25 marzo 2026

10 domande e risposte sulla prenotazione dei posti a sedere

Il sistema di prenotazione dei posti a sedere ti permette di prenotare facilmente un posto.
Ma come funziona? Di seguito abbiamo elencato le 10 domande più frequenti.

1. Che cos'è la prenotazione da scrivania?

La prenotazione delle postazioni è un sistema che consente di prenotare o riservare immediatamente postazioni di lavoro e altri tipi di spazi di lavoro in una data e un orario specifici. L'idea è che, invece di precipitarsi nell'ufficio con postazioni condivise per accaparrarsi un posto, è possibile prenotare la propria postazione in anticipo.

2. Che cos'è un responsabile di reception?

Uno schermo digitale interattivo, denominato «desk manager», è un dispositivo intelligente posizionato su ogni scrivania dell'ufficio. Il dispositivo segnalerà a tutti quali postazioni di lavoro sono disponibili, occupate o in attesa di essere assegnate. Il tutto è integrato con un sistema di prenotazione delle postazioni intelligente, che garantisce che tutto sia connesso e aggiornato. Se prenoti una postazione in loco utilizzando il dispositivo fisico di prenotazione, questa apparirà nel sistema di prenotazione esattamente come se l'avessi prenotata dal tuo cellulare.

3. Come funziona la prenotazione del posto a sedere?

Ti aiuta a trovare una postazione dove lavorare, rendendo più semplice pianificare e organizzare la tua settimana in modo efficiente. È facile prenotare una postazione direttamente dal dispositivo dedicato oppure scegliere l'orario e il luogo della prenotazione tramite un'app per smartphone. Il sistema consente inoltre ai responsabili di visualizzare e gestire le prenotazioni, nonché di definire regole chiare e procedure di controllo per l'utilizzo delle postazioni.

4. Quali sono i vantaggi della prenotazione del posto a sedere?

È evidente che la maggior parte degli uffici che adottano una disposizione flessibile dei posti di lavoro può trarre vantaggio da un sistema di prenotazione delle postazioni. La prenotazione delle postazioni può migliorare la produttività e la flessibilità, poiché consente di pianificare la giornata lavorativa in modo efficiente senza dover dedicare troppo tempo alla ricerca di una postazione libera. Sapere di aver prenotato una postazione può inoltre ridurre lo stress spesso associato all’hot desking e alla disposizione flessibile dei posti di lavoro. Il vantaggio per le aziende consiste nell’ottenere informazioni utili sull’utilizzo degli uffici, che consentono di ottimizzare lo spazio in base alle esigenze effettive (e di risparmiare denaro).

5. Come posso prenotare una postazione?

Puoi prenotare direttamente su una postazione disponibile premendo "Prenota" e selezionando la fascia oraria che preferisci. Puoi anche prenotare tramite l'app, che ti permette di visualizzare tutte le postazioni libere, sfogliare le diverse planimetrie e prenotare una postazione per un momento successivo. Tramite il software di prenotazione delle postazioni è possibile generare un'ulteriore etichetta QR. Basta poi applicarla sulla postazione e scansionarla con lo smartphone per prenotare una postazione libera o effettuare il check-in alla postazione già prenotata.

6. A chi serve un addetto alle prenotazioni?

Un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro è utile per le aziende e le organizzazioni che desiderano gestire la prenotazione e l'utilizzo degli spazi di lavoro. Può essere utilizzato da una vasta gamma di attività, tra cui uffici, spazi di coworking e hotel. Per le aziende con un numero elevato di dipendenti che lavorano in uno spazio ufficio condiviso, un sistema di prenotazione delle postazioni può aiutare a ottimizzare l'uso delle risorse e migliorare la produttività. Inoltre, anche alcune persone che lavorano in ambienti di lavoro flessibili, come i liberi professionisti o i lavoratori da remoto, possono trovare utile un software di prenotazione delle postazioni, poiché hanno bisogno di prenotare un posto specifico in cui lavorare.

7. Cosa succede se devo cancellare o modificare la mia prenotazione?

Puoi modificare l'ora o la data della tua prenotazione oppure cancellarla del tutto. Una prenotazione in corso può anche essere facilmente prolungata sia sul dispositivo che nell'app.

8. Posso provare un sistema di prenotazione dei posti a sedere prima di acquistarlo?

Sì. Il software è disponibile in versione di prova per 30 giorni, così potrai provarlo prima dell'acquisto. Se scegli Evoko Kleeo, la licenza di 1 anno è inclusa nel dispositivo.

9. Un sistema di prenotazione delle scrivanie può aumentare la produttività?

Certo che sì! Oltre a ridurre il tempo dedicato alla ricerca di una scrivania libera, il nostro dispositivo di prenotazione delle scrivanie può anche essere impostato in modalità "Focus". La modalità "Focus", segnalata da un alone di luce blu, indica chiaramente che la persona che sta utilizzando la scrivania ha bisogno di concentrarsi e non desidera essere disturbata. Ciò aumenterà la produttività e migliorerà la soddisfazione dei dipendenti.

10. In che modo un sistema di prenotazione delle postazioni può essere scalabile?

Il sistema dovrebbe essere progettato in modo da poter essere scalabile, partendo da un numero limitato di postazioni fino a soddisfare le esigenze di grandi aziende che utilizzano migliaia di postazioni distribuite su più edifici e piani. Un sistema di prenotazione delle postazioni basato su cloud consente di gestire e monitorare il sistema in remoto in ogni momento. Infine, l'hardware dovrebbe disporre delle certificazioni di prodotto necessarie per tutti i principali mercati, al fine di garantire una copertura globale. Fortunatamente, la soluzione di prenotazione delle postazioni di Evoko soddisfa tutti questi criteri.