BYO-koncepter i mødelokaler

Udfordringen med kompatibilitet i mødelokalet kan løses ved at indarbejde BYO-koncepter i mødelokalet. I de senere år har IT/AV-verdenen været vidne til fremkomsten af flere akronymer, der starter med BYO.

Lad os se på de tre mest populære:

BYOD - Bring Your Own Device: Dette udtryk bruges bredt inden for IT til at beskrive arbejdspladspolitikker, der giver medarbejderne mulighed for at bruge deres privatejede enheder til at få adgang til virksomhedens applikationer og privilegerede oplysninger på private servere i stedet for at bruge virksomhedsudleverede enheder.

BYOD i mødelokalet refererer til muligheden for at medbringe en personlig enhed i et mødelokale i stedet for at være afhængig af et hardcodec eller en dedikeret pc installeret i lokalet. Løsninger som MAX CONNECT tilbyder overkommelige møderumsløsninger, der understøtter BYOD.

BYOM - Bring Your Own Meeting: BYOM beskriver et møderum, der er designet til at være platformsuafhængigt, så brugerne kan bruge deres foretrukne web- eller cloudbaserede videokonferenceprogrammer som Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Cisco Webex og andre.

BYOA - Bring Your Own Applications: BYOA henviser til virksomhedspolitikker, der giver medarbejderne mulighed for at bruge deres foretrukne produktivitets- og samarbejdsapps i stedet for den standardsoftware, som deres arbejdsgivere tilbyder. I et mødelokale vil BYOA apps bruges på medarbejdernes personlige eller private enheder og deles via kabel eller trådløst via projektorer, skærme eller interaktive whiteboards.

Udfordringen med kompatibilitet i mødelokaler

Mødelokaler i dag skal kunne rumme en bred vifte af enheder, mødeformater og deltagerpræferencer. AV-teknologien skal problemfrit understøtte disse forskellige krav uden at hæmme mødernes succes, uanset om de er personlige eller virtuelle.

Enheder, der ofte findes i moderne mødelokaler, omfatter bærbare computere (af forskellige modeller og mærker), smartphones, tablets, projektorer, trådløse delingsenheder, mikrofoner og webkameraer.

AV-systemet skal være fleksibelt nok til at fungere problemfrit, uanset hvilket udstyr der bruges, hvilke deltagere der er til stede, og hvilken type møde der er tale om.

Fordele ved en BYO-løsning i mødelokalet

Sparet tid
BYO-principper kan øge medarbejdernes produktivitet ved at give dem mulighed for at bruge velkendte enheder og applikationer, hvilket sparer tid, der ellers bruges på IT-introduktion og på at lære virksomhedsudleverede værktøjer.

Denne tilgang reducerer også antallet af IT-supportbilletter, hvilket er særligt vigtigt i mødelokaler, hvor tiden er begrænset og ikke bør spildes på IT-problemer.

Medarbejdertilfredshed
At give frihed til at bruge foretrukne enheder, videokonferenceværktøjer og samarbejdsapps kan øge medarbejdernes moral og jobtilfredshed. BYO-politikker bruges ofte som en rekrutteringsstrategi for at tiltrække en ung, teknologikyndig arbejdsstyrke.

Innovation
I den vidensbaserede økonomi er højt kvalificerede medarbejdere en virksomheds mest værdifulde aktiver. BYO-strategier, der fremmer medarbejdernes frihed og fleksibilitet til at arbejde og samarbejde på deres egne foretrukne måder, skaber et miljø for vidensdeling, idégenerering, produktivitet, effektivitet og innovation.

Hvorfor skal flere mødelokaler have et videosetup?

Fjernmøder bliver nu mere og mere almindelige i kontormiljøer. Mange virksomheder har nu en global tilstedeværelse med teams spredt over flere lokationer. Derudover hyrer organisationer ofte eksterne bureauer og freelancere, hvilket gør fjernsamarbejde afgørende. COVID-19-pandemien i 2020 fremskyndede behovet for fjernmøder, da medarbejderne kom i karantæne.

Dette skift i arbejdsnormer har stillet nye krav til virksomhedernes fysiske og it-mæssige infrastruktur. Personlige arbejdsstationer er udstyret med virksomhedsudleverede lydoutput som headsets, mikrofoner og webkameraer, så medarbejderne kan samarbejde på afstand fra deres skriveborde.

Det stigende antal fjernmøder har også øget efterspørgslen efter mødelokaler, hvilket har fået virksomheder til at omdanne kontorlokaler til mødelokaler for at imødekomme denne stigning.

Selv om bærbare computere kan bruges til videomøder, er de indbyggede lyd- og videofunktioner ofte af ringe kvalitet. I møder med en blanding af personlige deltagere og fjerndeltagere er det ikke nok kun at bruge bærbare computere for at få en klar og effektiv kommunikation. Dedikeret hardware designet til onlinemøder og videokonferencer er afgørende i sådanne scenarier.

Trådløse løsninger

Trådløse løsninger giver fleksibilitet, så brugerne kan dele skærmen på deres bærbare computer, tablet eller smartphone uden brug af kabler. Løsninger som Airtame, Barco ClickShare, wePresent og Mersive Solstice består af en modtager, der er forbundet til en skærm eller projektor.

Brugerne kan dele deres skærm ved hjælp af en sender eller dedikerede programmer, ofte med yderligere samarbejdsfunktioner som f.eks. annotationsværktøjer. Desuden gør løsninger som Biamps MAX CONNECT det nemt for brugerne at deltage i et møde, at dele indhold, at tilføje eksterne deltagere og endda at styre rummets AV.

Trådløse løsninger forbedrer også mobiliteten i mødelokalet, da oplægsholderne ikke er bundet til bestemte steder. De kan reducere supporttiden ved at eliminere behovet for særlige adaptere til kablede forbindelser.

Kabelløsninger

Kablede løsninger giver en stabil forbindelse ved at forbinde personlige enheder til skærme eller AV-systemer ved hjælp af HDMI- eller USB-forbindelser. Denne tilgang sikrer forbindelse, uanset om enhederne er tilsluttet til netværket.

En simpel kablet løsning indebærer, at en personlig enhed forbindes til en skærm ved hjælp af et HDMI-kabel, mens en mere avanceret opsætning kan indebære tilslutning til en hub. Hubs har den fordel, at man kan forbinde flere eksterne enheder med et enkelt kabel, hvilket forenkler opsætningsprocessen.

Derudover kan et kontrolsystem som vores Impera Uniform eller vores udvalg af touchpaneler og controllere installeres til at forbinde og betjene forskellige AV-enheder, der understøtter både kablet og trådløs skærmdeling, præsentationer og videokonferencer.