8. April 2026

So bereiten Sie sich auf großartige Besprechungen vor

Ein erfolgreiches Meeting lässt sich nie garantieren. Aber Sie können sich darauf vorbereiten.
Machen Sie diese Checkliste zu Ihrer neuen Leitfaden und steigern Sie die Effizienz Ihrer Meetings.

Geben Sie an, warum die Sitzung stattfindet

Geben Sie bei der Versendung der Besprechungsanfrage den Zweck der Besprechung klar und deutlich an. Ist das nicht nötig? Tun Sie es trotzdem, um Klarheit zu schaffen. Es kann nur helfen, unsichere Teilnehmer vom Rätselraten abzuhalten. Manche Menschen fühlen sich dadurch sicherer, wenn sie in die Besprechung gehen, was eine bessere Diskussion ermöglicht.

Sie können auch beschreiben, um welche Art von Besprechung es sich handelt, zum Beispiel: Ist es eine Präsentation, ein Brainstorming, ein „Meet and Greet“ oder eine Planungssitzung? Sie geben den Rahmen vor!

Eine Tagesordnung erstellen

Machen Sie es sich zur Gewohnheit. Eine Tagesordnung für ein Meeting muss nichts Besonderes oder Ausführliches sein. Achten Sie darauf, dass Sie Folgendes haben:

•Die Diskussionsthemen in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Ein Ziel.
•Legen Sie fest, welches Ergebnis Sie mit dem Meeting erreichen möchten – das hilft Ihnen, am Ball zu bleiben

4 Tipps für einen reibungsloseren Ablauf von Besprechungen.

1. Die Menschen einbinden

Fragen Sie nach, ob ein Meeting ohne Handys in Ordnung ist. Sie könnten dies als Vorschlag in die Einladung zum Meeting schreiben. Es kann nur hilfreich sein, übermäßige digitale Ablenkungen zu vermeiden, insbesondere wenn das Meeting wichtig ist oder viele Teilnehmer umfasst.

2. Sorgen Sie dafür, dass sich jeder im Raum gehört fühlt

Sie sind der Organisator der Sitzung, daher liegt es letztendlich an Ihnen, dafür zu sorgen, dass die Sitzung ein Erfolg wird. Warum nutzen Sie nicht die altbewährte Methode, bei der man die Hand hebt, um das Wort zu ergreifen, und so Beiträge von allen Sitzungsteilnehmern einholen? Laden Sie alle ein, sich zu äußern, denn sie wurden aus gutem Grund eingeladen.

3. Sorgen Sie dafür, dass die Leute über die richtigen Dinge sprechen

Wenn Sie das Gefühl haben, dass es schwierig ist, einige Teilnehmer davon abzuhalten, vom Thema abzuweichen, und Zeit für die falschen Dinge aufgewendet wird, können Sie sagen: „Lassen wir diesen Gedanken erst einmal beiseite.“ Zeichnen Sie einen Kreis auf das Whiteboard, notieren Sie dort das neue Thema und teilen Sie allen Teilnehmern mit, dass es sich um eine wichtige Diskussion handelt, die Sie in einer neuen Sitzung oder zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen werden.

4. Planen Sie Pausen ein

Das kennen wir alle: ein stickiger Besprechungsraum. Man fühlt sich müde. Die Gedanken schweifen ab und plötzlich denkt man an das Wochenende. Man schaut auf die Uhr und fragt sich: „Wann ist die nächste Pause?“ Denken Sie daran, dass es manchen Menschen unangenehm sein kann, um eine Pause zu bitten. Spontane Pausen können zudem den „Flow“ einiger Teilnehmer stören. Lassen Sie die Teilnehmer den Raum verlassen, damit der Kreislauf in Schwung kommt. Wenn es sich um eine handyfrei-Sitzung handelt, werden die Teilnehmer ihre Handys lieber unter vier Augen checken wollen.

Den Besprechungsraum vorbereiten

Bei einem wichtigen Meeting möchte man nicht abgelenkt werden. Wenn Sie Zeit haben, überprüfen Sie, ob der Raum auf alle möglichen Hindernisse vorbereitet ist, die Ihr Meeting stören könnten. Zum Beispiel:

• „Kannst du sehen, was ich hier schreibe?“

Eine typische Ablenkung in den spannendsten Momenten einer Besprechung, wenn gerade etwas Wichtiges am Whiteboard erklärt werden soll. Prüfen Sie vorher, ob die Whiteboard-Stifte funktionieren – und sortieren Sie die defekten aus!

• „Meine Technologie, warum hast du mich verlassen?“

Ist der Bildschirm, den Sie verwenden möchten, angeschlossen und funktioniert er? Halten Sie einen Plan B für die Präsentation bereit, falls die Technik versagt.

• „Es wird langsam heiß hier drin“

Ist es ein Huddle Room oder ein kleinerer Besprechungsraum? Zieh die Jalousien zu und achte darauf, dass die Temperatur angenehm ist. In kleineren Räumen wird es oft schnell warm.

Liso Room Manager verfügt über ein Symbolsystem, das die Ausstattung der einzelnen Besprechungsräume anzeigt. Sie können ganz einfach melden, wenn etwas defekt ist oder fehlt.