1° aprile 2026

In che modo gli uffici intelligenti consentono di risparmiare tempo e denaro

La trasformazione digitale è ormai un tema centrale nell'agenda dei facility manager, poiché abbiamo visto come gli edifici intelligenti o "smart" facciano un uso intelligente delle nuove tecnologie connesse. Il passo successivo sono gli uffici intelligenti. Grazie all'uso di sensori, telecamere, software e nuovi dispositivi monofunzionali è possibile supportare, potenziare e ottimizzare le operazioni quotidiane in ufficio. In questo articolo vi illustreremo una serie di esempi di come la tecnologia rivoluzionerà l'ufficio.

1. Supporto alle attività quotidiane
I dispositivi indossabili: una nuova componente della tua suite per l'ufficio?

La tecnologia è ormai così compatta da poter essere indossata al polso. Questa tecnologia viene già utilizzata per le comunicazioni, con notifiche che compaiono sui nostri orologi digitali, ma immaginate un ufficio che utilizzi questi orologi per importanti comunicazioni interne. Inoltre, si potrebbe promuovere il benessere del personale incoraggiando l'attività fisica o definendo un programma alimentare.

Parliamo di tecnologia

Pensate a SIRI in versione da ufficio. L'assistenza vocale potrebbe essere una funzionalità integrata praticamente ovunque in un ufficio intelligente. Immaginate di non dover premere i pulsanti dell'ascensore quando avete in mano un portatile, o di evitare i germi durante la stagione influenzale evitando di toccare il frigorifero o la porta del bagno. Ma forse la cosa più sorprendente è non dover capire e imparare a usare i diversi dispositivi delle sale riunioni, ma semplicemente utilizzare i comandi vocali per accendere il proiettore.

Forniture per ufficio: non più un ostacolo

L'uso di sensori per monitorare le forniture d'ufficio, come i cestini dei rifiuti e il livello della carta, può segnalare al personale di manutenzione il luogo o l'oggetto che deve essere svuotato o rifornito. I dispositivi per ordinare nuovi articoli o riparare le attrezzature guaste possono essere collocati ovunque. Il latte sta finendo? Basta premere un pulsante nel frigorifero. Mancano i pennarelli per la lavagna bianca? Basta premere un pulsante nella sala riunioni.

Preparazione automatica della sala

Si impiega molto tempo ad allestire una sala riunioni prima dell’inizio dell’incontro. Alcuni ritengono di dover essere presenti nella sala 15 minuti prima dell’inizio della riunione per assicurarsi che tutte le attrezzature funzionino. Ciò significa che prenotano la sala per un periodo più lungo, solo per prepararsi. Sensori o badge elettronici possono rilevare quando le persone entrano ed escono da una sala e accendere o spegnere automaticamente le luci e l'aria condizionata. Possono anche accendere il proiettore e connettersi alla rete e al sistema telefonico, risparmiando molto tempo ed energia.

2. Gestione del personale -
: la soluzione per il coworking e l'hot desking

Ora che la tendenza del coworking e dell’hot desking si è ormai consolidata, il passo successivo consiste nell’ottimizzare la gestione delle postazioni di lavoro che cambiano occupante ogni giorno. Grazie a sensori e software intelligenti, i dipendenti possono individuare una postazione libera, prenotarla da remoto ed essere guidati fino a essa tramite il telefono. È inoltre possibile utilizzare lo stesso sistema per individuare le prese di corrente o cercare persone all’interno dell’edificio con cui scambiare due chiacchiere di persona.

Scopri la migliore disposizione degli uffici e le planimetrie

Grazie all'uso di sensori, telecamere e software per sale riunioni, le aziende possono analizzare i movimenti dei dipendenti all'interno dell'ufficio, monitorare gli spazi che si affollano in determinati orari e individuare le attrezzature più utilizzate. Questi dati rappresentano uno strumento prezioso per i responsabili di piano o i facility manager, in quanto consentono loro di prendere decisioni informate in merito alla riorganizzazione delle postazioni di lavoro e degli spazi dell'ufficio.

I segnalatori ti aiutano a non perderti

Quando si tratta di grandi complessi di uffici, sia i visitatori che i dipendenti possono trarre vantaggio dalla possibilità di individuare rapidamente prese di corrente, spazi di lavoro e persone. Un sistema di orientamento, che solitamente si trova nei centri commerciali, è uno schermo che integra una mappa interattiva. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro alleggerendo il carico di lavoro del personale della reception. Utilizzando un software compatibile, i dispositivi mobili come telefoni o orologi da polso possono trasformarsi in mappe, guidandovi passo dopo passo in un ambiente affollato.

