1. april 2026

Hvordan smarte kontorer sparer tid og penge

Digital transformation står nu højt på dagsordenen hos facility managers, idet vi har set, hvordan intelligente eller »smarte« bygninger udnytter den nye, forbundne teknologi på en smart måde. Det næste skridt er smarte kontorer. Ved hjælp af sensorer, kameraer, software og nye specialudviklede enheder kan man understøtte, styrke og strømline den daglige drift på kontoret. I denne artikel vil vi gennemgå en række eksempler på, hvordan teknologien vil revolutionere kontoret.

1. Støtte til daglig aktivitets
-wearables – en ny del af dit kontorudstyr?

Teknologien er nu så lille, at den kan bæres på håndleddet. Den bruges allerede til kommunikation, hvor der vises notifikationer på vores digitale ure, men forestil dig et kontor, der bruger disse ure til vigtig intern kommunikation. Derudover kan man fremme medarbejdernes trivsel ved at tilskynde til fysisk aktivitet eller udarbejde en madplan.

Teknologi i fokus

Tænk på SIRI til kontoret. Stemmeassistentfunktioner kan integreres næsten overalt i det smarte kontor. Forestil dig, at du ikke behøver at trykke på elevatorknapperne, når du har en bærbar computer med, eller at du undgår bakterier i influenzasæsonen ved ikke at røre ved køleskabet eller døren til toilettet. Det mest imponerende er måske, at du ikke behøver at finde ud af og lære at bruge de forskellige enheder i mødelokalerne, men blot kan bruge stemmekommandoer til at tænde projektoren.

Kontorartikler – ikke længere en hindring

Ved hjælp af sensorer, der måler forbrug af kontorartikler, såsom papirkurve og papirbeholdning, kan vedligeholdelsespersonalet få besked om, hvor der er behov for at tømme eller genopfylde. Teknologi til bestilling af nye varer eller reparation af defekt udstyr kan placeres hvor som helst. Er mælken ved at løbe tør? Tryk på en knap i køleskabet. Mangler der whiteboard-kridt? Tryk på en knap i mødelokalet.

Automatisk klargøring af lokalet

Der bruges meget tid på at gøre et mødelokale klar, inden mødet starter. Nogle føler, at de er nødt til at være på plads 15 minutter før mødet starter for at sikre sig, at alt udstyret fungerer. Det betyder, at de reserverer lokalet i længere tid, blot for at kunne forberede sig. Sensorer eller elektroniske adgangskort kan registrere, når folk går ind og ud af et rum, og automatisk tænde eller slukke lys og aircondition. De kan også tænde projektoren og oprette forbindelse til netværket og telefonsystemet, hvilket sparer en masse tid og energi.

2. Koordinering af medarbejdere –
– Løsning på co-working og hot desking

Nu hvor trenden med co-working og hot desking er fast etableret, er det næste skridt at optimere forvaltningen af de skriveborde, der skifter bruger fra dag til dag. Ved hjælp af sensorer og intelligent software kan medarbejderne finde et ledigt skrivebord, reservere det på afstand og blive guidet hen til det via deres telefon. Man kan også bruge det samme system til at finde stikkontakter eller finde frem til personer i bygningen for en personlig snak.

Find den bedste kontorindretning og de bedste plantegninger

Ved hjælp af sensorer, kameraer og mødelokalesoftware kan virksomheder måle, hvordan medarbejderne bevæger sig rundt på kontoret, overvåge de områder, der bliver overfyldte på bestemte tidspunkter, og se, hvilket udstyr der bruges mest. Disse data er et fremragende redskab for afdelingsledere eller facility managers, når de skal træffe beslutninger om ændringer i kontorets opstilling af skriveborde og arbejdspladser.

Wayfinders sørger for, at du ikke farer vild

I store kontorkomplekser kan både besøgende og medarbejdere drage fordel af hurtigt at kunne finde stikkontakter, arbejdspladser og andre personer. En wayfinder, som man typisk ser i et indkøbscenter, er en skærm med et interaktivt kort. Det kan spare tid og penge ved at aflaste personalet i receptionen. Ved hjælp af kompatibel software kan mobile enheder som mobiltelefoner eller armbåndsure fungere som kort, der guider dig hele vejen gennem et travlt miljø.

Send et samlet budskab til kontoret

Brug af et internt meddelelsessystem er et fremragende redskab til at formidle vigtige meddelelser til alle. Det kan dreje sig om sikkerhed, nye arrangementer eller meddelelser om, hvornår der forventes eksterne besøgende i bygningen. Desuden kan visning af statistikker i realtid engagere og motivere personalet til at arbejde hen imod fælles mål. Med den rette software vil de smarte skærme vise målrettet og relevant information til hvert arbejdsområde.

Tag imod eksterne besøgende med stil

Førstehåndsindtrykket tæller. Ved hjælp af et internt meddelelsessystem kan kunder eller besøgende finde vej rundt på kontoret på en fantastisk måde. De kan reservere en parkeringsplads på forhånd, angive deres præferencer for frokost eller drikkevarer til mødet, modtage en personlig hilsen via sms og derefter blive guidet hele vejen fra receptionen til mødelokalet ved hjælp af interne skærme.

Ved hjælp af et besøgsstyringssystem kan du guide besøgende rundt på dit kontor på en fantastisk måde. Lad dem reservere en parkeringsplads på forhånd, angive deres præferencer for frokost eller drikkevarer til mødet, modtage en personlig hilsen via sms og derefter blive guidet hele vejen fra receptionen til mødelokalet ved hjælp af interne skærme, der viser dem, hvor de skal hen.

3. Medarbejdertilfredshed – det optimale arbejdsmiljø

Ud over at tonere ruderne eller bruge solafskærmning til at holde forstyrrende sollys ude, kan kontorer i intelligente bygninger automatisk tilpasse belysningen efter vejrforholdene udenfor for at skabe et perfekt oplyst arbejdsmiljø. Det samme gælder for at skabe en behagelig temperatur, uanset hvor man befinder sig. Sensorer kan registrere, hvor mange personer der er i et rum, og intelligent justere temperaturen til det optimale niveau.

Så arbejdspladserne føles personlige – uanset hvor du befinder dig

Ved hjælp af ansigtsgenkendelse eller et elektronisk adgangskort kan man afspille en medarbejders yndlingssang, når vedkommende træder ind i omklædningsrummet i fremtidens smarte kontor. Et tomt skrivebord kan tilpasses den enkelte medarbejder. Når en medarbejder sætter sig, kan skrivebordet oplyses med farvede LED-lys, og stolen og skrivebordets højde kan automatisk indstilles efter dennes forudindstillede præferencer. Det kan »tale« og byde medarbejderen velkommen med relevante oplysninger om, hvor mange ulæste e-mails vedkommende har, eller hvordan vejret er i området.

Gør det nemmere at arbejde hjemmefra

Forestil dig, at alle medarbejdere dagligt skulle angive, om de havde planer om at arbejde hjemmefra, delvist hjemmefra eller på kontoret. I sådanne tilfælde – eller hvis de var syge – ville et reservationssystem til mødelokaler automatisk aflyse de møder, de havde booket. Systemet ville samtidig underrette alle deltagere om, at mødet var blevet aflyst, og opdatere det interne kommunikationssystem og intranettet, så medarbejderne undgår at sende unødvendige e-mails.

Effektivisering af frokostbestillinger – så der bliver tid til at hygge sig

Virksomheder med egen kantine kan bruge det intelligente kontor til at indsamle oplysninger om, hvad medarbejderne gerne vil spise, så menuen kan tilpasses bedre. Det kan også spare tid med et skræddersyet bestillingssystem. Betalinger kan nemt foretages via mobiltelefoner eller med en digital kontorvaluta. Hvis købsprocessen forløber problemfrit, kan medarbejderne i stedet bruge tiden på at hygge sig eller slappe af. Mere travle kontorrestauranter kan investere i et billetsystem og digital skiltning i stedet for køer for øget komfort, ligesom fastfoodrestauranter.

Hvis du ikke har en intern restaurant, kan teknologi stadig hjælpe med at spare tid ved at oprette forbindelse til en lokal madleveringstjeneste og fremskynde bestillingsprocessen. Når flere personer ønsker at spise de samme ting, kan du koordinere frokostgrupper efter madvalg. Forestil dig, at der kan poppe en frokostpåmindelse op på arbejdsskærmene hos dem, der oftest bestiller mad, for at opmuntre til denne adfærd.