere che tipo di riunione dovrebbe essere, ad esempio: si tratta di una presentazione, di un brainstorming, di un "meet and greet" o di una riunione di pianificazione? Sei tu a definire il contesto!

Stabilisci un ordine del giorno

Prenditelo come abitudine. L'ordine del giorno di una riunione non deve essere necessariamente qualcosa di speciale o dettagliato. Assicurati di includere:

• Gli argomenti di discussione elencati in ordine cronologico. Un obiettivo.
• Indica quale risultato vuoi ottenere con la riunione: questo ti aiuterà a rimanere concentrato sull'obiettivo

4 consigli per rendere più scorrevole una riunione.

1. Coinvolgere le persone

Verifica se è possibile tenere una riunione senza telefoni. Potresti inserirlo come suggerimento nell'invito alla riunione. Questo non può che aiutare a eliminare le distrazioni digitali superflue, soprattutto se la riunione è importante o prevede molti partecipanti.

2. Far sentire ascoltati tutti i presenti

In qualità di organizzatore della riunione, spetta a te garantire che l'incontro abbia successo. Perché non ricorrere al metodo tradizionale di alzare la mano per intervenire, in modo da coinvolgere tutti i partecipanti? Invita tutti a prendere la parola: dopotutto, sono stati invitati per un motivo.

3. Far sì che le persone parlino delle cose giuste

Se ti sembra difficile impedire ad alcuni partecipanti di andare fuori tema e ti accorgi che si sta dedicando tempo a questioni irrilevanti, puoi dire «mettiamo da parte questo argomento». Disegna un cerchio sulla lavagna, scrivi lì il nuovo argomento e spiega a tutti i partecipanti che si tratta di una discussione interessante che riprenderete in una nuova riunione o in un secondo momento.

4. Prevedere delle pause

Ci siamo passati tutti: in una sala riunioni soffocante. Ti senti stanco. La mente vaga e all’improvviso inizi a pensare al fine settimana. Guardi l’orologio e ti chiedi: «Quando è la prossima pausa?». Ricorda che per alcune persone può essere imbarazzante dover chiedere una pausa. Le pause spontanee possono anche interrompere il “flusso” di alcune persone. Invita le persone a uscire dalla stanza per sgranchirsi le gambe. Se si tratta di una riunione senza telefoni, le persone vorranno controllare i propri dispositivi in privato.

Preparare la sala riunioni

Durante una riunione importante è meglio evitare qualsiasi distrazione. Se hai tempo, controlla che la sala sia pronta e che non ci siano ostacoli che potrebbero interrompere la riunione. Ad esempio:

• «Riesci a vedere cosa sto scrivendo qui?»

Una classica fonte di distrazione durante i momenti più intensi delle riunioni, quando sta per essere spiegato qualcosa di importante alla lavagna. Controlla in anticipo se i pennarelli funzionano – e butta via quelli che non vanno!

• «Tecnologia mia, perché mi hai abbandonato?»

Lo schermo che intendi utilizzare è collegato alla corrente e funziona correttamente? Prevedi un piano di riserva per mostrare la tua presentazione nel caso in cui la tecnologia ti lasci a bocca asciutta.

• «Qui dentro si sta facendo caldo»

Si tratta di una saletta o di una sala riunioni più piccola? Chiudi le tende e assicurati che la temperatura sia adeguata. Spesso nelle stanze più piccole fa caldo in fretta.

Liso Room Manager dispone di un sistema di icone che mostra la dotazione di ogni sala riunioni. È possibile segnalare facilmente eventuali guasti o oggetti mancanti.