Trasmettere un messaggio univoco a tutto l'ufficio

L'utilizzo di un sistema di messaggistica interno è uno strumento eccellente per diffondere messaggi importanti a tutti. Può trattarsi di questioni relative alla sicurezza, di nuovi eventi o di annunci riguardanti l'arrivo di visitatori esterni nell'edificio. Inoltre, la visualizzazione di statistiche in tempo reale può coinvolgere e motivare il personale a lavorare per il raggiungimento di obiettivi comuni. Con il software giusto, gli schermi intelligenti mostreranno informazioni mirate e pertinenti per ogni area di lavoro.

Accogliete i visitatori esterni con garbo

La prima impressione è fondamentale. Grazie a un sistema di messaggistica interna, i clienti o i visitatori possono orientarsi negli uffici in modo straordinario. Possono prenotare un posto auto in anticipo, indicare le loro preferenze per il pranzo o le bevande durante la riunione, ricevere un messaggio di benvenuto personalizzato e poi essere guidati dalla reception alla sala riunioni tramite schermi interni.

Grazie a un sistema di gestione dei visitatori, potete guidare i visitatori nei vostri uffici in modo straordinario. Consentite loro di prenotare un posto auto in anticipo, di comunicare le loro preferenze per il pranzo o le bevande per la riunione, di ricevere un saluto personalizzato tramite SMS e di essere poi guidati dalla reception alla sala riunioni, utilizzando schermi interni che indicano loro dove andare.

3. La soddisfazione dei dipendenti: il clima lavorativo ideale

Oltre a oscurare i vetri o a utilizzare tende parasole per tenere lontana la luce solare fastidiosa, gli uffici negli edifici intelligenti possono regolare automaticamente l'illuminazione in base alle condizioni meteorologiche esterne, creando così un ambiente di lavoro perfettamente illuminato. Lo stesso vale per il mantenimento di una temperatura confortevole in ogni zona dell'edificio. I sensori sono in grado di rilevare il numero di persone presenti in una stanza e di regolare in modo intelligente la temperatura al livello ottimale.

Rendere gli spazi di lavoro più personali, ovunque tu vada

Grazie al riconoscimento facciale o a un badge elettronico, nell’ufficio intelligente del futuro sarà possibile riprodurre la canzone preferita di un dipendente non appena entra nel guardaroba. Una scrivania vuota potrà essere personalizzata. Quando un dipendente si siede, la scrivania potrà illuminarsi con luci LED colorate e l’altezza della sedia e del piano di lavoro si regolerà automaticamente in base alle preferenze impostate. Potrà “parlare” e dargli il benvenuto fornendo informazioni utili, come il numero di e-mail non lette o le condizioni meteorologiche locali.

Rendere più facile il lavoro da remoto

Immaginate se ogni dipendente dovesse comunicare quotidianamente se intende lavorare da casa, in modalità mista (in parte da casa e in parte in ufficio) o in ufficio. In questo caso, o qualora fosse malato, un sistema di prenotazione delle sale riunioni annullerebbe tutte le riunioni da lui prenotate. Ciò consentirebbe inoltre di avvisare i partecipanti dell’annullamento della riunione e di aggiornare il sistema di comunicazione interna e la rete intranet, evitando così che i dipendenti inviino e-mail superflue.

Semplificare le ordinazioni per il pranzo – per avere più tempo da dedicare alla socializzazione

Le aziende che dispongono di un servizio di ristorazione interno possono avvalersi dell’ufficio intelligente per raccogliere informazioni sulle preferenze alimentari dei dipendenti e definire così al meglio il menu. Inoltre, è possibile risparmiare tempo grazie a un sistema di ordinazione personalizzato. I pagamenti possono essere effettuati facilmente tramite telefono o con una valuta digitale aziendale. Se il processo di acquisto è fluido, i dipendenti possono dedicarsi invece alla socializzazione o al relax. I ristoranti aziendali più affollati potrebbero investire in un sistema di ticket e segnaletica digitale invece che nelle code per un maggiore comfort, proprio come i fast food.

Se non si dispone di un ristorante interno, la tecnologia può comunque aiutare a risparmiare tempo collegandosi a un servizio locale di consegna di cibo a domicilio e accelerando il processo di ordinazione. Quando diverse persone vogliono mangiare le stesse cose, è possibile coordinare i gruppi per il pranzo in base alle scelte alimentari. Immaginate che un promemoria per il pranzo possa apparire sugli schermi di coloro che effettuano più frequentemente gli ordini di cibo per incoraggiare questo comportamento.