1. Mai 2026

Verbesserung der Besprechungskultur

Menschen, die aus Besprechungsräumen hinausgeworfen werden, große Gruppen, die sich in einen kleinen Besprechungsraum drängen müssen, und andere, die verzweifelt nach einem ruhigen Ort suchen, um diesen wichtigen Anruf entgegenzunehmen. All das gehört zum Alltag, und genau deshalb ist es wichtig, eine gute Besprechungskultur zu pflegen. Hier sind einige konkrete Tipps, wie das gelingen kann.

Ein Analyse-Tool finden

Um überhaupt zu wissen, wo man anfangen soll, muss man sich die Zahlen ansehen. Man kann die Mitarbeiter zwar jederzeit im Rahmen einer Umfrage nach ihrer Meinung fragen, doch die Wahrnehmung entspricht nicht immer der Realität. Um eine objektive Sichtweise zu erhalten und sich ein umfassendes Bild zu verschaffen, empfehlen wir den Einsatz eines Analysetools zur Messung und Auswertung Ihrer Besprechungen. Sobald Ihre Besprechungen erfasst sind, erhalten Sie schnell Einblicke in die Nutzung Ihrer Besprechungsräume und erfahren, wie Sie diese verbessern können.

Zeitmanagement und Qualität von Besprechungen

Überprüfen Sie die durchschnittliche Sitzungsdauer – beträgt sie mehrere Stunden? Kürzere Sitzungen sind in der Regel von Vorteil; behalten Sie diese Kennzahl daher im Auge und greifen Sie ein, wenn sie zu hoch wird. Was können Führungskräfte tun, um Sitzungen zu verkürzen? Fordern Sie die Mitarbeiter öffentlich dazu auf, Sitzungen kürzer zu halten, und gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie eine Tagesordnung verwenden.

Sitzungen verlängern

Wenn viele Mitarbeiter ihre Besprechungen verlängern, deutet dies auf eine Besprechungskultur hin, in der die Zeitvoranschläge nicht zutreffen. Prüfen Sie, ob Sie etwas tun können, um den Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Besprechungszeiten einzuhalten:

Überprüfen Sie außerdem die Gesamtnutzung der Besprechungsräume. Verlängerte Besprechungen in Verbindung mit einer geringen Besprechungsraumnutzung könnten darauf hindeuten, dass Sie über zu viele Besprechungsräume verfügen. Wenn Sie feststellen, dass Mitarbeiter Besprechungsräume als Arbeitsbereich nutzen, sollten Sie die Einrichtung Ihrer Besprechungsräume überdenken. Vielleicht benötigen Sie mehr ausgewiesene Arbeitsbereiche?

Eine Checkliste für bessere Besprechungen:

1. Bringen Sie die Verhaltensregeln für Besprechungen gut sichtbar in den Besprechungsräumen an, etwa auf einem Tischschild oder einem Wandplakat – genau wie das WLAN-Passwort.

2. Investieren Sie in ein System zur Terminvereinbarung, das Statistiken liefert.

3. Denken Sie über den Tellerrand hinaus und seien Sie bereit, die Einrichtung Ihres Besprechungsraums an die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen.