1. April 2026

Wie intelligente Büros Zeit und Geld sparen

Die digitale Transformation steht mittlerweile fest auf der Agenda von Facility-Managern, da wir gesehen haben, wie intelligente oder „Smart Buildings“ die neuen vernetzten Technologien sinnvoll nutzen. Der nächste Schritt sind intelligente Büros. Mithilfe von Sensoren, Kameras, Software und neuen Spezialgeräten können Sie den täglichen Bürobetrieb unterstützen, optimieren und rationalisieren. In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Beispiele vor, wie Technologie das Büro revolutionieren wird.

1. Unterstützung der täglichen Aktivitäts
-Wearables – ein neuer Bestandteil Ihrer Büroausstattung?

Die Technik ist mittlerweile so klein, dass man sie am Handgelenk tragen kann. Dies wird bereits für die Kommunikation genutzt, indem Benachrichtigungen auf unseren Smartwatches angezeigt werden, aber stellen Sie sich einmal ein Büro vor, in dem diese Uhren für wichtige interne Mitteilungen eingesetzt werden. Darüber hinaus könnte man das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern, indem man sie zu körperlicher Bewegung anregt oder einen Ernährungsplan aufstellt.

Über Technik sprechen

Stellen Sie sich SIRI für das Büro vor. Sprachassistenz könnte eine Funktion sein, die fast überall im Smart Office integriert werden könnte. Stellen Sie sich vor, Sie müssten keine Aufzugsknöpfe mehr drücken, wenn Sie einen Laptop tragen, oder könnten während der Grippesaison Keime vermeiden, indem Sie den Kühlschrank oder die Badezimmertür nicht berühren. Am beeindruckendsten ist vielleicht, dass man sich nicht erst mit der Bedienung verschiedener Geräte in Besprechungsräumen auseinandersetzen und diese erlernen muss, sondern den Projektor einfach per Sprachbefehl einschalten kann.

Bürobedarf – kein Hindernis mehr

Durch den Einsatz von Sensoren zur Erfassung von Büromaterial wie Papierkörben und Papiervorräten kann das Wartungspersonal darauf hingewiesen werden, wo etwas geleert oder aufgefüllt werden muss. Systeme zur Bestellung neuer Artikel oder zur Reparatur defekter Geräte können überall installiert werden. Ist die Milch alle? Drücken Sie einen Knopf im Kühlschrank. Fehlen die Whiteboard-Stifte? Drücken Sie einen Knopf im Besprechungsraum.

Automatische Raumaufbereitung

Vor Beginn einer Besprechung wird viel Zeit für die Vorbereitung des Besprechungsraums aufgewendet. Manche glauben, sie müssten bereits 15 Minuten vor Beginn der Besprechung im Raum sein, um sicherzustellen, dass die gesamte Technik funktioniert. Das bedeutet, dass sie den Raum nur für die Vorbereitungen länger buchen. Sensoren oder elektronische Ausweise können erkennen, wenn Personen den Raum betreten oder verlassen, und automatisch das Licht und die Klimaanlage ein- oder ausschalten. Sie können auch den Projektor einschalten und eine Verbindung zum Netzwerk und zur Telefonanlage herstellen, was viel Zeit und Energie spart.

2. Personalplanung –
: Coworking und Hot Desking – das Problem ist gelöst

Da sich der Trend zu Coworking und Hot Desking mittlerweile fest etabliert hat, besteht der nächste Schritt darin, die Verwaltung der Arbeitsplätze zu optimieren, die täglich von einem Nutzer zum nächsten wechseln. Mithilfe von Sensoren und intelligenter Software können Mitarbeiter einen freien Arbeitsplatz finden, ihn aus der Ferne reservieren und sich per Smartphone dorthin leiten lassen. Über dasselbe System lassen sich auch Steckdosen finden oder Personen im Gebäude ausfindig machen, um ein persönliches Gespräch zu führen.

Entdecken Sie die besten Bürokonzepte und Grundrisse

Mithilfe von Sensoren, Kameras und Konferenzraum-Software können Unternehmen erfassen, wie sich die Mitarbeiter im Büro bewegen, welche Bereiche zu bestimmten Zeiten überfüllt sind und welche Geräte am häufigsten genutzt werden. Diese Daten sind ein hervorragendes Hilfsmittel für Etagenleiter oder Facility Manager, um fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Umgestaltung der Schreibtisch- und Arbeitsplatzstruktur im Büro zu treffen.

Wegweiser verhindern, dass man sich verirrt

In großen Bürokomplexen profitieren sowohl Besucher als auch Mitarbeiter davon, wenn sie Steckdosen, Arbeitsplätze und Personen schnell finden können. Ein Wegweiser, wie man ihn typischerweise in Einkaufszentren findet, ist ein Bildschirm mit einer interaktiven Karte. Dies kann Zeit und Geld sparen, da das Personal an der Rezeption entlastet wird. Mit kompatibler Software lassen sich mobile Geräte wie Smartphones oder Smartwatches in Karten verwandeln, die Sie in einer belebten Umgebung Schritt für Schritt durch das Gebäude führen.

Vermitteln Sie im Büro eine einheitliche Botschaft

Die Nutzung eines internen Nachrichtensystems ist ein hervorragendes Mittel, um wichtige Mitteilungen an alle Mitarbeiter weiterzugeben. Dabei kann es sich um Sicherheitshinweise, neue Veranstaltungen oder die Ankündigung handeln, dass externe Besucher im Gebäude erwartet werden. Darüber hinaus kann die Anzeige von Echtzeitstatistiken die Mitarbeiter einbinden und motivieren, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten. Mit der richtigen Software zeigen die Smart Screens gezielte und relevante Informationen für jeden Arbeitsbereich an.

Begrüßen Sie externe Besucher mit Finesse

Der erste Eindruck zählt. Mithilfe eines internen Nachrichtensystems können Kunden oder Besucher auf beeindruckende Weise durch das Büro navigieren. Sie können im Voraus einen Parkplatz reservieren, ihre Wünsche bezüglich Mittagessen oder Getränken für das Meeting mitteilen, eine persönliche Begrüßung per SMS erhalten und dann mithilfe interner Bildschirme vom Empfang bis zum Besprechungsraum geführt werden.

Mit einem Besuchermanagementsystem können Sie Besucher auf beeindruckende Weise durch Ihr Büro führen. Lassen Sie sie im Voraus einen Parkplatz reservieren, ihre Vorlieben für das Mittagessen oder Getränke für das Meeting mitteilen, eine persönliche Begrüßung per SMS erhalten und sich dann mithilfe interner Bildschirme, die ihnen den Weg weisen, von der Rezeption bis zum Besprechungsraum führen lassen.

3. Mitarbeiterzufriedenheit – das ideale Arbeitsklima

Neben getönten Scheiben oder Sonnenschutzvorrichtungen, die störendes Sonnenlicht abhalten, können Büros in intelligenten Gebäuden die Beleuchtung automatisch an die Wetterbedingungen draußen anpassen, um eine perfekt ausgeleuchtete Arbeitsumgebung zu schaffen. Das Gleiche gilt für die Gewährleistung einer angenehmen Temperatur, egal wo man sich gerade befindet. Sensoren erfassen, wie viele Personen sich in einem Raum aufhalten, und passen die Temperatur intelligent auf das optimale Niveau an.

Arbeitsbereiche mit einer persönlichen Note gestalten – ganz gleich, wo man sich gerade befindet

Mithilfe von Gesichtserkennung oder einem elektronischen Ausweis kann im Smart Office der Zukunft beim Betreten der Garderobe das Lieblingslied eines Mitarbeiters abgespielt werden. Ein leerer Schreibtisch lässt sich individuell anpassen. Setzt sich ein Mitarbeiter hin, kann sein Schreibtisch mit farbigen LED-Leuchten beleuchtet werden, und die Höhe von Stuhl und Schreibtisch passt sich automatisch an seine eingestellten Vorlieben an. Er kann „sprechen“ und den Mitarbeiter mit relevanten Informationen begrüßen, beispielsweise wie viele ungelesene E-Mails er hat oder wie das Wetter vor Ort ist.

Erleichtern Sie die Arbeit im Homeoffice

Stellen Sie sich vor, jeder Mitarbeiter müsste täglich angeben, ob er von zu Hause aus, teilweise von zu Hause aus oder im Büro arbeiten möchte. In diesem Fall – oder wenn er krank ist – würde ein System zur Buchung von Besprechungsräumen alle von ihm gebuchten Besprechungen stornieren. Dadurch würden auch alle Teilnehmer darüber informiert, dass die Besprechung abgesagt wurde, und das interne Kommunikationssystem sowie das Intranet würden entsprechend aktualisiert, um zu vermeiden, dass Mitarbeiter unnötige E-Mails versenden.

Optimierung der Mittagessenbestellungen – damit mehr Zeit für geselliges Beisammensein bleibt

Unternehmen mit hauseigener Verpflegung können mithilfe des „Intelligent Office“ Informationen darüber sammeln, was die Mitarbeiter gerne essen, um das Speisenangebot besser abzustimmen. Durch ein maßgeschneidertes Bestellsystem lässt sich zudem Zeit sparen. Zahlungen können ganz einfach per Smartphone oder mit einer digitalen Bürowährung abgewickelt werden. Wenn der Kaufvorgang reibungslos verläuft, können sich die Mitarbeiter stattdessen auf soziale Kontakte oder die Erholung konzentrieren. Belebtere Betriebsrestaurants könnten für mehr Komfort in ein Ticketsystem und digitale Beschilderung investieren, ähnlich wie Fast-Food-Restaurants.

Wenn Sie kein hauseigenes Restaurant haben, kann Technologie dennoch helfen, Zeit zu sparen, indem sie eine Verbindung zu einem lokalen Lieferservice herstellt und den Bestellvorgang beschleunigt. Wenn mehrere Personen dasselbe essen möchten, können Sie Mittagessengruppen nach Essensauswahl koordinieren. Stellen Sie sich vor, eine Mittagessen-Erinnerung könnte auf den Arbeitsbildschirmen derjenigen erscheinen, die am häufigsten Essen bestellen, um dieses Verhalten zu fördern.